Autorités nationales Take on How to Ensure Your Signatures Get Verified

La collecte de 1 millions de signatures n’est pas aisée et ce n’est pas non plus la dernière étape de votre ICE. Après avoir recueilli toutes ces signatures, il est temps de les soumettre pour vérification en passant par plusieurs étapes du processus de vérification. Premièrement, vous devez regrouper les signatures par nationalité. Deuxièmement, vous devez envoyer les signatures aux autorités nationales désignées dans chaque État membre. Troisièmement, les autorités nationales disposent de 3 mois pour vérifier vos signatures. Une fois les signatures validées, vous recevrez un certificat de vérification de la part de chaque État membre. Lorsque vous avez reçu tous les certificats de vérification et que vous avez atteint les seuils requis, vous pouvez enfin soumettre votre initiative à la Commission!

Afin de mieux comprendre le processus de vérification et la manière d’éviter les signatures invalides de citoyens soutenant une initiative, nous avons interrogé cinq autorités nationales de Belgique, de Tchéquie, d’Estonie, du Luxembourg et de Suède. Les autorités chargées de vérifier les signatures sont généralement des ministères de l’intérieur, des commissions électorales ou des registres de la population. Notre objectif, lors de ces entretiens, était de comprendre pourquoi les signatures sont parfois rejetées et de recueillir quelques conseils et astuces pour les organisateurs. 

Quelques enseignements et conseils essentiels des autorités nationales:

Lorsque vous demandez aux citoyens de signer votre initiative au moyen d’une collection papier ou en ligne:

1. Avertir les citoyens que leur signature n’est valable que lorsqu’ils sont suffisamment anciens pour soutenir des initiatives citoyennes européennes.

Toutes les autorités nationales ont souligné l’importance de veiller à ce que le citoyen soit suffisamment âgé pour signer l’initiative. À de nombreuses reprises, les autorités nationales doivent rejeter une signature parce que le citoyen n’est pas en âge de voter. Pour la plupart des États membres qui ont atteint l’âge de 18 ans, il existe toutefois quelques exceptions: Estonie (16), Grèce (17), Malte (16), Autriche (16). Cela est susceptible de changer à la discrétion de chaque pays. Par exemple, en Belgique, à partir du 1 mai 2023, l’âge minimal de vote pour les élections européennes sera de 16 ans, ce qui signifie que les Belges âgés de 16 à 18 ans pourront également soutenir les ICE à partir de cette date. Lorsque vous utilisez le système central de collecte en ligne de la Commission, les citoyens sont avertis de cette exigence sur la page de signature.

Informer clairement les citoyens des conditions requises pour pouvoir signer une ICE: droit de vote aux élections européennes et citoyen de l’UE. Les autorités nationales ont remarqué que la plupart du temps, les signatures sont rejetées parce que le citoyen n’est pas âgé ou n’est pas citoyen de l’UE.

2. Expliquer aux citoyens l’importance de remplir le formulaire, que ce soit en ligne ou sur papier, de manière complète et correcte.

De nombreuses signatures sont rejetées en raison de formulaires incomplets. En outre, pour les signatures papier, assurez-vous que les personnes écrivent clairement. Les erreurs les plus fréquentes commises par les autorités nationales étaient des numéros d’identification personnels incorrects ou incomplets, des noms incorrects et une date de naissance incorrecte. N’oubliez pas de toujours rappeler aux citoyens qu’ils doivent utiliser leur nom légal complet lorsqu’ils signent une initiative.

L’autorité nationale luxembourgeoise a également expliqué une certaine flexibilité dans la mesure du possible: «Lors de la vérification manuelle des signatures papier, nous essayons de tenir compte d’éventuelles erreurs du signataire (telles que l’échange du prénom/nom, du jour et du mois de naissance, etc.). Toutefois, dans certains cas, nous n’avons d’autre choix que de rejeter la signature.»

Guider les citoyens dans la signature de votre initiative afin de veiller à ce que toutes les étapes soient accomplies. Le Forum prépare actuellement une fiche d’information à laquelle vous pouvez vous référer sur votre propre site web pour alerter les citoyens sur ces conseils.

Pour connaître les exigences en matière de données pour chaque État membre que les citoyens doivent fournir lorsqu’ils signent une initiative, veuillez cliquer ici. 

3. Informer les signataires des règles strictes en matière de protection des données et du fait que la confidentialité de leurs données est prise très au sérieux! 

Il se peut que les citoyens hésitent à fournir des informations à caractère personnel pour signer votre initiative. Il est donc également dans votre intérêt d’expliquer aux citoyens comment leurs informations à caractère personnel seront utilisées et de veiller à ce qu’elles soient sécurisées. Les autorités nationales ont souligné qu’au cours du processus de vérification, les informations fournies par les citoyens ne sont jamais sauvegardées ou divulguées, l’objectif de ces informations étant uniquement de veiller à ce que les citoyens qui signent l’initiative soient des citoyens de l’Union et aient le droit de voter aux élections européennes. Consultez également la Q &A sur la confidentialité des données sur le site web de l’ICE, à laquelle vous pouvez vous référer:  https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/faq_en#Data-protection

4. Gardez séparément les signatures papier des citoyens de nationalités différentes, ne leur laissez pas signer sur le même papier! N’oubliez pas que vous devez soumettre les signatures par nationalité.

5. Encourager les citoyens à utiliser la plateforme de signature en ligne. Certains contrôles automatiques sont effectués sur la plateforme en ligne, ce qui réduit la probabilité que la signature soit rejetée. N’oubliez pas que les initiatives enregistrées après la fin de 2022 ne pourront utiliser que le système de collecte en ligne de la Commission.

N’oubliez pas qu’il est important d’orienter les citoyens dans le processus de collecte des signatures en les informant de toutes les données nécessaires pour signer une initiative, à savoir les données requises pour la signer et les règles en matière de protection des données. En fin de compte, à mesure que davantage de citoyens prennent connaissance des ICE et du processus de signature d’une initiative, il vous sera plus facile, en tant qu’organisateur, de recueillir des signatures validées. Mais n’oubliez pas que le succès de la collecte des signatures découle d’une stratégie de campagne bien planifiée et bien exécutée!

Si vous avez d’autres questions sur le processus de vérification ou tout autre aspect de la procédure ICE, n’hésitez pas à soumettre vos questions à Seek Advice sur le forum de l’ICE. 

Pour en savoir plus sur la collecte de signatures, consultez le mode de collecte dessignatures.

Pour en savoir plus sur l’organisation d’une campagne, découvrez comment organiser une campagne

Pour en savoir plus sur le processus de vérification et de soumission, consultez notre cours en ligne (module 3, vérification et soumission).

Souhaiteriez-vous poser d’autres questions aux autorités nationales concernant le processus de vérification? Soumettez vos questions dans la section «Commentaires» ci-dessous.