Nationale autoriteiten gaan na hoe u uw handtekeningen kunt verifiëren

Het verzamelen van 1 miljoen handtekeningen is niet eenvoudig en het is ook niet de laatste stap voor uw EBI. Na het verzamelen van al deze handtekeningen is het tijd om ze ter verificatie in te dienen door verschillende stappen van het verificatieproces te doorlopen. Eerst moet u de handtekeningen naar nationaliteit groeperen. Ten tweede moet u de handtekeningen naar de aangewezen nationale autoriteiten in elke lidstaat sturen. Ten derde hebben de nationale autoriteiten 3 maanden de tijd om uw handtekeningen te verifiëren. Zodra de handtekeningen zijn gevalideerd, ontvangt u van elke lidstaat een verificatiecertificaat. Als u alle verificatiecertificaten hebt ontvangen en de vereiste drempels hebt gehaald, kunt u uw initiatief uiteindelijk bij de Commissie indienen!

Om een beter inzicht te krijgen in het verificatieproces en hoe ongeldige handtekeningen van burgers die een initiatief steunen, kunnen worden vermeden, hebben we vijf nationale autoriteiten uit België, Tsjechië, Estland, Luxemburg en Zweden ondervraagd. De autoriteiten die belast zijn met de controle van handtekeningen zijn doorgaans ministeries van Binnenlandse Zaken, kiescommissies of bevolkingsregisters. Het doel van deze interviews was om te begrijpen waarom handtekeningen soms worden afgewezen en om een aantal tips voor organisatoren te verzamelen. 

Enkele belangrijke conclusies en tips van de nationale autoriteiten:

Bij het vragen van burgers om uw initiatief te ondertekenen via het inzamelen op papier of online:

1. De burgers erop wijzen dat hun handtekening alleen geldig is wanneer zij oud genoeg zijn om Europese burgerinitiatieven te steunen.

Alle nationale autoriteiten benadrukten dat het belangrijk is ervoor te zorgen dat de burger oud genoeg is om het initiatief te ondertekenen. Vaak moeten de nationale autoriteiten een handtekening afwijzen omdat de burger niet de kiesgerechtigde leeftijd heeft. Voor de meeste lidstaten is de leeftijd 18 jaar, maar er zijn enkele uitzonderingen: Estland (16), Griekenland (17), Malta (16), Oostenrijk (16). Dit kan naar eigen goeddunken van elk land worden gewijzigd. Zo zal in België vanaf 1 mei 2023 de minimumkiesgerechtigde leeftijd voor de Europese verkiezingen 16 jaar zijn, wat betekent dat Belgen in de leeftijd van 16-18 jaar vanaf die datum ook EBI’s zullen kunnen steunen. Wanneer u gebruikmaakt van het centrale online verzamelsysteem van de Commissie, worden de burgers op de ondertekeningspagina gewaarschuwd.

Burgers duidelijk informeren over de vereisten om een EBI te kunnen ondertekenen: kiesrecht bij de Europese verkiezingen en een EU-burger. De nationale autoriteiten merkten op dat de handtekeningen meestal worden afgewezen omdat de burger niet meerderjarig is of geen EU-burger is.

2. Leg aan de burgers uit hoe belangrijk het is om het formulier volledig en correct in te vullen, zowel online als op papier.

Veel handtekeningen worden afgewezen vanwege onvolledige formulieren. Voor handtekeningen op papier moet u er ook voor zorgen dat de mensen duidelijk schrijven. De meest voorkomende fouten die de nationale autoriteiten hebben aangetroffen, waren onjuiste of onvolledige persoonsnummers, onjuiste namen en onjuiste geboortedatum. Vergeet niet altijd de burgers eraan te herinneren dat zij bij het ondertekenen van een initiatief hun volledige wettelijke naam moeten gebruiken.

De Luxemburgse nationale autoriteit lichtte waar mogelijk ook een zekere flexibiliteit toe: „Bij de manuele verificatie van papieren handtekeningen proberen we rekening te houden met mogelijke fouten van de ondertekenaar (zoals het ruilen van voor- en achternaam, swappingsdag en -maand enz.). In sommige gevallen hebben we echter geen andere keuze dan de ondertekening te verwerpen.”

De burgers begeleiden bij het ondertekenen van uw initiatief om ervoor te zorgen dat alle stappen zijn voltooid. Het forum is bezig met het opstellen van een informatieblad waarnaar u op uw eigen website kunt verwijzen om burgers over deze tips te waarschuwen.

Om te weten te komen welke gegevens de burgers van elke lidstaat moeten verstrekken bij de ondertekening van een initiatief, klikt u hier. 

3. Stel de ondertekenaars op de hoogte van de strenge regels inzake gegevensbescherming en van het feit dat de privacy van hun gegevens zeer serieus wordt genomen! 

Burgers kunnen terughoudend zijn om persoonlijke informatie te verstrekken om uw initiatief te ondertekenen. Het is dan ook in uw belang om de burgers uit te leggen hoe hun persoonlijke informatie zal worden gebruikt en ervoor te zorgen dat deze veilig is. De nationale autoriteiten benadrukten dat tijdens het verificatieproces de door de burgers verstrekte informatie nooit wordt opgeslagen of meegedeeld, en dat deze informatie uitsluitend tot doel heeft ervoor te zorgen dat de burgers die het initiatief ondertekenen EU-burgers zijn en in aanmerking komen om te stemmen bij de Europese verkiezingen. Bekijk ook de vraag „A over privacy van gegevens” op de EBI-website waarnaar u kunt verwijzen:  https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/faq_en#Data-protection

4. Houd papieren handtekeningen van burgers met verschillende nationaliteiten gescheiden, laat ze niet op hetzelfde document ondertekenen! Vergeet niet dat u de handtekeningen per nationaliteit moet indienen.

5. Burgers aanmoedigen om gebruik te maken van het online handtekeningplatform. Er zijn enkele automatische controles op het onlineplatform waardoor de kans kleiner wordt dat de handtekening wordt afgewezen. Voor initiatieven die na eind 2022 zijn geregistreerd, kunt u alleen gebruikmaken van het online verzamelsysteem van de Commissie.

Het is belangrijk om burgers te begeleiden bij het verzamelen van handtekeningen door hen te informeren over alle gegevens die nodig zijn om een initiatief te ondertekenen, d.w.z. de gegevens die nodig zijn om het initiatief te ondertekenen en de regels inzake gegevensbescherming. Naarmate meer burgers zich bewust worden van EBI’s en het proces van ondertekening van een initiatief, wordt het voor u als organisator gemakkelijker om gevalideerde handtekeningen te verzamelen. Maar vergeet niet dat succesvolle handtekeningencollectie voortvloeit uit een goed geplande en goed uitgevoerde campagnestrategie!

Als u nog vragen hebt over het verificatieproces of een ander aspect van het EBI-proces, aarzel dan niet om uw vragen in te dienen bij Seek Advice over het EBI-forum. 

Meer informatie over het verzamelen van handtekeningen vindt u op How to Collect Signatures

Voor meer informatie over het organiseren van een campagne, lees hoe u een campagne kunt organiseren

Lees onze onlinecursus voor meer informatie over het verificatie- en indieningsproces (module 3, Verificatie en indiening).

Wilt u de nationale autoriteiten andere vragen stellen over het verificatieproces? Dien uw vragen in de onderstaande rubriek „Opmerkingen” in.