Verwerking: het Europees burgerinitiatief (EBI) promoten en faciliteren via een online-samenwerkingsplatform (het Forum voor het Europees burgerinitiatief)
Verwerkingsverantwoordelijke: Europese Commissie
Bevoegde dienst: Eenheid SG.A.1 “Beleidsprioriteiten en Werkprogramma”
Referentie: DPR-EC-00828
1. Inleiding
Deze privacyverklaring geeft uitleg over de reden voor de verwerking van uw persoonsgegevens, de manier waarop wij alle verstrekte persoonsgegevens verzamelen, verwerken en beschermen, hoe die informatie wordt gebruikt en welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens. U vindt hier ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u zich op uw rechten kunt beroepen, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.
De Europese Commissie (hierna “de Commissie” genoemd) heeft zich ertoe verbonden uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens met inachtneming van Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001).
Deze privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking van het online-samenwerkingsplatform (hierna “platform”) van het Europees burgerinitiatief (EBI) door eenheid SG.A.1. “Beleidsprioriteiten en Werkprogramma”.
Het beheer van het platform wordt door de Commissie uitbesteed aan een externe contractant (hierna “de platformbeheerder” genoemd). De platformbeheerder is de ACTIE DIENST VOOR DE EUROPESE BURGER, een non-profitorganisatie naar Belgisch recht, die gevestigd is in BeCentral, Kantersteen 12, 1000 Brussel, België. De platformbeheerder fungeert uit naam van de Commissie als verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens van geregistreerde gebruikers.
2. Waarom en hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?
Doel van de verwerking:
Het platform biedt hulp bij de voorbereiding van Europese burgerinitiatieven en stimuleert het debat over deze initiatieven en over het EBI en de uitvoering ervan[1].
Het platform is bedoeld voor alle huidige en toekomstige organisatoren van een EBI, deskundigen, maatschappelijke organisaties, de Europese Commissie en andere instellingen, en meer in het algemeen voor elke belangstellende burger.
Het platform moet burgers die een EBI willen opzetten, helpen om elders in Europa partners te vinden om samen een groep organisatoren op te richten, samen met meer ervaren deelnemers de inhoud van het initiatief vorm te geven, campagnes voor te bereiden, te leren hoe ze fondsen kunnen werven, en ervaringen en tips uit te wisselen. Via het platform kunnen ook alle belangstellenden meelezen met of meedoen aan discussies, zowel over alle fasen van individuele initiatieven als over het EBI in het algemeen.
De belangrijkste kenmerken van het platform zijn:
- een nieuws- en discussieforum voor onlinediscussies en blogartikelen over onderwerpen die verband houden met het EBI. Het moet zorgen voor meer interactie tussen betrokkenen bij Europese burgerinitiatieven, meer uitwisseling van informatie en goede werkwijzen, vlottere contacten tussen potentiële partners enz.
- opleidingsmateriaal over de belangrijkste aspecten van de levenscyclus van een EBI
- een helpdesk waar gebruikers vragen kunnen stellen en direct hulp kunnen krijgen
Wij verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens om uw interactie met het platform en de gebruikers mogelijk te maken, een community tot stand te brengen en samenwerking en uitwisseling tussen gebruikers te vergemakkelijken. Uw naam en eventueel uw foto zullen verschijnen naast alles wat u op het platform plaatst, en andere gebruikers kunnen de gegevens in uw profiel raadplegen (behalve uw e-mailadres). Geregistreerde gebruikers kunnen u ook vinden via een zoekopdracht op basis van “land waar u woont” en “interessegebied”.
We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens als volgt.
- Sommige gegevens worden automatisch verwerkt. Meer bepaald:
- uw voornaam, achternaam en e-mailadres worden automatisch geïmporteerd uit uw EU Login-profiel (dat u moet aanmaken voordat u gebruik kunt maken van het platform) wanneer u voor het eerst op het platform komt en om registratie als gebruiker vraagt (door op het desbetreffende veld in het webformulier te klikken)[2];
- na uw registratie worden uw naam en eventueel uw foto automatisch gepubliceerd naast alle bijdragen die u op het platform publiceert.
- De persoonsgegevens en andere gegevens in uw gebruikersprofiel kunt u handmatig aanvullen, bewerken en opslaan, behalve de gegevens die zijn geïmporteerd uit EU Login.
- U moet specifiek toestemming geven voor wij uw e-mailadres aan een andere geregistreerde gebruiker van het platform kunnen doorgeven.
- Andere bewerkingen van uw gegevens worden handmatig verricht (in elektronische vorm) door de platformbeheerder. Het betreft met name de volgende bewerkingen:
- de behandeling van uw verzoeken in verband met gegevensbescherming (met name verzoeken per e-mail om een gebruikersprofiel te wissen).
De verwerkte persoonsgegevens kunnen worden hergebruikt voor procedures voor de rechterlijke instanties van de EU, nationale rechtbanken, de Europese Ombudsman of de Europese Rekenkamer.
Uw persoonsgegevens zullen niet worden gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering.
3. Op welke juridische grondslag(en) verwerken we uw persoonsgegevens?
Rechtsgrond voor het platform is artikel 4, lid 2, van Verordening (EU) 2019/788 over het Europees burgerinitiatief.
Bent u een externe gebruiker, dan is de verwerking van de gegevens die u verplicht moet verstrekken rechtmatig overeenkomstig artikel 5, lid 1, punt a) en b), van Verordening (EU) 2018/1725, waarin wordt verwezen naar een situatie waar de “verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van Unie is verleend” en “(...) om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust”.
De verwerking van aanvullende gegevens die u eventueel vrijwillig verstrekt, is gebaseerd op uw toestemming en is derhalve rechtmatig overeenkomstig artikel 5, lid 1, punt d), van Verordening (EU) 2018/1725, waarin wordt verwezen naar een situatie waarin “de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden”.
Uw verwerkte gegevens vallen niet onder een van de in artikel 10, lid 1, van Verordening (EU) 2018/1725 genoemde bijzondere categorieën van persoonsgegevens, tenzij een van de in artikel 10, lid 2, van Verordening (EU) 2018/1725 genoemde redenen van toepassing is. Uit het feit dat u deelneemt aan de activiteiten van het platform met het oog op het organiseren van een specifiek initiatief, kan uw politieke standpunten echter blijken. Uw persoonsgegevens kunnen dus als gevoelig worden beschouwd vanwege de politieke gevoeligheid van het betrokken initiatief.
Afhankelijk van de gevoeligheid van het onderwerp van uw initiatief kunnen uw persoonsgegevens dus worden beschouwd als gegevens waaruit politieke opvattingen blijken.
Aangezien u zelf beslist welke inhoud u wilt publiceren, wordt er ook als dergelijke inhoud politiek gevoelig is, van uitgegaan dat u uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om deze gevoelige gegevens te verwerken. In dit geval is de verwerking niet verboden, overeenkomstig artikel 10, lid 2, punt a).
Bent u beheerder van het platform (d.w.z. een platformgebruiker met bijzondere bevoorrechte toegang tot het contentmanagementsysteem van het platform), dan worden uw gegevens verwerkt op contractuele basis als bedoeld in artikel 5, lid 1, punt c), (“platformbeheerder”) en artikel 5, lid 1, punt a) en b), (personeel van de Commissie dat verantwoordelijk is voor het EBI of het IT-instrument van het platform) van Verordening (EU) 2018/1725.
4. Welke persoonsgegevens worden door ons verzameld en verder verwerkt?
U kunt het platform als geregistreerde gebruiker (dus ook als platformbeheerder) pas gebruiken nadat u zich heeft aangemeld via EU Login, de authenticatiedienst van de Europese Commissie.
Voor de gegevens die u hierbij verstrekt, geldt de privacyverklaring van de dienst voor identiteits- en toegangsmanagement (IMS) van de Europese Commissie[3].
Heeft u zich via EU Login aangemeld en geauthenticeerd en bezoekt u het platform voor het eerst, dan wordt een gebruikersprofiel voor u aangemaakt in de database van het platform, waarin uw voornaam, achternaam en e-mailadres automatisch worden geïmporteerd vanuit de databank die beheerd wordt door IMS.
Vervolgens wordt u uitgenodigd om uw gebruikersprofiel (optioneel) met de volgende gegevens aan te vullen:
- nationaliteit
- voorkeurstaal
- land van vestiging
- leeftijdscategorie
- geslacht
- interessegebied
- beroep/functie
- achtergrond en motivatie om het platform te gebruiken
- foto
Uw bijdragen en opmerkingen op het platform en de contacten met de helpdesk kunnen ook persoonsgegevens bevatten of als zodanig worden beschouwd.
Een overzicht van de activiteiten die gebruikers op het platform hebben verricht, wordt in de vorm van logbestanden opgeslagen in de hostingomgeving voor het oplossen van problemen.
5. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het gestelde doel of de verdere verwerking. Daarbij hanteren we de volgende termijnen:
(i) Gegevens in uw EU Login-account
De termijnen voor het bewaren van de gegevens die u heeft verstrekt bij de aanmaak van uw EU Login-account, zijn vastgelegd in de specifieke privacyverklaring van de IMS[4].
(ii) Gegevens in uw gebruikersprofiel (als geregistreerd gebruiker, dus ook als platformbeheerder)
Persoonsgegevens in uw gebruikersprofiel, waaronder uw bijdragen en opmerkingen op het platform en uw contacten met de helpdesk, worden bewaard zolang u actief blijft, de gegevens niet zelf verwijdert, en de platformbeheerder niet verzoekt om uw gebruikersprofiel van het platform te verwijderen.
Wanneer u twee jaar niet actief bent geweest op het platform, wordt uw gebruikersprofiel automatisch verwijderd.
Om te zorgen voor consistentie van het platform en de samenhang van de inhoud ervan, worden uw bijdragen en opmerkingen en contacten met de helpdesk na het eventuele wissen van uw gebruikersprofiel (op uw verzoek of automatisch na twee jaar inactiviteit) in geanonimiseerde versie op het platform bewaard.
De logbestanden worden 40 dagen bewaard.
6. Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?
Om uw persoonsgegevens te beschermen, heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. De technische maatregelen voorzien in een adequaat niveau van netwerkbeveiliging en bescherming van uw gegevens tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang, gelet op de risico’s van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens moeten kennen met het oog op de verwerking ervan.
Alle persoonsgegevens in elektronische vorm (e-mails, documenten, databanken, geüploade series gegevens enz.) worden opgeslagen op de servers van de Europese Commissie of die van haar contractanten (en subcontractanten).
Alle verwerkingen voldoen aan Besluit (EU, Euratom) 2017/46 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie van 10 januari 2017.
De platformdatabank wordt veilig gehost op de servers van een contractant van de Europese Commissie, namelijk Amazon Web Service. De contractant installeert regelmatig patches en updates om de servers te beschermen tegen onrechtmatige toegang en misbruik.
De verwerkers (contractanten) van de Commissie zijn voor de verwerking van persoonsgegevens namens de Commissie gebonden aan een specifieke contractuele bepaling. De verwerkers moeten passende technische en organisatorische maatregelen nemen om het door de Commissie vereiste veiligheidsniveau te waarborgen.
7. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie worden deze meegedeeld?
De Commissie en de personeelsleden van de platformbeheerder die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de gegevensverwerking hebben toegang tot uw persoonsgegevens. Deze toegang is beperkt volgens het “need-to-know”-beginsel, en de personeelsleden houden zich aan de statutaire (in het geval van de Commissie) en contractuele (gegevensverwerker) vertrouwelijkheidsovereenkomsten.
Uw voornaam, achternaam en eventuele foto verschijnen naast alle content die u op het platform plaatst en zijn dus zichtbaar voor het grote publiek.
De publicatie van deze beperkte informatie over de deelnemers maakt het mogelijk de bijdragen van een bepaalde gebruiker te volgen en strookt met de transparantie- en verantwoordingsregels voor dit instrument.
De volledige inhoud van uw gebruikersprofiel, inclusief uw e-mailadres, is zichtbaar voor platformbeheerders. Als er een probleem is waarvoor IT-ondersteuning nodig is, kunnen uw gebruikersprofielgegevens, waaronder platformlogbestanden, worden gedeeld met het personeel van het directoraat-generaal Informatica (DG DIGIT) van de Commissie. Op het verlenen van ondersteunende diensten is het “need-to-know”-beginsel van toepassing.
Het e-mailadres dat deel uitmaakt van uw gebruikersprofiel is alleen zichtbaar voor andere geregistreerde gebruikers als u er uitdrukkelijk mee instemt dat deze gegevens via een speciale functie van het platform worden gedeeld.
- Als andere geregistreerde gebruikers met u contact willen opnemen, kunnen zij op het platform een speciaal contactformulier invullen met daarin uw naam en de inhoud van hun bericht. U ontvangt dit bericht dan op het e-mailadres dat u voor uw EU Login-account heeft gebruikt. Het e-mailadres van de gebruiker die contact met u heeft opgenomen, verschijnt wanneer u op zijn of haar bericht antwoordt. Als u reageert, krijgt de andere gebruiker uw e-mailadres ook te zien.
- Omgekeerd kunt u ook met een andere gebruiker van het platform contact opnemen door zelf een bericht te sturen via deze functie op het platform, en zo uw e-mailadres aan deze gebruiker meedelen.
Ook kan de platformbeheerder in opdracht van de Commissie via de functie “Connect” van het EBI-forum alle geregistreerde gebruikers een e-mail sturen over upgrades van het platform of over specifieke belangrijke activiteiten die strikt verband houden met het EBI-forum. Deze e-mails zijn bedoeld om uw interactie met het platform te verbeteren, een community tot stand te brengen en samenwerking en uitwisseling tussen gebruikers te vergemakkelijken.
We geven de gegevens die we verzamelen niet door aan derden, tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn.
8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?
Als “betrokkene” heeft u op grond van hoofdstuk III, artikelen 14 tot en met 25, van Verordening (EU) 2018/1725 bepaalde rechten, met name het recht om uw persoonsgegevens in te zien en deze te rectificeren indien ze onjuist of onvolledig zijn. U heeft het recht uw persoonsgegevens te laten verwijderen, of de verwerking en overdracht daarvan te verbieden of te beperken.
De verwerking van aanvullende gegevens die u eventueel vrijwillig verstrekt, is gebaseerd op uw toestemming . U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door de betrokken gegevens in uw profiel te wissen of door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke. De intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking die daarvóór heeft plaatsgevonden.
U kunt van dat recht gebruikmaken door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke of de platformbeheerder, of, in geval van een geschil, de functionaris voor gegevensbescherming en, indien nodig, de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (zie punt 9 voor de contactgegevens).
Wat betreft de gegevens in uw EU Login-account, kunt u de privacyverklaring van de IMS raadplegen[5].
Geef in uw verzoek aan op welke verwerking(en) uw verzoek betrekking heeft door de in punt 9 genoemde referentie te vermelden.
Verzoeken om toegang tot persoonsgegevens worden binnen een maand na ontvangst behandeld. Alle andere hierboven genoemde verzoeken worden uiterlijk 15 werkdagen na ontvangst behandeld.
U kunt uw rechten voor wat betreft uw gebruikersprofiel ook rechtstreeks uitoefenen: u kunt alle gegevens in uw gebruikersprofiel zelf rechtstreeks online controleren, wijzigen, bijwerken en verwijderen (behalve de gegevens die via de authenticatiedienst EU Login zijn geïmporteerd).
9. Contactinformatie
Wilt u gebruikmaken van uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 of heeft u vragen, opmerkingen, bezwaren of een klacht in verband met de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met:
- de verwerkingsverantwoordelijke:
Europese Commissie
Secretariaat-generaal
Directoraat A “Strategie, Betere Regelgeving & Corporate Governance”
Eenheid A.1 “Beleidsprioriteiten en Werkprogramma”
1049 Brussel - België
Tel. +32 2 29 92165
Fax: +32 2 29 66655
E-mail: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- De gegevensverwerker (beheerder van het EBI-platform)
ACTIE DIENST VOOR DE EUROPESE BURGER
BeCentral Kantersteen 12
1000 Brussel, België
E-mail: ECIforum@ecas.org
- De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie
Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)
U heeft het recht bezwaar te maken (d.w.z. u kunt een klacht indienen) bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu) indien u van mening bent dat uw rechten op grond van Verordening (EU) 2018/1725 bij de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke zijn geschonden.
10. Waar vindt u meer informatie?
De functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie (DPO) publiceert het register van alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Commissie die gedocumenteerd en aan hem gemeld zijn. Dit register kunt u raadplegen op: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_nl
Deze specifieke verwerking is opgenomen in het openbaar register van de DPO met de volgende referentie: DPR-EC-00828.
Algemene informatie over de bescherming van persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van het EBI is te vinden op: https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection_nl
[1] Kijk voor meer informatie over het Europees burgerinitiatief op https://citizens-initiative.europa.eu/home_nl
[2] Zie DPR-EC-03187 Identity & Access Management Service (IMS) in het https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_nl en de privacyverklaring van EU Login.
[3] Zie DPR-EC-03187 Identity & Access Management Service (IMS) in het https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_nl en de privacyverklaring van EU Login. Raadpleeg deze specifieke privacyverklaring voor de informatie die hoort bij de punten 4 tot en met 9 van deze privacyverklaring.
[4] https://intragate.ec.europa.eu/cas/privacyStatement.html
[5] https://intragate.ec.europa.eu/cas/privacyStatement.html