Verarbeitungsvorgang: Förderung und Vereinfachung der Europäischen Bürgerinitiative (EBI) durch eine Online-Kooperationsplattform (Forum zur Europäischen Bürgerinitiative)
Datenverantwortlicher: Europäische Kommission
Datenverantwortliche Dienststelle: Referat SG.A.1 – Politische Prioritäten und Arbeitsprogramm
Aktenzeichen: DPR-EC-00828
1. Einführung
In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, zu welchem Zweck wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wie wir personenbezogene Angaben erfassen, handhaben und schützen, wie diese Informationen genutzt werden und welche Rechte Sie in diesem Zusammenhang haben. Zudem enthält sie die Kontaktangaben des zuständigen Verantwortlichen, an den Sie sich zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden können, sowie des Datenschutzbeauftragten und des Europäischen Datenschutzbeauftragten.
Die Europäische Kommission (im Folgenden „die Kommission“) ist dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der Achtung Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Die Kommission erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.
Diese Datenschutzerklärung betrifft die vom Referat SG.A.1 „Politische Prioritäten und Arbeitsprogramm“ durchgeführten Verarbeitungsvorgänge der Online-Kooperationsplattform („Plattform“) der Europäischen Bürgerinitiative (EBI).
Der Betrieb der Plattform wurde von der Kommission einem externen Auftragnehmer („Plattformbetreiber“) übertragen. Der Auftragnehmer ist EUROPEAN CITIZEN ACTION SERVICE, eine gemeinnützige Organisation nach belgischem Recht mit eingetragenem Sitz in BeCentral, Cantersteen 12, 1000 Brüssel, Belgien. Der Plattformbetreiber handelt im Auftrag der Kommission als Datenverarbeiter in Bezug auf die personenbezogenen Daten der registrierten Nutzer/innen.
2. Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Zweck der Datenverarbeitung:
Die Plattform bietet Unterstützung bei der Vorbereitung Europäischer Bürgerinitiativen und gibt der Diskussion über solche Initiativen und deren Umsetzung Impulse [1].
Sie richtet sich an aktuelle und potenzielle Organisierende von Bürgerinitiativen, Sachverständige, zivilgesellschaftliche Interessenträger, die Kommission und andere EU-Institutionen sowie ganz allgemein an alle Bürger/innen mit Interesse an der Europäischen Bürgerinitiative.
Sie soll (potenziellen) Organisierenden, die eine Bürgerinitiative auf den Weg bringen möchten, die Partnersuche in Europa zur Bildung des Bürgerausschusses erleichtern, Hilfe bei der Formulierung der Initiative durch erfahrene Teilnehmende leisten, bei der Vorbereitung der Kampagne helfen, Tipps für Fundraising und die Durchführung der Kampagne geben und den Austausch von Erfahrungen und bewährten Methoden mit anderen Organisierenden ermöglichen. Die Plattform ist offen für alle interessierten Bürger/innen. Sie können sich dort an Diskussionen zu einzelnen Initiativen in allen Verfahrensstufen beteiligen oder sich zur Funktionsweise der Europäischen Bürgerinitiative äußern.
Wichtigste Elemente der Plattform:
- ein Forum für Diskussion und Information für Online-Diskussionen und Veröffentlichung von Blog-Artikeln zu Themen mit Bezug zur Europäischen Bürgerinitiative. Ziele sind Förderung der Interaktion zwischen den engagierten Bürger(inne)n, Austausch von Informationen und bewährten Methoden, Partnersuche usw.
- ein Raum des Lernens, in dem Leitfäden zu den einzelnen Phasen einer Initiative angeboten werden, und
- ein Helpdesk für direkten Support, an den auch Fragen gerichtet werden können.
Wir erfassen und verarbeiten Ihre personenbezogenen Informationen, um die Verbindung zur Plattform sowie die Interaktion mit anderen Nutzer(inne)n zu ermöglichen, zwecks Aufbau einer Community, Zusammenarbeit und Informationsaustausch. Ihr Name und gegebenenfalls Ihr Foto erscheint neben Ihren Beiträgen auf der Plattform. Andere registrierte Nutzer/innen können die Angaben in Ihrem Profil (mit Ausnahme Ihrer E-Mail-Adresse) einsehen. Ihr Name erscheint möglicherweise auch in den Suchergebnissen anderer Nutzer/innen, wenn diese nach den Kriterien „Wohnsitzland“ und „Interessengebiet“ suchen.
Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf folgende Weise:
- Zum Teil werden Ihre Daten automatisiert verarbeitet. Konkret geht es um folgende Vorgänge:
- Bei Ihrer ersten Verbindung zur Plattform, sobald Sie sich durch Anklicken des entsprechenden Feldes im Webformular als registrierte/r Nutzer/in anmelden, werden Ihr Vorname, Nachname und Ihre E-Mail-Adresse automatisch aus der Anwendung „EU-Login“, bei der sich registrierte Nutzer/innen als Erstes registrieren und anmelden müssen, in das Nutzerprofil importiert [2].
- Einmal registriert, werden Ihr Name und gegebenenfalls Ihr Foto automatisch neben jedem Beitrag, den Sie auf der Plattform veröffentlichen, angezeigt.
- Sie vervollständigen, speichern und bearbeiten die personenbezogenen Daten und sonstigen Angaben in Ihrem Nutzerprofil manuell (mit Ausnahme der aus „EU Login“ importierten Daten).
- Die Weitergabe Ihrer E-Mail-Adresse an andere registrierte Nutzer/innen erfordert Ihre ausdrückliche Zustimmung.
- Andere Datenverarbeitungsvorgänge erfolgen manuell (in elektronischer Form) durch den Plattformbetreiber. Dies gilt insbesondere für folgende Vorgänge:
- Bearbeitung Ihrer Datenschutzanfragen (insbesondere, wenn sie die Löschung Ihres Nutzerprofils beantragen).
Die verarbeiteten personenbezogenen Daten können für Verfahren vor den Unionsgerichten, den nationalen Gerichten, dem Europäischen Bürgerbeauftragten oder dem Europäischen Rechnungshof wiederverwendet werden.
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für die automatisierte Entscheidungsfindung oder für die Erstellung von Profilen (Profiling) verwendet.
3. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Rechtsgrundlage der Plattform ist Artikel 4 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2019/788 zur Europäischen Bürgerinitiative.
Wenn Sie ein/e externe/r Nutzer/in sind, ist die Verarbeitung der obligatorisch von Ihnen anzugebenden Daten gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstaben a und b der Verordnung (EU) 2018/1725 rechtmäßig, da hier „(...) die Verarbeitung (...) für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich [ist], die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Organ oder der Einrichtung der Union übertragen wurde“, und „(...) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich [ist], der der Verantwortliche unterliegt“.
Für die Verarbeitung zusätzlicher Daten, die Sie fakultativ zur Verfügung stellen können, ist Ihre Einwilligung erforderlich, und die Verarbeitung ist daher rechtmäßig im Sinne von Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe d der Verordnung (EU) 2018/1725, da „(...) die betroffene Person (...) ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben [hat]“.
Für sich betrachtet fallen Ihre verarbeiteten Daten nicht in eine der besonderen Kategorien sensibler personenbezogener Daten, die in Artikel 10 Absatz 1 („besondere Kategorien personenbezogener Daten“) der Verordnung (EU) 2018/1725 aufgeführt sind, sofern nicht einer der unter Artikel 10 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2018/1725 genannten Gründe gilt. Die Tatsache, dass Sie sich in einer Plattform mit dem Ziel der Organisation einer spezifischen Initiative engagieren, kann jedoch Rückschlüsse auf Ihre politischen Ansichten ermöglichen. Ein politisch sensibler Charakter der betreffenden Initiative kann daher dazu führen, dass auch Ihre Daten als sensible Daten anzusehen sind.
Ob Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten als Daten betrachtet werden, aus denen Ihre politischen Meinungen hervorgehen, hängt daher davon ab, ob die geplante Initiative als politisch sensibel anzusehen ist.
Sollten also die Inhalte, die Sie veröffentlichen möchten, politisch sensibel sein, ist davon auszugehen, dass Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung dieser sensiblen Daten gegeben haben. In diesem Fall ist die Datenverarbeitung im Einklang mit Artikel 10 Absatz 2 Buchstabe a nicht verboten.
Daten von Plattform-Administrator(inn)en (also Nutzer/innen mit bevorrechtigtem Zugang zum Content Management System der Plattform) werden auf der vertraglichen Grundlage nach Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c („Plattformbetreiber“) und Artikel 5 Absatz 1 Buchstaben a und b (für die EBI oder das IT-Tool der Plattform zuständige Kommissionsbedienstete) der Verordnung (EU) 2018/1725 verarbeitet.
4. Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir?
Um sich als registrierte/r Nutzer/in (oder Plattform-Administrator/in) mit der Plattform verbinden zu können, müssen Sie sich zunächst über EU Login, den Authentifizierungsdient der Europäischen Kommission, anmelden.
Ihre zu diesem Zweck übermittelten Daten unterliegen der Datenschutzerklärung des Dienstes für Identitäts- und Zugangsverwaltung der Kommission (IAMS) [3].
Nach der Registrierung und Authentifizierung über EU Login wird bei Ihrer ersten Verbindung zur Plattform für Sie ein Nutzerprofil in der Plattformdatenbank erstellt. Ihr Vor- und Nachname und Ihre E-Mail-Adresse werden automatisch aus der vom IAMS verwalteten Datenbank in dieses Profil importiert.
Zur Vervollständigung Ihres Profils werden Sie zur (fakultativen) Eingabe folgender Daten/Informationen aufgefordert:
- Staatsangehörigkeit
- Bevorzugte Sprache
- Land Ihres Wohnsitzes
- Altersgruppe
- Geschlecht
- Interessengebiet
- Beruf/Funktion
- Hintergrund/Motivation zur Nutzung der Plattform
- Foto
Ihre Beiträge und Kommentare zur Plattform sowie die Korrespondenz mit dem Helpdesk können auch personenbezogene Daten enthalten oder als solche betrachtet werden.
Ein Verlauf der von den Nutzern auf der Plattform durchgeführten Vorgänge wird in der Hosting-Umgebung in Form von Protokolldateien zum Zwecke der Fehlerbehebung gespeichert.
5. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?
Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie es für die Erhebung oder Weiterverarbeitung erforderlich ist. Es gelten die folgenden Grenzwerte:
(i) Bei der EU-Login-Registrierung angegebene Informationen
Die Fristen für die Aufbewahrung der Daten durch den EU-Login-Authentifizierungsdienst sind der besonderen Datenschutzerklärung des Dienstes der Europäischen Kommission für Identitätsverwaltung [4] zu entnehmen.
(ii) In Ihrem Profil als registrierte/r Nutzer/in oder Plattform-Administrator/in enthaltene Informationen
Personenbezogene Daten in Ihrem Nutzerprofil, darunter auch Beiträge und Kommentare zur Plattform sowie Korrespondenz mit dem Helpdesk, werden aufbewahrt, solange Sie aktiv sind, Ihre Daten nicht selbst aus Ihrem Profil gelöscht haben und den/die Plattform-Administrator/in nicht zur Löschung Ihres Nutzerprofils von der Plattform aufgefordert haben.
Nach zwei Jahren anhaltender Inaktivität wird Ihr Nutzerprofil automatisch gelöscht, ohne dass hierfür eine besondere Anfrage gestellt werden muss.
Zur Gewährleistung der Konsistenz der Plattform und der Kohärenz ihres Inhalts werden Ihre Beiträge und Kommentare sowie die Korrespondenz mit dem Helpdesk nach einer möglichen Löschung des Nutzerprofils (auf Ihre Anfrage hin oder automatisch nach zwei Jahren Inaktivität auf der Plattform) weiterhin anonym aufbewahrt.
Protokolldateien werden 40 Tage lang aufbewahrt.
6. Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die Kommission eine Reihe technischer und organisatorischer Vorkehrungen getroffen. Bei den technischen Vorkehrungen handelt es sich unter anderem um geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit im Internet, zum Schutz vor Datenverlust und -änderung sowie zur Abwehr des unberechtigten Zugangs, die dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten Rechnung tragen. Zu den organisatorischen Vorkehrungen gehört die Beschränkung des Zugangs zu personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die ein berechtigtes Interesse daran haben, für die Zwecke dieses Bearbeitungsvorgangs Kenntnis davon zu erlangen.
Sämtliche personenbezogenen Daten in elektronischem Format (E-Mails, Dokumente, Datenbanken, hochgeladene Datenchargen usw.) werden entweder auf den Servern der Europäischen Kommission oder ihrer Auftragnehmer gespeichert.
Alle Verarbeitungsvorgänge werden gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission durchgeführt.
Die Plattformdatenbank ist auf den Servern eines Auftragnehmers der Europäischen Kommission – Amazon Web Service – sicher gehostet. Der Auftragnehmer installiert regelmäßig Patches und führt Updates durch, sodass die Server gegen Eindringen und schädlichen Zugriff geschützt sind.
Die Verarbeiter (Auftragnehmer) der Kommission sind bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Namen der Kommission an eine spezifische Vertragsklausel gebunden. Die Verarbeiter müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um das von der Kommission geforderte Sicherheitsniveau zu gewährleisten.
7. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen und an wen werden sie weitergegeben?
Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben die für die Ausführung dieses Verarbeitungsvorgangs zuständigen Mitarbeiter der Kommission und des Plattformbetreibers. Der Zugang erfolgt nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme, und die betreffenden Mitarbeiter/innen halten sich an die gesetzlich (im Falle der Kommission) und vertraglich (im Falle des Verarbeiters) festgelegten Vertraulichkeitsvereinbarungen.
Ihr Vor- und Nachname sowie gegebenenfalls Ihr Lichtbild erscheinen neben allen Beiträgen, die Sie auf der Plattform veröffentlichen, und sind daher für die breite Öffentlichkeit sichtbar.
Durch die Angabe dieser eingeschränkten Informationen über die Diskussionsteilnehmenden können die von bestimmten Nutzer(inne)n erstellten Diskussionsbeiträge nachvollzogen werden. Dies entspricht dem Grundsatz der Transparenz und Verantwortung, der für diese Plattform gilt.
Die Plattform-Administratoren haben Einsicht in Ihr gesamtes Nutzerprofil samt E-Mail-Adresse. Falls ein Problem IT Support erfordert, können detaillierte Angaben zum Nutzerprofil, einschließlich der Protokolldateien der Plattform, an die Bediensteten der Kommission in der Generaldirektion Informatik (GD DIGIT) zwecks Erbringung des Supports und nach dem Grundsatz der erforderlichen Kenntnisnahme weitergegeben werden.
Da Ihre E-Mail-Adresse Teil des Nutzerprofils ist, wird sie anderen registrierten Nutzer(inne)n nur weitergegeben, wenn Sie sich über eine zu diesem Zweck vorgesehene Funktionalität der Plattform damit einverstanden erklären.
- Möchten andere registrierte Nutzer/innen mit Ihnen persönlich in Kontakt treten, können sie ein Kontaktformular auf der Plattform ausfüllen und dabei Ihren Namen und den Inhalt der zu übermittelnden Nachricht angeben. Sie erhalten diese Nachricht unter der E-Mail-Adresse, mit der Sie sich registriert haben. Wenn Sie auf diese Nachricht antworten, erscheint die E-Mail-Adresse des Nutzers/der Nutzerin, der/die Sie kontaktiert hat. Durch das Versenden Ihrer Antwort erhält der/die andere Nutzer/in Ihre E-Mail-Adresse.
- Umgekehrt müssen Sie ebenfalls das Kontaktformular ausfüllen, wenn Sie eine/n andere/n Nutzer/in kontaktieren möchten und ihm/ihr auf diesem Wege Ihre E-Mail-Adresse mitteilen.
Zudem kann der Plattformbetreiber, der auf Anweisung der Kommission handelt, die Funktion „Connect“ des EBI-Forums nutzen, um alle registrierten Nutzer/innen über Upgrades der Plattform oder bestimmte wichtige Aktivitäten in engem Zusammenhang mit dem EBI-Forum per E-Mail zu informieren. Wir versenden diese E-Mails, um die Verbindung zur Plattform sowie die Interaktion mit anderen registrierten Nutzer(inne)n zu ermöglichen, zwecks Aufbau einer Community, Zusammenarbeit und Informationsaustausch.
Die Kommission gibt von ihr erhobene personenbezogene Daten nicht an Dritte weiter, sofern sie nicht in bestimmtem Umfang und für bestimmte Zwecke gesetzlich hierzu verpflichtet ist.
8. Welche Rechte haben Sie, und wie können Sie diese ausüben?
Als „betroffene Person“ haben Sie nach Kapitel III (Artikel 14–25) der Verordnung (EU) 2018/1725 besondere Rechte, insbesondere das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und das Recht auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten, falls diese unrichtig oder unvollständig sind. Sie haben das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und auf Widerspruch gegen die Verarbeitung.
Die Verarbeitung der fakultativen personenbezogenen Daten, die Sie in Ihrem Nutzerprofil angegeben haben, beruht auf Ihrer Einwilligung. Sie können diese Zustimmung jederzeit widerrufen, indem Sie die betreffenden Informationen in Ihrem Nutzerprofil löschen oder sich an den Datenverantwortlichen wenden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten vor dem Widerruf bleibt hiervon unberührt.
Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie sich an den Datenverarbeiter (Plattformbetreiber) oder den Datenverantwortlichen bzw. im Konfliktfall den Datenschutzbeauftragten und erforderlichenfalls den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Deren Kontaktdaten finden Sie unter Punkt 9.
Die Fristen für die Aufbewahrung der Daten durch den EU-Login-Authentifizierungsdienst sind der besonderen Datenschutzerklärung des Dienstes der Europäischen Kommission für Identitätsverwaltung [5] zu entnehmen.
Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf bestimmte Verarbeitungsvorgänge ausüben möchten, geben Sie dies in Ihrem Antrag bitte mit dem entsprechenden Aktenzeichen des Vorgangs (siehe Punkt 9) an.
Anträge auf Auskunft über personenbezogene Daten werden innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags bearbeitet. Alle anderen oben genannten Anträge werden innerhalb von 15 Arbeitstagen bearbeitet.
Hinsichtlich der von Ihnen angegebenen Informationen können Sie Ihre Rechte auch direkt im Rahmen Ihres registrierten Nutzerprofils ausüben: Sie können die in Ihrem Nutzerprofil gespeicherten Daten (mit Ausnahme der vom Authentifizierungsdienst EU Login importierten Informationen) selbst prüfen, ändern, aktualisieren und löschen.
9. Kontaktangaben
Wenn Sie Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 ausüben, Kommentare, Fragen oder Bedenken mitteilen oder eine Beschwerde in Bezug auf die Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten vorbringen möchten, wenden Sie sich bitte an:
- Datenverantwortliche Dienststelle:
Europäische Kommission
Generalsekretariat
Direktion A – Strategie, Bessere Rechtsetzung und Corporate Governance
Referat A.1 – Politische Prioritäten und Arbeitsprogramm
1049 Brüssel (Belgien)
Tel. +32 229-92165
Fax: +32 229-66655
E-Mail-Adresse: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Datenverarbeiter (EBI-Plattformbetreiber):
EUROPEAN CITIZEN ACTION SERVICE
BeCentral Cantersteen 12
1000 Brüssel (Belgien)
E-Mail: ECIforum@ecas.org
- Datenschutzbeauftragter der Kommission
Bei Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) wenden.
- Europäischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)
Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Verantwortlichen nicht gewahrt wurden, können Sie beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (edps@edps.europa.eu) Beschwerde einlegen.
10. Wo finden Sie weiterführende Informationen?
Der Datenschutzbeauftragte der Kommission führt ein öffentliches Register aller mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission verbundenen Vorgänge, die dokumentiert und ihm mitgeteilt wurden. Sie können das Register hier einsehen: http://ec.europa.eu/dpo-register
Dieser Verarbeitungsvorgang wird im Register des Datenschutzbeauftragten unter folgendem Aktenzeichen geführt: DPR-EC-00828.
Allgemeine Informationen über den Schutz personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Umsetzung der Europäischen Bürgerinitiative finden Sie auf der folgenden Website: https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection_de
[1] Weitere Informationen zur Europäischen Bürgerinitiative siehe: https://citizens-initiative.europa.eu_de
[2] Siehe DPR-EC-03187 Identity & Access Management Service (IAMS) unter http://ec.europa.eu/dpo-register und die Datenschutzerklärung von „EU Login“ unter:
[3] Siehe DPR-EC-03187 Identity & Access Management Service (IAMS) unter http://ec.europa.eu/dpo-register und die entsprechende Datenschutzerklärung unter: Bitte konsultieren Sie diese besondere Datenschutzerklärung für einschlägige Informationen im Zusammenhang mit den Punkten 4 bis 9 der vorliegenden Datenschutzerklärung.
[4] https://intragate.ec.europa.eu/cas/privacyStatement.html
[5] https://intragate.ec.europa.eu/cas/privacyStatement.html