Opération de traitement: promouvoir et faciliter l’initiative citoyenne européenne (ICE) au moyen d’une plateforme collaborative en ligne (le forum de l’initiative citoyenne européenne)
Responsable du traitement des données: Commission européenne
Responsable opérationnel du traitement des données: unité SG.A.1 «Priorités politiques et programme de travail»
Référence d’enregistrement: DPR-EC-00828
1. Introduction
La présente déclaration relative à la protection de la vie privée explique les raisons du traitement de vos données à caractère personnel, la façon dont elles sont recueillies, traitées et protégées, l’usage qui en est fait et les droits que vous pouvez exercer les concernant. Elle indique également les coordonnées du responsable du traitement des données avec qui prendre contact pour exercer vos droits, du délégué à la protection des données et du Contrôleur européen de la protection des données.
La Commission européenne (ci-après la «Commission») est résolue à protéger vos données à caractère personnel et à respecter votre vie privée. Elle recueille et traite des données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données [abrogeant le règlement (CE) nº 45/2001].
La présente déclaration concerne les opérations de traitement relatives à la plateforme collaborative en ligne (ci-après la «plateforme») de l’initiative citoyenne européenne (ICE) menées par l’unité SG.A.1. «Priorités politiques et programme de travail».
La Commission confie la gestion de la plateforme à un sous-traitant externe (ci-après le «gestionnaire de la plateforme»). Ce sous-traitant est le SERVICE D’ACTION DES CITOYENS EUROPÉENS, une organisation à but non lucratif de droit belge dont le siège est situé à BeCentral, Cantersteen 12 à 1000 Bruxelles (Belgique). Le gestionnaire de la plateforme agit pour le compte de la Commission en tant que sous-traitant des données à caractère personnel des utilisateurs enregistrés.
2. Pourquoi et comment traitons-nous vos données à caractère personnel?
Finalité de l’opération de traitement:
La plateforme offre un soutien à la préparation d’initiatives citoyennes européennes et stimule le débat sur celles-ci ainsi que sur l’instrument en tant que tel et sur sa mise en œuvre[1].
La plateforme est destinée aux organisateurs actuels et potentiels d’une ICE, aux experts, aux acteurs de la société civile, à la Commission et aux autres institutions et, d’une manière plus générale, à tous les citoyens intéressés par l’ICE.
Elle est destinée à aider les organisateurs (potentiels) qui souhaitent lancer une ICE à trouver des partenaires en Europe pour former le groupe d’organisateurs requis, déterminer le contenu de leur initiative en collaboration avec des participants plus expérimentés, préparer des campagnes, apprendre comment lever des fonds et mener une campagne, ainsi qu’échanger des expériences et des bonnes pratiques avec d’autres organisateurs. La plateforme permet également à tous les citoyens intéressés de participer (ou de suivre) aux (les) discussions concernant les initiatives à leurs différentes étapes et celles relatives aux aspects horizontaux du fonctionnement de l’instrument qu’est l’ICE.
Les principaux éléments de la plateforme sont:
- un forum de discussion et d’actualité permettant les discussions en ligne et la publication d’articles de blog sur des sujets liés à l’ICE en vue de favoriser le dialogue entre membres de la communauté de l’ICE, l’échange d’informations et de bonnes pratiques, la recherche de partenaires, etc.;
- un espace d’apprentissage offrant du matériel d’orientation sur certains aspects du cycle de vie d’une ICE;
- un service d’assistance, qui répond aux demandes des utilisateurs et leur fournit une aide directe.
Nous recueillons et utilisons vos données à caractère personnel pour permettre votre connexion et votre interaction accrue avec la plateforme et ses autres utilisateurs enregistrés, ainsi que pour faciliter le développement d’une communauté d’utilisateurs et la collaboration et l’échange entre ceux-ci. En particulier, votre nom et votre photo, le cas échéant, apparaîtront à côté de vos éventuelles contributions sur la plateforme et les autres utilisateurs pourront consulter les informations de votre profil (à l’exception de votre adresse électronique). Vous pourrez aussi figurer dans les résultats de recherches effectuées par les autres utilisateurs à l'aide des critères du «pays de résidence» et du «domaine d’intérêt».
Nous recueillons et traitons vos données à caractère personnel de la manière suivante:
- certaines de vos données à caractère personnel sont traitées de façon automatisée. En particulier:
- lors de votre première connexion sur la plateforme, une fois que vous aurez demandé à vous inscrire en tant qu’utilisateur enregistré de la plateforme (en cliquant sur le champ prévu à cet effet dans le formulaire web), vos prénom, nom de famille et adresse électronique seront automatiquement importés dans le profil d’utilisateur à partir de l’application EU Login (dans laquelle les utilisateurs enregistrés doivent d’abord être enregistrés et à laquelle ils doivent être connectés) [2],
- une fois enregistrés, votre nom et votre photo (le cas échéant) seront automatiquement publiés à côté de toute contribution que vous publierez sur la plateforme;
- vous complétez, sauvegardez et modifiez manuellement les données à caractère personnel et autres informations figurant dans votre profil d’utilisateur (à l’exception des données importées d’«EU Login»);
- la communication de votre adresse électronique à un autre utilisateur enregistré nécessite votre autorisation expresse;
- les autres opérations concernant vos données sont effectuées manuellement (sous forme électronique) par le gestionnaire de la plateforme. Il s’agit notamment des opérations suivantes:
- le traitement de vos demandes liées à la protection des données (notamment les demandes de suppression d’un profil d’utilisateur envoyées par courrier électronique).
Les données à caractère personnel traitées peuvent être réutilisées aux fins de procédures devant les juridictions de l’UE, les juridictions nationales, le Médiateur européen ou la Cour des comptes européenne.
Vos données à caractère personnel ne seront pas utilisées en vue d’une prise de décision automatisée, y compris d’un profilage.
3. Quelles sont les bases juridiques du traitement de vos données à caractère personnel?
La plateforme est mise en œuvre sur la base de l’article 4, paragraphe 2, du règlement (UE) 2019/788 relatif à l’initiative citoyenne européenne.
Si vous êtes un utilisateur externe, le traitement des données que vous devez fournir obligatoirement est licite, conformément à l’article 5, paragraphe 1, points a) et b), du règlement (UE) 2018/1725, qui fait référence à une situation dans laquelle «le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi l’institution ou l’organe de l’Union» et au «[...] respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis».
Le traitement d’autres données que vous pourriez être amené(e) à fournir repose sur votre consentement et est donc licite conformément à l’article 5, paragraphe 1, point d), du règlement (UE) 2018/1725, qui fait référence à une situation dans laquelle «la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques».
Prises isolément, vos données traitées n’entrent dans aucune des catégories particulières de données dont le traitement est interdit par l’article 10, paragraphe 1, du règlement (UE) 2018/1725 («catégories particulières de données à caractère personnel»), sauf si l’une des raisons énoncées à l’article 10, paragraphe 2, dudit règlement s’applique. Toutefois, le fait de participer aux activités de la plateforme en vue d’organiser une initiative spécifique est susceptible de révéler vos opinions politiques. Vos données à caractère personnel peuvent donc revêtir un caractère sensible du fait du caractère sensible de l’initiative concernée.
Ainsi, selon le sujet et le degré de sensibilité de votre proposition d’initiative, vos données à caractère personnel traitées peuvent être considérées comme des données révélant vos opinions politiques.
Puisque vous décidez du contenu que vous souhaitez publier, si ce contenu est politiquement sensible, vous serez censé(e) avoir donné votre consentement explicite au traitement de ces données sensibles. Dans ce cas, ce traitement n’est pas interdit, conformément à l’article 10, paragraphe 2, point a).
Si vous êtes un administrateur de la plateforme (c’est-à-dire un utilisateur de la plateforme bénéficiant d’un droit d’accès privilégié au système de gestion de contenu de la plateforme), vos données sont traitées dans le cadre de l’exécution d’un contrat, tel que mentionné à l’article 5, paragraphe 1, point c) (gestionnaire de plateforme), et à l’article 5, paragraphe 1, points a) et b) (personnel de la Commission chargé de l’ICE ou des aspects informatiques de la plateforme), du règlement (UE) 2018/1725.
4. Quelles sont les données à caractère personnel que nous recueillons et traitons?
Pour pouvoir vous connecter à la plateforme en tant qu’utilisateur enregistré (y compris en tant qu’administrateur de la plateforme), vous devez d’abord vous enregistrer auprès du service d’authentification «EU Login» de la Commission européenne.
Les données que vous fournissez à cette occasion font l’objet d’une déclaration relative à la protection de la vie privée du service de gestion des identités et des accès (IAMS) de la Commission européenne [3].
Après vous être enregistré(e) et identifié(e) auprès du service d’authentification «EU Login», lors de votre première connexion à la plateforme, votre profil d’utilisateur sera créé dans la base de données de la plateforme, où vos prénom, nom et adresse électronique seront importés automatiquement à partir de la base de données gérée par l’IAMS.
Vous serez également invité(e) à fournir les données/informations à caractère personnel suivantes afin de compléter votre profil d’utilisateur (facultatif):
- nationalité,
- langue de préférence,
- pays de résidence,
- tranche d’âge,
- sexe,
- domaine d’intérêt,
- profession/fonction,
- parcours et motivation pour utiliser la plateforme,
- photo.
Vos contributions et commentaires sur la plateforme, ainsi que les échanges avec le service d’assistance, peuvent également contenir des données à caractère personnel ou être considérés comme tels.
L’historique des opérations effectuées par les utilisateurs sur la plateforme est conservé dans l’infrastructure d’hébergement sous la forme de fichiers-journaux à des fins de dépannage.
5. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel?
Nous ne conservons vos données à caractère personnel que pendant le temps nécessaire pour atteindre la finalité de leur collecte ou de leur traitement ultérieur. Les durées maximales suivantes s'appliquent:
(i) Informations que vous avez fournies dans le cadre de votre enregistrement au service d’authentification EU Login
Les délais de conservation des données par le service d’authentification EU Login sont définis dans la déclaration relative à la protection de la vie privée du service de gestion des identités de la Commission européenne [4].
(ii) Données que vous avez fournies pour constituer votre profil (en tant qu’utilisateur enregistré, y compris en tant qu’administrateur de la plateforme)
Les données à caractère personnel figurant dans votre profil d’utilisateur, y compris vos contributions et commentaires sur la plateforme et les échanges avec le service d’assistance, seront conservées sur le site aussi longtemps que vous restez actif, que vous ne supprimez pas vous-même les données dans votre profil et que vous ne demandez pas à l’administrateur de la plateforme de supprimer votre profil d’utilisateur.
Après deux années d’inactivité continue, votre profil d’utilisateur sera automatiquement supprimé sans qu’une demande spécifique en ce sens doive être présentée.
Afin de garantir la cohérence de la plateforme et de son contenu, après une éventuelle suppression de votre profil d’utilisateur (à votre demande ou automatiquement après deux années d’inactivité sur la plateforme), vos contributions et commentaires, ainsi que les échanges avec le service d’assistance, seront conservés sur la plateforme dans une version anonymisée.
Les fichiers-journaux sont conservés pendant 40 jours.
6. Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel?
En vue de protéger vos données à caractère personnel, la Commission a pris un certain nombre de mesures techniques et organisationnelles. Les mesures techniques comprennent des actions appropriées visant à assurer la sécurité en ligne et à atténuer les risques de perte de données, de modification des données ou d'accès non autorisé, en tenant compte du risque posé par le traitement et de la nature des données à caractère personnel traitées. Les mesures organisationnelles comprennent la limitation de l’accès aux données à caractère personnel aux seules personnes autorisées ayant un besoin légitime de les connaître aux fins de cette opération de traitement.
Toutes les données à caractère personnel disponibles sous forme électronique (courriels, documents, bases de données, lots de données téléchargés, etc.) sont conservées sur les serveurs de la Commission européenne ou de ses contractants (et sous-traitants).
Toutes les opérations de traitement effectuées à l’aide des systèmes de communication et d’information de la Commission européenne sont soumises à la décision (UE, Euratom) 2017/46 sur la sécurité des systèmes d'information et de communication au sein de la Commission européenne du 10 janvier 2017.
La base de données de la plateforme est hébergée de manière sécurisée sur les serveurs d’un contractant de la Commission européenne, à savoir Amazon Web Service. Des correctifs et des mises à jour sont installés régulièrement par le sous-traitant pour assurer la protection des serveurs contre les intrusions et les accès malveillants.
Les sous-traitants de la Commission sont liés par une clause contractuelle spécifique pour toute opération de traitement de vos données à caractère personnel au nom de la Commission. Ils doivent prendre des mesures techniques et organisationnelles adéquates pour assurer le niveau de sécurité exigé par la Commission.
7. Qui a accès à vos données à caractère personnel et à qui sont-elles communiquées?
L'accès à vos données à caractère personnel est accordé aux membres du personnel de la Commission et du gestionnaire de la plateforme chargés d’effectuer cette opération de traitement. L’accès limité est accordé selon le principe du «besoin d’en connaître» et les membres du personnel concernés sont soumis à des règles de confidentialité statutaires (dans le cas de la Commission) et contractuelles (dans le cas du sous-traitant).
Vos prénom et nom, et votre photo le cas échéant, s’afficheront à côté de tous les contenus que vous publierez sur la plateforme, les rendant ainsi visibles par le public.
La publication de ces informations limitées sur les participants aux fils de discussion permet de suivre les fils de discussion fournis par un utilisateur donné et est conforme à la politique de transparence et de responsabilité applicable à cet outil.
Le contenu intégral de votre profil d’utilisateur, dont votre adresse électronique, sera visible par les administrateurs de la plateforme. En cas de problème nécessitant un soutien informatique, les informations relatives à votre profil d’utilisateur, y compris les fichiers-journaux de la plateforme, pourraient être partagées avec le personnel de la direction générale de l’informatique de la Commission (DG DIGIT) dans le cadre de la prestation de services de soutien, sur la base du principe du «besoin d’en connaître».
Votre adresse électronique faisant partie de votre profil utilisateur sera communiquée uniquement aux autres utilisateurs enregistrés, si vous acceptez explicitement de communiquer ces données au moyen d’une fonctionnalité spécifique de la plateforme:
- Si un autre utilisateur enregistré souhaite vous contacter personnellement, il peut remplir un formulaire de contact disponible sur la plateforme en indiquant votre nom et le contenu du message à vous envoyer. Vous recevez alors le message de cet utilisateur à l’adresse électronique utilisée par votre compte EU Login. L’adresse électronique de l’utilisateur qui vous a contacté apparaîtra si vous répondez à son message. En répondant à cet utilisateur, vous lui communiquerez votre adresse électronique.
- Si, à l’inverse, vous souhaitez contacter personnellement un autre utilisateur de la plateforme, vous devez utiliser la même fonctionnalité, et fournir ainsi votre adresse électronique à l’utilisateur concerné.
En outre, l’opérateur de la plateforme agissant conformément aux instructions de la Commission peut utiliser la fonctionnalité «Entrer en contact» du forum de l’ICE pour envoyer des courriels à tous les utilisateurs enregistrés, afin de les informer des mises à jour de la plateforme ou d’activités importantes strictement liées à ce forum. L’objectif de ces courriels est de permettre aux utilisateurs d’améliorer leurs contacts et leur interaction avec la plateforme et ses autres utilisateurs enregistrés, ainsi que de faciliter le développement d’une communauté d’utilisateurs et la collaboration et l’échange entre utilisateurs enregistrés.
Les informations que nous recueillons ne sont communiquées à aucun tiers, sauf dans la mesure où et aux fins éventuellement exigées par la loi.
8. Quels sont vos droits et comment les exercer?
Vous avez des droits spécifiques en qualité de «personne concernée» en vertu du chapitre III (articles 14 à 25) du règlement (UE) 2018/1725, en particulier le droit d'accéder à vos données à caractère personnel et de les rectifier si elles sont inexactes ou incomplètes. Vous avez le droit de demander l’effacement de vos données à caractère personnel, de restreindre le traitement de ces données et de vous opposer à leur traitement.
Le traitement des données à caractère personnel facultatives figurant dans votre profil d’utilisateur est fondé sur votre consentement. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment en supprimant les informations concernées dans votre profil d’utilisateur ou en contactant le responsable du traitement des données. Le retrait de votre consentement ne portera pas atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
Vous pouvez exercer vos droits en contactant le responsable du traitement des données et/ou le sous-traitant des données (gestionnaire de la plateforme) ou, en cas de litige, le délégué à la protection des données, voire, si nécessaire, le Contrôleur européen de la protection des données. Consultez à cet effet les coordonnées figurant au point 9 ci-dessous.
En ce qui concerne les informations que vous avez fournies dans le cadre de votre inscription au service d’authentification EU Login, veuillez consulter la déclaration spécifique relative à la protection de la vie privée du service de gestion des identités de la Commission européenne [5].
Si vous souhaitez exercer vos droits dans le cadre d’une ou de plusieurs opérations de traitement spécifiques, veuillez en indiquer la référence (telle que celle mentionnée au point 9 ci-dessous) dans votre demande.
Toute demande d’accès à des données à caractère personnel sera traitée dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Toute autre demande mentionnée ci-dessus sera traitée dans un délai de 15 jours ouvrables.
Vous pouvez également exercer directement vos droits en ce qui concerne les informations que vous avez fournies dans le cadre de votre profil d’utilisateur enregistré: vous pouvez vous-même vérifier, modifier, mettre à jour et supprimer directement des informations en ligne dans votre profil d’utilisateur (à l’exception des informations importées du service d’authentification EU Login).
9. Coordonnées
Si vous souhaitez exercer vos droits en vertu du règlement (UE) 2018/1725, ou si vous avez des commentaires, questions ou inquiétudes, ou si vous souhaitez porter plainte concernant la collecte et l'utilisation de vos données à caractère personnel, veuillez contacter:
- Responsable opérationnel du traitement des données:
Commission européenne
Secrétariat général
Direction A «Stratégie, Mieux légiférer et Corporate Governance»
Unité A.1 «Priorités politiques et programme de travail»
B - 1049 Bruxelles (Belgique)
Tél. +32 2 29 92165
Télécopieur: +32 2 29 66655
Courriel: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Responsable du traitement des données (gestionnaire de la plateforme ICE)
SERVICE D'ACTION DES CITOYENS EUROPÉENS
BeCentral, Cantersteen 12
B - 1000 Bruxelles, Belgique
Courriel: ECIforum@ecas.org
- Délégué à la protection des données (DPD) de la Commission
Vous pouvez prendre contact avec le délégué à la protection des données (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) pour des questions relatives au traitement de vos données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2018/1725.
- Contrôleur européen de la protection des données (CEPD)
Vous avez le droit de saisir le Contrôleur européen de la protection des données (edps@edps.europa.eu) pour déposer une plainte si vous estimez que les droits dont vous jouissez en vertu du règlement (UE) 2018/1725 ont été enfreints à la suite du traitement de vos données à caractère personnel effectué par le responsable de ce traitement.
10. Où trouver de plus amples informations?
Le délégué à la protection des données (DPD) de la Commission publie le registre de toutes les opérations de traitement de données à caractère personnel qui sont documentées et qui lui sont notifiées. Ce registre se trouve à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/dpo-register.
L'opération de traitement spécifique dont il est question dans la présente déclaration a été consignée dans le registre public du DPD sous la référence suivante: DPR-EC-00828.
Des informations générales sur la protection des données à caractère personnel dans le cadre de la mise en œuvre de l’ICE sont disponibles à l’adresse suivante: https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection
[1] Pour en savoir plus sur l’initiative citoyenne européenne, rendez-vous à l’adresse suivante: https://citizens-initiative.europa.eu
[2] Voir la notification DPR-EC-03187 relative au service de gestion des identités et des accès (IAMS) à l’adresse http://ec.europa.eu/dpo-register et la déclaration spécifique relative à la protection de la vie privée d’«EU Login» correspondante.
[3] Voir la notification DPR-EC-03187 relative au service de gestion des identités et des accès (IAMS) à l’adresse http://ec.europa.eu/dpo-register et la déclaration spécifique relative à la protection de la vie privée correspondante. Veuillez consulter cette déclaration pour les informations correspondant aux points 4 à 9 de la présente déclaration.
[4] https://intragate.ec.europa.eu/cas/privacyStatement.html
[5] https://intragate.ec.europa.eu/cas/privacyStatement.html