Postupak obrade: promicanje i olakšavanje postupka europske građanske inicijative (ECI) preko internetske platforme za suradnju (forum europske građanske inicijative)
Voditelj obrade podataka: Europska komisija
Operativni voditelj obrade podataka: odjel SG.A.1 „Prioriteti politike i program rada”
Broj upisa: DPR-EC-00828
1. Uvod
U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se zašto obrađujemo osobne podatke, kako ih prikupljamo, postupamo s njima i štitimo ih, kako se ti podaci upotrebljavaju te koja su vaša prava u pogledu vaših osobnih podataka. Navedeni su i podaci za kontakt nadležnog voditelja obrade podataka kojemu se možete obratiti da biste ostvarili svoja prava, službenika za zaštitu podataka i Europskog nadzornika za zaštitu podataka.
Europska komisija (dalje u tekstu „Komisija”) obvezala se da će štititi vaše osobne podatke i poštovati vašu privatnost. Komisija prikuplja i dalje obrađuje osobne podatke u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka (te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001).
Ova izjava o zaštiti osobnih podataka odnosi se na postupke obrade osobnih podataka u okviru internetske platforme za suradnju („platforma”) europske građanske inicijative („ECI”) koje provodi odjel SG.A.1. „Prioriteti politike i program rada”.
Upravljanje platformom Komisija je povjerila vanjskom ugovaratelju („operator platforme”). Taj je ugovaratelj EUROPSKA SLUŽBA ZA GRAĐANSKU AKCIJU, neprofitna organizacija registrirana u skladu s belgijskim pravom, s registriranim sjedištem na adresi BeCentral 12 Cantersteen, 1000 Bruxelles, Belgija. Operator platforme u ime Komisije djeluje kao izvršitelj obrade osobnih podataka registriranih korisnika.
2. Zašto i kako obrađujemo vaše osobne podatke?
Svrha postupka obrade:
Platforma nudi pomoć pri pripremi europskih građanskih inicijativa te potiče rasprave o inicijativama i o samom postupku europske građanske inicijative i njegovoj provedbi [1].
Platforma je namijenjena postojećim i potencijalnim organizatorima inicijativa, stručnjacima, dionicima civilnog društva, Komisiji i ostalim institucijama te svim građanima zainteresiranima za europsku građansku inicijativu.
Njezina je svrha pomoći (potencijalnim) organizatorima zainteresiranima za pokretanje europske građanske inicijative da u Europi pronađu partnere za osnivanje obvezne skupine organizatora, da u suradnji s iskusnijim sudionicima formuliraju sadržaj inicijative, pripreme kampanju, nauče kako prikupiti financijska sredstva i voditi kampanju te da razmjenjuju iskustva i najbolje prakse s drugim organizatorima. Platforma omogućuje i svim zainteresiranim građanima da prate rasprave o inicijativama u različitim fazama i o horizontalnim aspektima funkcioniranja instrumenta europske građanske inicijative te da sudjeluju u njima.
Korisnicima su na platformi dostupne sljedeće glavne značajke:
- forum za novosti i raspravu, koji omogućuje rasprave na internetu i objavu članaka na blogu o temama povezanima s europskom građanskom inicijativom, čime se želi potaknuti interakcija među osobama zainteresiranima za europsku građansku inicijativu, omogućiti razmjena informacija i primjera najbolje prakse, olakšati pronalaženje partnera itd.
- prostor za učenje sa smjernicama o relevantnim aspektima životnog ciklusa europske građanske inicijative
- korisnička služba, kojoj korisnici mogu postavljati upite i od nje primiti izravnu podršku.
Prikupljamo i koristimo vaše osobne podatke kako bismo vam omogućili pristup i daljnju interakciju s platformom i njezinim registriranim korisnicima te olakšali stvaranje zajednice, suradnju i razmjenu među korisnicima. Konkretno, vaše će se ime i fotografija (ako ste je učitali) pojavljivati uz različite unose koje ste objavili na platformi, a ostali korisnici moći će vidjeti informacije u vašem profilu (osim vaše e-adrese). Možete se pojaviti i u rezultatima pretrage ostalih korisnika prema boravištu ili području interesa.
Vaše osobne podatke prikupljamo i dalje obrađujemo kako je opisano u nastavku.
- Određeni dijelovi postupka obrade vaših podataka provode se automatizirano. Konkretno:
- Pri prvom pristupanju platformi, nakon što zatražite registraciju kao korisnik platforme (odabirom odgovarajućeg polja u internetskom obrascu), vaše ime i prezime te e-adresa automatski se uvoze u vaš korisnički profil iz aplikacije „EU Login” (u kojoj se registrirani korisnici prvo moraju registrirati i prijaviti) [2].
- Nakon što se registrirate, vaše ime i fotografija (ako ste je učitali) automatski se objavljuju uz svaki unos koji objavite na platformi.
- Osobne podatke i druge informacije u svojem korisničkom profilu (osim podataka uvezenih iz „EU Login”) unosite, spremate i uređujete ručno.
- Za otkrivanje vaše e-adrese drugom registriranom korisniku potrebno je vaše izričito odobrenje.
- Operator platforme ručno (u elektroničkom obliku) provodi druge postupke koji se odnose na vaše podatke. To se posebno odnosi na sljedeće operacije:
- obrada vaših zahtjeva povezanih sa zaštitom podataka (posebno zahtjeva za brisanje korisničkog profila poslanih e-poštom).
Obrađeni osobni podaci mogu se ponovno upotrijebiti u postupcima pred sudovima EU-a, nacionalnim sudovima, Europskim ombudsmanom ili Europskim revizorskim sudom.
Vaši osobni podaci neće se upotrebljavati za automatizirano donošenje odluka, uključujući izradu profila.
3. Koji su pravni temelji za obradu vaših osobnih podataka?
Pravna je osnova za platformu članak 4. stavak 2. Uredbe (EU) 2019/788 o europskoj građanskoj inicijativi.
Ako ste vanjski korisnik, obrada podataka koje morate obvezno navesti zakonita je u skladu s člankom 5. stavkom 1. točkama (a) i (b) Uredbe (EU) 2018/1725, u kojima se navodi situacija u kojoj je „obrada nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti dodijeljene instituciji ili tijelu Unije” i „radi poštovanja pravnih obveza voditelja obrade”.
Obrada dodatnih podataka koje možete navesti ako to želite temelji se na vašoj privoli, te je stoga zakonita u skladu s člankom 5. stavkom 1. točkom (d) Uredbe (EU) 2018/1725, u kojoj se navodi situacija kad je „ispitanik dao privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu posebnu svrhu ili više njih”.
Vaši obrađeni podaci sami za sebe nisu obuhvaćeni ni jednom od kategorija za koje je obrada zabranjena člankom 10. stavkom 1. Uredbe (EU) 2018/1725 („posebne kategorije osobnih podataka”), osim ako vrijedi bilo koji od razlog iz članka 10. stavka 2. Uredbe (EU) 2018/1725. Međutim, činjenica da su vaše aktivnosti na platformi povezane s organiziranjem konkretne inicijative može otkriti vaše političke stavove. Stoga osjetljivost vaših osobnih podataka može proizlaziti iz političke osjetljivosti predmetne inicijative.
Ovisno o predmetu i osjetljivosti vaše inicijative vaši obrađeni osobni podaci mogu se u tom smislu smatrati podacima kojima se otkrivaju politički stavovi.
Vi sami odlučujete o tome koji ćete sadržaj objaviti, ali ako je taj sadržaj politički osjetljiv, smatra se da ste dali izričitu privolu za obradu tih osjetljivih podataka. U tom slučaju obrada nije zabranjena, u skladu s člankom 10. stavkom 2. točkom (a).
Ako ste administrator platforme (tj. korisnik platforme s povlaštenim pristupom sustavu za upravljanje sadržajem platforme), vaši se podaci obrađuju na ugovornoj osnovi, kako je navedeno u članku 5. stavku 1. točki (c) („operater platforme”) i članku 5. stavku 1. točkama (a) i (b) (osoblje Komisije nadležno za ECI ili IT alat platforme) Uredbe (EU) 2018/1725.
4. Koje osobne podatke prikupljamo i dalje obrađujemo?
Kako biste pristupili platformi kao registrirani korisnik (ili administrator platforme), prvo se trebate registrirati putem Komisijina sustava za provjeru autentičnosti EU Login.
Podaci koje pritom navedete obuhvaćeni su izjavom o zaštiti privatnosti Službe Europske komisije za upravljanje identitetom i pristupom (IAMS)[3].
Nakon registracije i identifikacije u sustavu za provjeru autentičnosti EU Login, prilikom prvog pristupa platformi u njezinoj će se bazi podataka kreirati vaš korisnički profil, u koji će se iz baze podataka kojom upravlja IAMS automatski prenijeti vaše ime i prezime te e-adresa.
Profil ćete moći nadopuniti sljedećim osobnim podacima (nije obvezno):
- državljanstvo
- preferirani jezik
- zemlja boravišta
- dobna skupina
- spol
- područje interesa
- zanimanje / radno mjesto
- ostale informacije i motiv za upotrebu platforme
- fotografija.
Vaši unosi i komentari na platformi te komunikacija s korisničkom službom također mogu sadržavati osobne podatke ili se smatrati osobnim podacima.
Povijest operacija koje su korisnici obavili na platformi pohranjuje se u okruženju poslužitelja u obliku datoteka zapisnika u svrhu rješavanja problema.
5. Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?
Čuvamo vaše osobne podatke samo onoliko dugo koliko je potrebno da se ispuni svrha prikupljanja ili daljnje obrade. Primjenjuju se rokovi u nastavku.
i. Informacije koje ste naveli pri registraciji u sustav za provjeru autentičnosti EU Login
Rokovi za čuvanje podataka u sustavu za provjeru autentičnosti EU Login utvrđeni su u izjavi o zaštiti privatnosti Službe Europske komisije za upravljanje identitetom [4].
ii. Informacije koje ste naveli u svojem korisničkom profilu (kao registrirani korisnik ili administrator platforme)
Osobni podaci u vašem korisničkom profilu, uključujući unose i komentare na platformi te komunikaciju s korisničkom službom, čuvaju se (na internetskim stranicama) dok ste aktivni, dok sami ne izbrišete podatke u profilu ili ne zatražite od administratora platforme da ukloni vaš korisnički profil s platforme.
Nakon dvije godine neaktivnosti vaš se korisnički profil briše automatski, bez podnošenja posebnog zahtjeva.
Kako bi se osigurala dosljednost platforme i koherentnost njezina sadržaja, vaši će se unosi i komentari te komunikacija s korisničkom službom u slučaju eventualnog brisanja vašeg korisničkog profila (na vaš zahtjev ili automatski, nakon dvije godine neaktivnosti na platformi) čuvati na platformi u anonimiziranoj verziji.
Datoteke zapisnika čuvaju se 40 dana.
6. Kako štitimo vaše osobne podatke?
Komisija je uvela niz tehničkih i organizacijskih mjera radi zaštite vaših osobnih podataka. Tehničke mjere uključuju odgovarajuće aktivnosti u svrhu sigurnosti na internetu i zaštite od gubitka podataka, promjene podataka ili neovlaštenog pristupa, pri čemu se uzimaju u obzir rizik koji predstavlja obrada i priroda osobnih podataka koji se obrađuju. Organizacijske mjere uključuju ograničavanje pristupa osobnim podacima isključivo na ovlaštene osobe kojima je taj pristup nužan za potrebe ovog postupka obrade.
Svi osobni podaci u elektroničkom obliku (e-pošta, dokumenti, baze podataka, učitane serije podataka itd.) pohranjuju se na poslužiteljima Europske komisije ili njezinih ugovaratelja (i podugovaratelja).
Svi postupci obrade za koje se koriste komunikacijski i informacijski sustavi Europske komisije provode se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 od 10. siječnja 2017.
Baza podataka platforme sigurno je smještena na poslužiteljima ugovaratelja Europske komisije Amazon Web Service, koji redovito instalira zakrpe i ažurirane verzije kako bi poslužitelji bili zaštićeni od upada i zlonamjernog pristupa.
Komisijini izvršitelji obrade (ugovaratelji) obvezani su posebnom ugovornom klauzulom pri svakoj obradi vaših podataka u ime Komisije. Izvršitelji obrade moraju provesti odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere kako bi osigurali razinu sigurnosti koju zahtijeva Komisija.
7. Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?
Pristup vašim osobnim podacima ima osoblje Komisije i operatora platforme koje je odgovorno za ovaj postupak obrade. Pristup je ograničen prema načelu nužnog poznavanja i predmetno osoblje poštuje zakonske obveze (u slučaju Komisije) i ugovorne odredbe o povjerljivosti (u slučaju izvršitelja obrade).
Vaše ime i prezime te fotografija (ako ste je učitali) bit će prikazani uz sav sadržaj koji objavite na platformi, a time i javno vidljivi.
Objava tih ograničenih informacija o sudionicima pojedinih rasprava omogućuje praćenje tema koje je započeo određeni korisnik i odražava politiku transparentnosti i odgovornosti koja se primjenjuje na taj alat.
Cijeli sadržaj vašeg korisničkog profila, uključujući vašu e-adresu, bit će vidljiv administratorima platforme. Ako se pojavi problem koji zahtijeva informatičku podršku, pojedinosti o vašem korisničkom profilu, uključujući datoteke zapisnika s platforme, mogu se podijeliti s osobljem Glavne uprave za informatiku Komisije (GU DIGIT) u okviru pružanja usluga podrške prema načelu nužnog pristupa.
Vaša e-adresa, koja je dio vašeg korisničkog profila, bit će dostupna drugim registriranim korisnicima samo ako na to izričito pristanete putem posebne funkcije na platformi.
- Ako želi stupiti s vama u kontakt, drugi registrirani korisnik može ispuniti obrazac za kontakt na platformi i u njemu navesti vaše ime i sadržaj poruke koju želi poslati. Potom ćete primiti poruku tog korisnika na e-adresu kojom se koristite za prijavu u sustav EU Login. E-adresa korisnika koji vam je poslao poruku prikazat će se ako odgovorite na tu poruku. Kad pošaljete odgovor, tom će korisniku biti dostupna vaša e-adresa.
- Isto tako, želite li vi stupiti u kontakt s drugim korisnikom platforme, morat ćete upotrijebiti istu funkciju na platformi i tako mu poslati svoju e-adresu.
Osim toga, operator platforme koji djeluje po nalogu Komisije može upotrebljavati funkciju „Connect” foruma europske građanske inicijative za slanje e-poruka svim registriranim korisnicima kako bi ih obavijestio o nadogradnji platforme ili određenim važnim aktivnostima koje su izravno povezane s forumom europske građanske inicijative. Svrha je tih poruka korisnicima omogućiti bolje povezivanje i interakciju s platformom i drugim registriranim korisnicima te olakšati stvaranje zajednice, suradnju i razmjenu među njima.
Informacije koje prikupljamo neće se prosljeđivati trećim osobama, osim u mjeri i u svrhu u kojoj zakon tako nalaže.
8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?
Kao „ispitanik” imate posebna prava na temelju poglavlja III. (članci od 14. do 25.) Uredbe (EU) 2018/1725, posebice pravo na pristup svojim osobnim podacima i njihov ispravak ako su netočni ili nepotpuni. Imate pravo zatražiti brisanje svojih osobnih podataka i ograničenje njihove obrade te pravo prigovora na njihovu obradu.
Obrada neobveznih osobnih podataka koje ste naveli u svojem korisničkom profilu temelji se na vašoj privoli. Privolu možete povući u bilo kojem trenutku brisanjem relevantnih informacija u svojem korisničkom profilu ili stupanjem u kontakt s voditeljem obrade podataka. Povlačenje privole neće utjecati na zakonitost obrade koja je provedena prije nego što ste povukli privolu.
Svoja prava možete ostvariti obraćanjem voditelju obrade podataka i/ili izvršitelju obrade podataka (operator platforme), a u slučaju spora službeniku za zaštitu podataka ili, ako je potrebno, Europskom nadzorniku za zaštitu podataka, koristeći se podacima za kontakt iz točke 9. u nastavku.
Kad je riječ o informacijama koje ste naveli u okviru registracije u sustav EU Login, pročitajte posebnu izjavu o zaštiti osobnih podataka Službe Europske komisije za upravljanje identitetom [5].
Ako želite ostvariti svoja prava u pogledu jednog ili više konkretnih postupaka obrade, jasno ih navedite u zahtjevu (tj. navedite njihov broj upisa u registar iz točke 9.).
Svaki zahtjev za pristup osobnim podacima obradit će se u roku od mjesec dana od primitka zahtjeva. Svi drugi prethodno navedeni zahtjevi bit će obrađeni u roku od 15 radnih dana.
Svoja prava u pogledu informacija koje ste naveli u profilu registriranog korisnika možete ostvariti i izravno: informacije u svojem korisničkom profilu (osim informacija koje su uvezene iz sustava za provjeru autentičnosti EU Login) možete izravno provjeravati, mijenjati, ažurirati i brisati.
9. Podaci za kontakt
Ako želite ostvariti svoja prava na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, ako imate primjedbi, pitanja ili nedoumica, ili ako želite podnijeti pritužbu u vezi s prikupljanjem i uporabom vaših osobnih podataka, obratite se na sljedeće adrese:
- Operativni voditelj obrade podataka:
Europska komisija
Glavno tajništvo
Uprava A „Strategija, bolja regulativa i korporativno upravljanje”
Odjel A.1 „Prioriteti politike i program rada”
B – 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË
Tel. +32 2 29 92165
Faks +32 2 29 66655
E-pošta: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Izvršitelj obrade podataka (operator platforme za europsku građansku inicijativu):
EUROPSKA SLUŽBA ZA GRAĐANSKU AKCIJU
BeCentral 12 Cantersteen
1000B Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË
E-pošta: ECIforum@ecas.org
- Komisijin službenik za zaštitu podataka
Za pitanja povezana s obradom vaših osobnih podataka na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 možete se obratiti službeniku za zaštitu podataka (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Europski nadzornik za zaštitu podataka
Ako smatrate da su prava koja imate na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 povrijeđena obradom vaših osobnih podataka za koju je odgovoran voditelj obrade, imate pravo obratiti se (podnijeti pritužbu) Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (edps@edps.europa.eu).
10. Gdje možete pronaći podrobnije informacije?
Komisijin službenik za zaštitu podataka objavljuje registar svih dokumentiranih i prijavljenih postupaka obrade osobnih podataka koje provodi Komisija. Tom registru možete pristupiti na sljedećoj poveznici: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Ovaj postupak obrade upisan je u javni registar službenika za zaštitu podataka pod sljedećim brojem: DPR-EC-00828.
Opće informacije o zaštiti osobnih podataka u kontekstu provedbe postupka europske građanske inicijative dostupne su na: https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection_hr
[1] Više informacija o europskoj građanskoj inicijativi potražite na https://citizens-initiative.europa.eu
[2]Vidjeti obavijest o obradi podataka DPR-EC-03187 „Identity & Access Management Service (IAMS)” (Usluga upravljanja identitetom i pristupom) na http://ec.europa.eu/dpo-register i povezanu posebnu izjavu o zaštiti osobnih podataka za sustav EU Login.
[3] Vidjeti obavijest o obradi podataka DPR-EC-03187 „Identity & Access Management Service (IAMS)” (Usluga upravljanja identitetom i pristupom) na http://ec.europa.eu/dpo-register i povezanu posebnu izjavu o zaštiti osobnih podataka. U toj posebnoj izjavi o zaštiti osobnih podataka možete pronaći relevantne informacije koje odgovaraju točkama od 4. do 9. ove izjave o zaštiti osobnih podataka.
[4] https://intragate.ec.europa.eu/cas/privacyStatement.html
[5] https://intragate.ec.europa.eu/cas/privacyStatement.html