Apstrādes darbība: popularizēt Eiropas pilsoņu iniciatīvu (EPI) un atvieglināt tās piemērojumu, izmantojot tiešsaistes sadarbības platformu (Eiropas pilsoņu iniciatīvas forums)
Datu pārzinis: Eiropas Komisija
Operatīvais datu pārzinis: nodaļa SG.A.1 “Politiskās prioritātes un darba programma”
Atsauces numurs: DPR-EC-00828
1. Ievads
Šajā paziņojumā par privātumu ir izskaidrots visu sniegto persondatu apstrādes pamatojums un tas, kādā veidā tie tiek vākti, apstrādāti un aizsargāti, kā šī informācija tiek izmantota un kādas ir jūsu tiesības attiecībā uz jūsu persondatiem. Šeit ir norādīta arī kontaktinformācija saziņai ar atbildīgo datu pārzini, pie kura varat vērsties, lai izmantotu savas tiesības, un datu aizsardzības speciālista un Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja kontaktinformācija.
Eiropas Komisija (turpmāk “Komisija”) ir apņēmusies aizsargāt jūsu persondatus un privātumu. Komisija vāc un tālāk apstrādā persondatus atbilstīgi Eiropas Parlamenta un Padomes 2018. gada 23. oktobra Regulai (ES) 2018/1725 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Savienības iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās un par šādu datu brīvu apriti (ar ko atceļ Regulu (EK) Nr. 45/2001).
Šis paziņojums par persondatu aizsardzību attiecas uz datu apstrādes darbībām saistībā ar Eiropas pilsoņu iniciatīvas (EPI) tiešsaistes sadarbības platformu ( turpmāk “platforma”), kuras īsteno SG.A.1. nodaļa “Politikas prioritātes un darba programma”.
Platformas operatīvā pārvaldība ir uzticēta ārējam darbuzņēmējam (turpmāk “platformas operators”). Darbuzņēmējs ir EUROPEAN CITIZEN ACTION SERVICE, bezpeļņas organizācija, kura ir reģistrēta saskaņā ar Beļģijas tiesību aktiem. Tās juridiskā adrese ir šāda: BeCentral 12 Cantersteen, 1000, B-1060 Brussels, Belgium. Platformas operators Komisijas vārdā darbojas kā reģistrēto lietotāju persondatu apstrādātājs.
2. Kāpēc un kā mēs apstrādājam jūsu persondatus?
Apstrādes darbības mērķis:
platforma piedāvā atbalstu Eiropas pilsoņu iniciatīvu sagatavošanā un veicina debates attiecībā uz tām, kā arī attiecībā uz pašu instrumentu un tā piemērojumu [1].
Platforma ir paredzēta pašreizējo un turpmāko EPI organizatoriem, ekspertiem, pilsoniskās sabiedrības pārstāvjiem, Komisijai un citām iestādēm, kā arī visiem iedzīvotājiem, kuriem ir interese par EPI.
Tās uzdevums ir (potenciālajiem) EPI organizatoriem palīdzēt atrast partnerus Eiropā, lai izveidotu pilsoņu komiteju, formulētu savas iniciatīvas saturu kopā ar pieredzējušākiem dalībniekiem, sagatavotu kampaņas, uzzinātu, kā savākt līdzekļus un īstenot kampaņas, kā arī apmainīties ar pieredzi un labāko praksi ar citiem organizatoriem. Platforma ir pieejama visiem ieinteresētajiem iedzīvotājiem. Viņi tur var iesaistīties diskusijās par atsevišķām iniciatīvām dažādos posmos, kā arī izteikties par EPI funkcionēšanas aspektiem.
Platformas pamatfunkcijas ir:
- diskusijas un jaunumu forums, kas piedāvā iespēju risināt tiešsaistes diskusijas un publicēt emuāru rakstus par tematiem, kas saistīti ar EPI. Mērķis ir atbalstīt mijiedarbību starp EPI kopienas locekļiem, informācijas un paraugprakses apmaiņu, partneru meklēšanu utt.;
- mācību telpa, kur tiek piedāvātas vadlīnijas attiecībā uz EPI dzīves cikla dažādajiem aspektiem, un
- palīdzības dienests, kas atbild uz lietotāju jautājumiem un sniedz viņiem tiešu atbalstu.
Mēs vācam un izmantojam jūsu persondatus, lai nodrošinātu jūsu ienākšanu platformā un turpmāko mijiedarbību ar to un tās reģistrētajiem lietotājiem, kā arī lai atvieglotu lietotāju kopienas izveidi, sadarbību un apmaiņu starp viņiem. Jūsu vārds un jūsu fotoattēls, ja tāds ir pieejams, būs redzams blakus jūsu ierakstiem platformā, un citi reģistrētie lietotāji varēs redzēt jūsu profilā esošo informāciju (izņemot e-pasta adresi). Jūsu vārds var parādīties arī citu lietotāju veiktas meklēšanas rezultātos, kas iegūti, izmantojot kritērijus “dzīvesvietas valsts” un “interešu joma”.
Mēs vācam un apstrādājam jūsu persondatus šādi –
- jūsu dati tiks apstrādāti pa daļai automatizēti. Runa jo īpaši ir par šādiem procesiem:
- pirmo reizi pieslēdzoties platformai, kolīdz, noklikšķinot uz attiecīgās ailes tīmekļa veidlapā, jūs norādāt, ka vēlaties reģistrēties kā platformas reģistrēts lietotājs, jūsu vārds, uzvārds un e-pasta adrese tiek automātiski importēti lietotāja profilā no “EU Login” lietotnes (kur lietotājiem jāreģistrējas un jāpiesakās vispirms) [2];
- pēc reģistrēšanās jūsu vārds, uzvārds un jūsu fotoattēls, ja tāds ir, automātiski parādīsies blakus visiem jūsu ierakstiem platformā;
- jūs manuāli aizpildāt, saglabājat un rediģējat persondatus un citu informāciju savā lietotāja profilā (izņemot datus, kas importēti no “EU Login”);
- jūsu e-pasta adreses paziņošanai citam reģistrētam lietotājam ir vajadzīga jūsu attiecīga atļauja;
- citas ar jūsu datiem saistītās darbības platformas operators veic manuāli (elektroniskā veidā). Runa jo īpaši ir par šādām darbībām:
- ar datu aizsardzību saistīto pieprasījumu apstrāde (jo īpaši pa e-pastu nosūtītie pieprasījumi dzēst lietotāja profilu).
Apstrādātos persondatus var atkārtoti izmantot procedūrām ES tiesās, valstu tiesās, Eiropas Ombudā vai Eiropas Revīzijas palātā.
Jūsu persondati netiks izmantoti nedz automatizētai lēmumu pieņemšanai, nedz profilēšanai.
3. Kāds ir jūsu persondatu apstrādes juridiskais pamats?
Platforma tiek īstenota, pamatojoties uz Regulas (ES) Nr. 2019/788 par Eiropas pilsoņu iniciatīvu 4. panta 2. punktu.
Ja esat ārējs lietotājs, to datu apstrāde, kuri ir obligāti jāsniedz, ir likumīga saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 5. panta 1. punkta a) un b) apakšpunktu, kas attiecas uz situāciju, kad “apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs vai īstenojot Savienības iestādei vai struktūrai piešķirtās oficiālās pilnvaras”, un “(...) lai izpildītu uz pārzini attiecināmu juridisku pienākumu”.
Tādu papildu datu apstrāde, kuri nav obligāti jāsniedz, ir balstīta uz jūsu piekrišanu, un tāpēc tā ir likumīga saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 5. panta 1. punkta d) apakšpunktu, kas attiecas uz situāciju, kad “datu subjekts ir devis piekrišanu savu persondatu apstrādei vienam vai vairākiem konkrētiem nolūkiem”.
Paši par sevi jūsu apstrādātie dati neietilpst nevienā no kategorijām, attiecībā uz kurām apstrāde ir aizliegta ar Regulas (ES) 2018/1725 10. panta 1. punktu (“īpašas persondatu kategorijas”), ja vien nav piemērojams kāds no Regulas (ES) 2018/1725 10. panta 2. punktā minētajiem iemesliem. Tomēr tas, ka iesaistāties platformas darbībās, lai organizētu konkrētu iniciatīvu, var atklāt jūsu politiskos uzskatus. Tādējādi attiecīgās iniciatīvas politiskā sensivitāte var norādīt uz jūsu datu sensivitāti.
Atkarībā no jūsu iniciatīvas priekšmeta un sensivitātes jūsu apstrādātie dati var tikt atzīti par tādiem, kas atklāj politiskos uzskatus.
Lai gan jūs lemjat par to, kādu saturu vēlaties publicēt, jāsaprot, ka tad, ja šāds saturs ir politiski sensitīvs, jūs esat devis nepārprotamu piekrišanu šo sensitīvo datu apstrādei. Šādā gadījumā apstrāde nav aizliegta saskaņā ar 10. panta 2. punkta a) apakšpunktu.
Ja esat platformas administrators (t.i., platformas lietotājs ar priviliģētām tiesībām piekļūt platformas satura pārvaldības sistēmai), jūsu datus apstrādā uz līguma pamata, kā minēts Regulas 2018/1725 5. panta 1. punkta c) apakšpunktā (platformas operators) un 5. panta 1. punkta a) un b) apakšpunktā (Komisijas darbinieki, kas atbild par EPI vai platformas IT aspektiem).
4. Kādus persondatus mēs vācam un apstrādājam?
Lai jūs varētu pieslēgties platformai kā reģistrēts lietotājs (arī kā platformas administrators), jums vispirms jāreģistrējas Eiropas Komisijas autentificēšanas sistēmā “EU Login”.
Uz datiem, ko sniedzat šajā sakarā, attiecas Eiropas Komisijas Identitātes un piekļuves pārvaldības sistēmas (IAMS) privātuma paziņojums [3].
Kad pēc reģistrēšanās un identificēšanās autentificēšanas sistēmā “EU Login” pirmoreiz pieslēgsieties platformai, platformas datubāzē tiks izveidots jūsu lietotāja profils, kurā jūsu vārds, uzvārds un e-pasta adrese tiks automātiski importēta no IAMS datubāzes.
Jūs tiksiet aicināts sniegt šādus persondatus/informāciju lietotāja profila izveides pabeigšanai:
- pilsonība,
- vēlamā valoda,
- dzīvesvietas valsts,
- vecuma grupa,
- dzimums,
- interešu joma,
- profesija/nodarbošanās,
- cita informācija par jums un platformas izmantojuma motivācija,
- fotogrāfija.
Jūsu ierosinājumi un komentāri platformā, kā arī jūsu saziņa ar palīdzības dienestu var saturēt persondatus vai tikt uzskatīta par tādiem.
Platformas lietotāju veikto darbību vēsture tiek glabāta viesošanas vidē kā žurnālfaili problēmu novēršanas nolūkā.
5. Cik ilgi mēs glabājam jūsu persondatus?
Persondatus glabājam tikai tik ilgi, cik tas ir nepieciešams datu vākšanas vai tālākas apstrādes mērķiem. Piemēro šādus termiņus.
(i) Informācija, ko esat sniedzis, reģistrējoties autentificēšanas sistēmā “EU Login”
Datu glabāšanas ilgums autentificēšanas sistēmā “EU Login” ir noteikts Eiropas Komisijas Identitātes pārvaldības sistēmas privātuma paziņojumā [4].
(ii) Informācija, ko esat sniedzis lietotāja profilā (kā reģistrēts lietotājs, arī kā platformas administrators)
Persondati, kas ietilpst jūsu lietotāja profilā, ieskaitot priekšlikumus, komentārus un saziņu ar palīdzības dienestu, tiks glabāti (vietnē), kamēr turpināsiet darboties vietnē, pats neizdzēsīsiet sava profila datus vai nepieprasīsiet platformas administratoram dzēst jūsu lietotāja profilu no platformas.
Ja divu gadu laikā neveiksiet nekādas darbības jūsu lietotāja profils tiks automātiski izdzēsts bez nepieciešamības iesniegt īpašu pieprasījumu.
Lai nodrošinātu platformas konsekvenci un tās satura loģisko saskaņotību, pēc lietotāja profila varbūtējas izdzēšanas (pēc jūsu pieprasījuma vai automātiski) jūsu atbildes un komentāri, kā arī informācijas apmaiņa ar palīdzības dienestu platformā tiks saglabāta anonimizētā veidā.
Žurnālfailus glabā 40 dienas.
6. Kā mēs aizsargājam jūsu persondatus?
Lai aizsargātu jūsu persondatus, Komisija ir ieviesusi vairākus tehniskus un organizatoriskus pasākumus. Tehniskie pasākumi ietver piemērotas darbības attiecībā uz drošību tiešsaistē, datu zudumu risku, datu pārveidošanu un neatļautu piekļuvi, ņemot vērā persondatu apstrādāšanas risku un to būtību. Organizatoriskie pasākumi ietver piekļuves persondatiem ierobežošanu, piešķirot to tikai pilnvarotām personām, kurām ir pamatota nepieciešamība tos zināt.
Visi persondati, kas ir elektroniskā formā (e-vēstules, dokumenti, datubāzes, augšupielādētas datu paketes utt.), glabājas Eiropas Komisijas vai tās darbuzņēmēja(-u) serveros.
Uz visām apstrādes darbībām, ko veic, izmantojot Eiropas Komisijas sakaru un informācijas sistēmas, attiecas Eiropas Komisijas 2017. gada 10. janvāra lēmums (ES, Euratom) 2017/46 par par komunikācijas un informācijas sistēmu drošību Eiropas Komisijā.
Platformas datubāze tiek drošā veidā viesota Eiropas Komisijas līgumslēdzēja, proti, Amazon Web Service, serveros. Līgumslēdzējs regulāri instalē atjauninājumus un korekcijas, lai serveri būtu aizsargāti pret ielaušanos un ļaunprātīgu piekļuvi.
Komisijas datu apstrādātājiem (darbuzņēmējiem) jāievēro īpaša līguma klauzula, kas attiecas uz jūsu persondatu apstrādes darbībām Komisijas uzdevumā. Datu apstrādātājiem ir jāievieš atbilstoši tehniskie un organizatoriskie pasākumi, kas nodrošina Komisijas prasīto drošības līmeni.
7. Kam persondati ir pieejami un kam tos izpauž?
Piekļuve jūsu persondatiem tiek sniegta Komisijas darbiniekiem un platformas operatoram, kas atbild par šīs apstrādes darbības veikšanu. Piekļuve ir ierobežota, pamatojoties uz principu “nepieciešamība zināt”, un attiecīgie darbinieki ievēro likumā noteiktās (Komisijas gadījumā) un līgumiskās (persondatu apstrādātāja gadījumā) konfidencialitātes prasības.
Jūsu vārds, uzvārds un fotoattēls, ja tāds būs pieejams, parādīsies blakus saturam, kuru publicēsiet platformā, un līdz ar to tas būs redzams plašai sabiedrībai.
Sniedzot šo ierobežoto informāciju par diskusijas dalībniekiem, var izsekot līdzi diskusijām, ko ierosinājis konkrētais lietotājs. Tas ir saskaņā ar pārredzamības un pārskatatbildības politiku, kas piemērojama šim rīkam.
Lietotāja profila pilns saturs, ieskaitot e-pasta adresi, būs redzams platformas administratoriem. Ja rodas problēma, kas prasa IT atbalstu, jūsu lietotāja profila informācija, ieskaitot platformas žurnālfailus, var tikt kopīgota ar Komisijas Informātikas ģenerāldirektorāta (DG DIGIT) darbiniekiem atbalsta pakalpojumu ietvaros, pamatojoties uz principu “nepieciešamība zināt”.
Jūsu e-pasta adrese, kas ietilpst lietotāja profilā, tiks paziņota citiem reģistrētajiem lietotājiem tikai tad, ja jūs skaidri piekritīsiet paziņot šos datus, izmantojot īpašu platformas funkciju.
- Ja cits reģistrēts lietotājs vēlas sazināties ar jums personiski, viņš var aizpildīt platformā pieejamo saziņas veidlapu, norādot jūsu vārdu un nosūtāmā ziņojuma saturu. Jūs saņemsiet šī lietotāja ziņojumu e-pasta adresē, kas izmantota jūsu “EU Login” kontā. Tā lietotāja e-pasta adrese, kurš ar jums sazinās, parādīsies, ja atbildēsiet uz ziņojumu. Nosūtot atbildi šim lietotājam, jūs darīsiet viņam zināmu jūsu e-pasta adresi.
- Savukārt, ja gribēsiet individuāli sazināties ar citu platformas lietotāju, jums būs jāizmanto tā pati platformas funkcija un tādējādi jādara šim lietotājam zināma jūsu e-pasta adrese.
Turklāt platformas operators, rīkojoties saskaņā ar Komisijas norādījumiem, var izmantot EPI foruma funkciju “Sazināties”, lai nosūtītu e-pastus visiem reģistrētajiem lietotājiem nolūkā tos informēt par platformas uzlabojumiem vai par svarīgām darbībām, kas ir saistītas ar EPI forumu. Šo e-pasta vēstuļu mērķis ir ļaut lietotājiem uzlabot sakarus un mijiedarbību ar platformu un citiem tās reģistrētajiem lietotājiem, kā arī veicināt lietotāju kopienas veidošanos, sadarbību un apmaiņu starp reģistrētajiem lietotājiem.
Informācija, ko mēs vācam, netiks izpausta nevienai trešai personai, izņemot tādā mērā un tādos gadījumos, kad tas, iespējams jādara saskaņā ar tiesību aktiem.
8. Kādas ir jūsu tiesības, un kā jūs tās varat izmantot?
Jums kā “datu subjektam” Regulas (ES) 2018/1725 III nodaļas (14.–25. pants) nozīmē ir konkrētas tiesības, piemēram, tiesības piekļūt saviem persondatiem un tos labot, ja jūsu persondati ir neprecīzi vai nepilnīgi. Jums ir tiesības dzēst savus persondatus, ierobežot to apstrādi un iebilst pret apstrādi.
Jūsu lietotāja profilā sniegto neobligāto persondatu apstrādes pamatā ir jūsu piekrišana. Jūs jebkurā laikā varat atsaukt savu piekrišanu, izdzēšot attiecīgo informāciju savā lietotāja profilā vai sazinoties ar datu pārzini. Piekrišanas atsaukšana neietekmēs tās apstrādes likumību, kas veikta pirms jūsu piekrišanas atsaukuma.
Savas tiesības varat īstenot, sazinoties ar datu pārzini vai datu apstrādātāju (platformas operatoru) vai – konflikta gadījumā – ar datu aizsardzības speciālistu un, ja nepieciešams, ar Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāju, izmantojot zemāk 9. punktā sniegto kontaktinformāciju.
Attiecībā uz informāciju, ko esat sniedzis, reģistrējoties “EU Login” autentificēšanas sistēmā, lūdzam skatīt Eiropas Komisijas Identitātes pārvaldības dienesta privātuma paziņojumu [5].
Ja vēlaties izmantot savas tiesības saistībā ar vienu vai vairākām konkrētām apstrādes darbībām, savā pieprasījumā norādiet attiecīgo atsauces numuru (kā tas norādīts 9. punktā).
Visi pieprasījumi attiecībā uz piekļuvi persondatiem tiks izskatīti viena mēneša laikā pēc pieprasījuma saņemšanas. Visi pārējie iepriekš minētie pieprasījumi tiks izskatīti 15 darbdienu laikā.
Varat arī tieši izmantot savas tiesības attiecībā uz informāciju, ko esat sniedzis kā daļu no sava reģistrētā lietotāja profila: jūs varat pats tiešsaistē pārbaudīt, labot, atjaunināt un dzēst informāciju savā lietotāja profilā (izņemot informāciju, kas ir importēta no autentificēšanas sistēmas “EU Login”).
9. Kontaktinformācija
Ja vēlaties īstenot savas tiesības atbilstīgi Regulai (ES) 2018/1725 vai ja jums ir komentāri, jautājumi vai bažas, vai ja vēlaties iesniegt sūdzību par jūsu persondatu vākšanu un izmantošanu, lūdzam sazināties ar šādām personām:
- Operatīvais persondatu pārzinis:
European Commission
Secretariat General
Directorate A 'Strategy, Better Regulation & Corporate Governance'
Unit A.1 'Policy Priorities & Work Programme '
B – 1049 Brussels, Belgium
Tālr. +32 2 29 92165
Fakss: +32 2 29 66655
E-pasta adrese: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Datu apstrādātājs (EPI platformas operators):
EUROPEAN CITIZEN ACTION SERVICE
BeCentral 12 Cantersteen
1000B Brussels, Belgium
E-pasta adrese: ECIforum@ecas.org
- Komisijas datu aizsardzības speciālists (DAS)
Par jautājumiem, kas saistīti ar jūsu persondatu apstrādi atbilstīgi Regulai (ES) 2018/1725, varat sazināties ar datu aizsardzības speciālistu (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājs (EDAU)
Ja uzskatāt, ka datu pārziņa veiktās persondatu apstrādes rezultātā ir pārkāptas jūsu tiesības, kas noteiktas Regulā (ES) 2018/1725, jums ir tiesības vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja (t. i., iesniegt sūdzību), rakstot uz šādu e-pasta adresi:edps@edps.europa.eu.
10. Kur atrast sīkāku informāciju?
Komisijas datu aizsardzības speciālists (DAS) publicē visu to Komisijas veikto persondatu apstrādes darbību sarakstu, kuras ir reģistrētas un par kurām viņam ir paziņots. Reģistram var piekļūt, izmantojot šo saiti: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Šī konkrētā apstrādes darbība datu aizsardzības speciālista publiskajā reģistrā ir iekļauta ar apstrādes darbības atsauces numuru DPR-EC-00828.
Vispārīga informācija par persondatu aizsardzību saistībā ar EPI īstenošanu ir pieejama šādā adresē: https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection
[1] Plašākai informācijai par Eiropas pilsoņu iniciatīvu skatiet: https://citizens-initiative.europa.eu
[2] Sk. paziņojumu DPR-EC-03187 attiecībā uz Identitātes un piekļuves pārvaldības sistēmu (IAMS) adresē http://ec.europa.eu/dpo-register un attiecīgo sistēmas “EU Login” privātuma paziņojumu.
[3] Sk. paziņojumu DPR-EC-03187 attiecībā uz Identitātes un piekļuves pārvaldības sistēmu (IAMS) adresē http://ec.europa.eu/dpo-register un attiecīgo privātuma paziņojumu. Izlasiet minēto privātuma paziņojumu, lai uzzinātu noderīgu informāciju, kas atbilst šī paziņojuma par privātumu 4.-9. punktā izklāstītajai informācijai.
[4] https://intragate.ec.europa.eu/cas/privacyStatement.html
[5] https://intragate.ec.europa.eu/cas/privacyStatement.html