Tratamento de dados: Promover e facilitar a Iniciativa de Cidadania Europeia (ICE) através de uma plataforma de colaboração em linha (o Fórum da Iniciativa de Cidadania Europeia)
Responsável pelo tratamento: Comissão Europeia
Responsável operacional pelo tratamento: Unidade SG.A.1 – Prioridades Políticas e Programa de Trabalho
Referência de registo: DPR-EC-00828
1. Introdução
A presente declaração de confidencialidade explica por que motivo tratamos os seus dados pessoais, como recolhemos, gerimos e protegemos todos os dados pessoais transmitidos e como utilizamos as informações assim obtidas. Além disso, enuncia os direitos que lhe assistem relativamente aos seus dados pessoais e indica os contactos do responsável pelo tratamento, a quem pode dirigir‑se para exercer os seus direitos, do encarregado da proteção de dados e da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados.
A Comissão Europeia (a seguir designada por «a Comissão») compromete-se a proteger os seus dados pessoais e a respeitar a sua privacidade. A Comissão recolhe e procede ao tratamento de dados pessoais em conformidade com o Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2018, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da União e à livre circulação desses dados (que revoga o Regulamento (CE) n.º 45/2001).
A presente declaração de confidencialidade diz respeito às operações de tratamento de dados da plataforma de colaboração em linha (a seguir designada por «plataforma») da Iniciativa de Cidadania Europeia (ICE) efetuadas pela Unidade SG.A.1 – Prioridades Políticas e Programa de Trabalho.
A Comissão encarregou um contratante externo («operador da plataforma») de gerir a plataforma. O contratante é o SERVIÇO DE AÇÃO DOS CIDADÃOS EUROPEUS, uma organização sem fins lucrativos registada nos termos da legislação belga, com sede social em BeCentral 12 Cantersteen, 1000 Bruxelas, Bélgica. O operador da plataforma atua como encarregado do tratamento de dados (subcontratante) por conta da Comissão, no que se refere aos dados pessoais dos utilizadores registados.
2. Por que motivo e de que forma tratamos os seus dados pessoais?
Finalidade do tratamento:
A plataforma presta apoio à preparação de iniciativas de cidadania europeia e promove o debate tanto sobre as iniciativas como sobre o instrumento propriamente dito e a sua utilização [1].
A plataforma tem por alvo os atuais e potenciais organizadores de iniciativas de cidadania europeia, os especialistas, as partes interessadas da sociedade civil, a Comissão e outras instituições e, de um modo mais geral, todos os cidadãos interessados na ICE.
O seu objetivo é ajudar (potenciais) organizadores interessados em lançar uma iniciativa de cidadania europeia a encontrar parceiros na Europa para formar o grupo de organizadores necessário, a formular o conteúdo da sua iniciativa juntamente com participantes mais experientes, a preparar campanhas, a aprender a angariar fundos e a fazer campanha e a trocar experiências e boas práticas com outros operadores. A plataforma também permite aos cidadãos que o desejem participar e seguir os debates, quer sobre iniciativas específicas nas suas várias fases, quer sobre os aspetos horizontais do funcionamento da iniciativa de cidadania europeia em geral.
A plataforma tem como principais vertentes:
- Um fórum de notícias e debate, que permite o debate e a publicação em linha de artigos de blogue sobre temas relacionados com a iniciativa de cidadania europeia, com vista a fomentar a interação entre os membros da comunidade da ICE, o intercâmbio de informações e boas práticas, a identificação de parceiros, etc.
- Um espaço de aprendizagem com material de orientação sobre os aspetos mais relevantes do ciclo de vida de uma iniciativa, e
- Um serviço de assistência com um mecanismo de consulta e ajuda direta
Recolhemos e utilizamos as suas informações pessoais para permitir a sua conexão e interação com a plataforma e os outros utilizadores registados, bem como para promover a criação de uma comunidade e a colaboração e os intercâmbios entre os utilizadores. Concretamente, o seu nome e eventual fotografia aparecerão associados aos seus contributos para a plataforma e os outros utilizadores poderão consultar as informações que figuram no seu perfil (com exceção do endereço eletrónico). Pode igualmente aparecer nos resultados de pesquisas efetuadas por outros utilizadores com base nos critérios «país de residência» e «área de interesse».
Recolhemos e tratamos os seus dados pessoais da seguinte forma:
- Uma parte dos seus dados pessoais são tratados de forma automatizada, nomeadamente:
- Depois de se conectar pela primeira vez à plataforma e de solicitar o registo como utilizador registado da plataforma (clicando no campo correspondente no formulário Web), o seu nome próprio, apelido e endereço de correio eletrónico são automaticamente importados para o perfil de utilizador da aplicação «EU Login» (onde os utilizadores registados começam por ter de se registar e de iniciar sessão) [2]
- Efetuado o registo, o seu nome e eventual fotografia serão automaticamente publicados ao lado de quaisquer contributos que publique na plataforma
- Pode preencher, guardar e alterar manualmente os dados pessoais e outras informações no seu perfil de utilizador (com exceção dos dados importados da aplicação «EU Login»)
- A comunicação do seu endereço eletrónico a outro utilizador registado exige a sua autorização expressa
- Outras operações relativas aos seus dados são executadas manualmente (em formato eletrónico) pelo operador da plataforma, nomeadamente:
- O tratamento dos seus pedidos em matéria de proteção de dados (designadamente os pedidos de supressão de um perfil de utilizador enviados por correio eletrónico)
Os dados pessoais tratados podem ser reutilizados para fins processuais junto dos tribunais da UE, dos tribunais nacionais, do Provedor de Justiça Europeu ou do Tribunal de Contas Europeu.
Os seus dados pessoais não serão utilizados para a tomada automatizada de decisões, incluindo a definição de perfis.
3. Em que fundamentos jurídicos nos baseamos para tratar os seus dados pessoais?
A plataforma é implementada com base no artigo 4.º, n.º 2, do Regulamento (UE) 2019/788 sobre a iniciativa de cidadania europeia.
Se é um utilizador externo, o tratamento dos dados que lhe são solicitados com caráter obrigatório é lícito em conformidade com o artigo 5.º, n.º 1, alíneas a) e b), do Regulamento (UE) 2018/1725, que se refere a uma situação em que o «tratamento é necessário para o exercício de funções de interesse público ou para o exercício da autoridade pública de que a instituição ou o órgão da União estão investidos» e «para o cumprimento de uma obrigação jurídica a que o responsável pelo tratamento está sujeito».
O tratamento de dados adicionais de caráter facultativo baseia-se no seu consentimento, sendo, pois, lícito em conformidade com o artigo 5.º, n.º 1, alínea d), do Regulamento (UE) 2018/1725, que se refere a uma situação em que «o titular dos dados deu o seu consentimento ao tratamento dos seus dados pessoais para uma ou mais finalidades específicas».
Considerados isoladamente, os seus dados tratados não se enquadram nas categorias de dados cujo tratamento é proibido pelo artigo 10.º, n.º 1, do Regulamento (UE) 2018/1725 («categorias especiais de dados pessoais»), a menos que se verifique um dos casos previstos no artigo 10.º, n.º 2, do Regulamento (UE) 2018/1725. Todavia, o facto de participar nas atividades da plataforma com vista à organização de uma iniciativa específica poderá ser revelador das suas opiniões políticas. Os seus dados pessoais poderão, assim, ser considerados sensíveis em virtude da sensibilidade política da iniciativa em causa.
Dependendo do tema e da sensibilidade da sua iniciativa, os seus dados pessoais tratados poderão, por conseguinte, ser considerados reveladores de opiniões políticas.
Embora decida quais os conteúdos que pretende publicar, se esses conteúdos forem politicamente sensíveis, entende-se que deu o consentimento explícito para o seu tratamento. De acordo com o artigo 10.º, n.º 2, alínea a), nesse caso, o tratamento não é proibido.
Se for um administrador da plataforma (ou seja, um utilizador da plataforma com acesso privilegiado elevado ao sistema de gestão de conteúdos da plataforma), os seus dados serão tratados na base contratual referida no artigo 5.º, n.º 1, alínea c) («operador da plataforma»), e no artigo 5.º, n.º 1, alíneas a) e b) (pessoal da Comissão responsável pela ICE ou pela ferramenta informática da plataforma), do Regulamento (UE) 2018/1725.
4. Que dados pessoais recolhemos e tratamos?
Para se poder conectar à plataforma como utilizador registado (incluindo os administradores da plataforma), é necessário registar-se previamente através do serviço de autenticação da Comissão Europeia EU Login.
Os dados fornecidos nesta ocasião estão sujeitos à declaração de confidencialidade do Serviço de Gestão de Identidade e Acesso da Comissão Europeia (IAMS) [3].
Depois de se registar e identificar através do serviço de autenticação EU Login e de se conectar pela primeira vez à plataforma, será criado um perfil de utilizador para si na base de dados da plataforma, para onde serão automaticamente importados o seu nome próprio, apelido e endereço eletrónico constantes da base de dados gerida pelo IAMS.
Será também convidado a facultar os seguintes dados/informações pessoais, necessários para preencher o seu perfil de utilizador (facultativo):
- Nacionalidade
- Língua preferencial
- País de residência
- Faixa etária
- Género
- Área de interesse
- Profissão/função
- Contexto e motivação para utilizar a plataforma
- Fotografia
Os seus contributos e comentários na plataforma e comunicações com o serviço de assistência também poderão conter dados pessoais ou ser considerados como tal.
O histórico das operações realizadas pelos utilizadores na plataforma é conservado no ambiente de alojamento sob a forma de ficheiros de registo para efeitos de resolução de problemas.
5. Durante quanto tempo conservamos os seus dados pessoais?
Conservamos os seus dados pessoais apenas durante o tempo necessário para cumprir o objetivo que presidiu à recolha ou para tratamento posterior. Aplicam-se os seguintes períodos de conservação de dados:
i) Informações fornecidas para se registar no serviço de autenticação EU Login
Os períodos de conservação dos dados no serviço de autenticação EU Login estão definidos na declaração de confidencialidade do Serviço de Gestão da Identidade da Comissão Europeia [4].
ii) Dados fornecidos para completar o seu perfil de utilizador (utilizadores registados e administradores da plataforma)
Enquanto se mantiver ativo na plataforma, os dados pessoais contidos no seu perfil de utilizador — incluindo contributos e comentários na plataforma e comunicações com o serviço de assistência — serão conservados (no sítio), a menos que os tenha apagado diretamente do seu perfil ou solicitado ao administrador da plataforma a supressão do seu perfil de utilizador.
Após dois anos de inatividade contínua, o seu perfil de utilizador será automaticamente apagado, sem necessidade de apresentar um pedido específico para o efeito.
A fim de assegurar a coerência da plataforma e do seu conteúdo, após uma eventual supressão do perfil de utilizador (a seu pedido ou automaticamente, após dois anos de inatividade na plataforma), os seus contributos, comentários e comunicações com o serviço de assistência serão conservados na plataforma numa versão anonimizada.
Os ficheiros de registo são conservados durante 40 dias.
6. De que forma protegemos e salvaguardamos os seus dados pessoais?
A Comissão tomou uma série de medidas técnicas e organizativas para proteger os seus dados pessoais. As medidas técnicas incluem ações adequadas para garantir a segurança em linha e proteger do risco de perda ou alteração de dados ou de acesso não autorizado aos mesmos, tendo em conta o risco inerente ao tratamento e a natureza dos dados pessoais tratados. As medidas organizativas incluem a limitação do acesso aos dados apenas a pessoas devidamente autorizadas e com necessidade legítima de tomar conhecimento dos mesmos para efeitos desta operação de tratamento.
Todos os dados pessoais em formato eletrónico (mensagens de eletrónicas, documentos, bases de dados, lotes de dados carregados, etc.) são conservados nos servidores da Comissão Europeia ou dos seus contratantes (e subcontratantes).
Todas as operações de tratamento efetuadas através dos sistemas de comunicação e de informação da Comissão Europeia estão sujeitas à Decisão (UE, Euratom) 2017/46 da Comissão, de 10 de janeiro de 2017, relativa à segurança dos sistemas de comunicação e de informação na Comissão Europeia.
A base de dados da plataforma está alojada de forma segura nos servidores de um contratante da Comissão Europeia, a saber, a Amazon Web Service. O contratante efetua regularmente correções e atualizações a fim de proteger os servidores de intrusões e acessos mal intencionados.
Os subcontratantes (encarregados do tratamento de dados) da Comissão estão vinculados por uma cláusula contratual específica respeitante a quaisquer operações de tratamento dos seus dados pessoais em nome da Comissão. Os subcontratantes devem tomar medidas técnicas e organizativas adequadas para garantir o nível de segurança exigido pela Comissão.
7. Quem tem acesso aos seus dados pessoais e a quem podem ser divulgados?
O acesso aos seus dados pessoais é facultado à Comissão e ao pessoal do operador da plataforma responsável por efetuar esta operação de tratamento. O acesso é limitado com base no princípio da necessidade de tomar conhecimento e o pessoal em causa está sujeito a obrigações estatutárias (no caso da Comissão) e contratuais (no caso de subcontratantes) e a acordos de confidencialidade.
O seu nome próprio e apelido, bem como eventual fotografia, aparecerão ao lado de qualquer conteúdo que publique na plataforma e, consequentemente, serão visíveis para o público em geral.
A publicação destas informações restritas sobre os participantes nos tópicos de debate permite seguir os contributos dos utilizadores e reflete a política de transparência e responsabilização aplicável a esta ferramenta.
O conteúdo completo do seu perfil de utilizador, incluindo o endereço eletrónico, será acessível aos administradores da plataforma. Caso surja um problema que exija apoio informático, os dados do seu perfil de utilizador, incluindo ficheiros de registo da plataforma, podem ser partilhados com o pessoal da Comissão da Direção-Geral da Informática (DG DIGIT), enquanto presta serviços de apoio, com base no princípio da necessidade de tomar conhecimento.
O endereço eletrónico que consta do seu perfil de utilizador só poderá ser comunicado a outros utilizadores registados com o seu consentimento expresso para a comunicação destes dados através de uma funcionalidade específica da plataforma:
- Caso outros utilizadores registados o desejem contactar pessoalmente, devem preencher o formulário de contacto disponível na plataforma, indicando o seu nome e o teor da mensagem a enviar. Receberá então a mensagem deste utilizador na caixa de correio utilizada pela sua conta EU Login. O endereço eletrónico do utilizador que o contactou ficará disponível se responder à mensagem. Ao enviar uma resposta estará a fornecer-lhe o seu endereço eletrónico.
- Da mesma forma, se desejar contactar pessoalmente outro utilizador da plataforma, terá de utilizar a mesma funcionalidade da plataforma e fornecer, assim, ao utilizador em causa o seu endereço eletrónico.
Além disso, o operador da plataforma pode, mediante instruções da Comissão, utilizar a funcionalidade «Entrar em contacto» do Fórum ICE para enviar mensagens de correio eletrónico a todos os utilizadores registados a fim de os notificar de atualizações da plataforma ou de atividades importantes específicas estritamente relacionadas com o Fórum ICE. O objetivo destas mensagens é permitir que os utilizadores melhorem a conexão e interação com a plataforma e os outros utilizadores registados, bem como promover a criação de uma comunidade e a colaboração e os intercâmbios entre os utilizadores.
As informações que recolhemos não serão comunicadas a terceiros, exceto na medida e para os efeitos que nos sejam exigidos por lei.
8. Quais são os seus direitos e como pode exercê‑los?
Tem direitos específicos como «titular dos dados» nos termos do capítulo III (artigos 14.º a 25.º) do Regulamento (UE) 2018/1725, nomeadamente o direito de acesso aos seus dados pessoais e o direito de retificação dos mesmos caso estejam incorretos ou incompletos. Tem o direito de solicitar o apagamento dos seus dados pessoais, de restringir o tratamento dos mesmos ou de se opor ao seu tratamento.
O tratamento dos dados pessoais facultativos que forneceu no seu perfil de utilizador baseia-se no seu consentimento. Pode retirar o seu consentimento a qualquer momento apagando a respetiva informação no seu perfil de utilizador ou contactando o responsável pelo tratamento de dados. A retirada do consentimento não afeta a licitude do tratamento anteriormente efetuado.
Para exercer os seus direitos, contacte o responsável pelo tratamento de dados e/ou o respetivo subcontratante (operador da plataforma). Em caso de litígio, contacte o encarregado da proteção de dados e, se necessário, a Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (ver contactos no ponto 9).
No atinente às informações que forneceu no âmbito da sua inscrição no serviço de autenticação EU Login, consulte a declaração de confidencialidade específica do Serviço de Gestão da Identidade da Comissão Europeia [5].
Se pretender exercer os seus direitos no contexto de uma ou várias operações de tratamento específicas, indique a respetiva referência ou referências de registo (ver ponto 9) no seu pedido.
Os pedidos de acesso a dados pessoais são tratados no prazo de um mês a contar da sua receção. Os pedidos de outro tipo serão tratados no prazo de 15 dias úteis.
Também pode exercer diretamente os seus direitos no atinente às informações que forneceu como parte do seu perfil de utilizador registado: pode verificar, alterar, atualizar ou suprimir informações do seu perfil de utilizador diretamente em linha (com exceção das informações importadas do serviço de autenticação EU Login).
9. Contactos
Se pretender exercer os seus direitos ao abrigo do Regulamento (UE) 2018/1725, ou se tiver observações, perguntas ou dúvidas ou quiser apresentar uma reclamação relativa à recolha e utilização dos seus dados pessoais, contacte:
- Responsável operacional pelo tratamento
Comissão Europeia
Secretariado-Geral
Direção A — Estratégia, Legislar Melhor e Governação das Empresas
Unidade A.1 — Prioridades Políticas e Programa de Trabalho
B — 1049 Bruxelas, Bélgica
Tel. +32 2 29 92165
Fax: +32 2 29 66655
Correio eletrónico: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Subcontratante (operador da plataforma da ICE)
SERVIÇO DE AÇÃO DOS CIDADÃOS EUROPEUS
BeCentral 12 Cantersteen
B — 1000 Bruxelas, Bélgica
Correio eletrónico: ECIforum@ecas.org
- Encarregado da proteção de dados (EPD) da Comissão
Para questões relacionadas com o tratamento dos seus dados pessoais ao abrigo do Regulamento (UE) 2018/1725, contacte o encarregado da proteção de dados (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (AEPD)
Se considerar que os direitos que lhe são conferidos pelo Regulamento (UE) 2018/1725 foram infringidos em resultado do tratamento dos seus dados pessoais pelo responsável pelo tratamento, pode recorrer (isto é, apresentar uma queixa) à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (edps@edps.europa.eu).
10. Onde obter mais informações?
O encarregado da proteção de dados da Comissão publica o registo de todas as operações de tratamento de dados pessoais efetuadas pela Comissão que tenham sido documentadas e lhe tenham sido notificadas. Pode aceder ao registo através da seguinte ligação: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Esta operação de tratamento foi inscrita no registo público do encarregado da proteção de dados com a seguinte referência: DPR-EC-00828.
Pode obter informações gerais sobre a proteção de dados pessoais no contexto da execução da ICE em: https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection.
[1] Para mais informações sobre a iniciativa de cidadania europeia, consulte https://citizens-initiative.europa.eu.
[2] Ver DPR-EC-03187 Identity & Access Management Service (IAMS) em http://ec.europa.eu/dpo-register e a correspondente declaração de confidencialidade do EU Login.
[3] Ver DPR-EC-03187 Identity & Access Management Service (IAMS) em http://ec.europa.eu/dpo-register e a correspondente declaração de confidencialidade. Consulte esta declaração de confidencialidade específica para mais informações sobre os pontos 4 a 9 da presente declaração de confidencialidade.
[4] https://intragate.ec.europa.eu/cas/privacyStatement.html.
[5] https://intragate.ec.europa.eu/cas/privacyStatement.html.