Töötlemistoiming: Euroopa kodanikualgatuse edendamine ja hõlbustamine veebipõhise koostööplatvormi (Euroopa kodanikualgatuse foorum) kaudu
Vastutav töötleja: Euroopa Komisjon
Tegelik vastutav töötleja: Üksus SG.A.1 „Poliitikaprioriteedid ja tööprogramm“
Registriviide: DPR-EC-00828
1. Sissejuhatus
Käesolevates isikuandmete kaitse põhimõtetes selgitatakse, mis eesmärgil teie isikuandmeid töödeldakse, kuidas neid kogutakse, käsitletakse ja kaitstakse, kuidas saadud teavet kasutatakse ning millised on teie õigused oma isikuandmete suhtes. Isikuandmete kaitse põhimõtetest leiate ka selle vastutava töötleja kontaktandmed, kelle poole oma õiguste kasutamiseks pöörduda, ning andmekaitseametniku ja Euroopa Andmekaitseinspektori kontaktandmed.
Euroopa Komisjon (edaspidi „komisjon“) kohustub kaitsma isikuandmeid ja austama eraelu puutumatust. Komisjon kogub ja töötleb isikuandmeid vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu 23. oktoobri 2018. aasta määrusele (EL) 2018/1725, mis käsitleb füüsiliste isikute kaitset isikuandmete töötlemisel liidu institutsioonides, organites ja asutustes ning isikuandmete vaba liikumist (ning millega tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ) nr 45/2001).
Käesolevates isikuandmete kaitse põhimõtetes käsitletakse Euroopa kodanikualgatuse veebipõhise koostööplatvormi (edaspidi „platvorm“) töötlemistoiminguid, mida teostab üksus SG.A.1. „Poliitikaprioriteedid ja tööprogramm“.
Komisjon tellib platvormi käitamise väliselt töövõtjalt (edaspidi „platvormi operaator“). Töövõtja on Belgia seaduste kohaselt registreeritud mittetulundusühing EUROPEAN CITIZEN ACTION SERVICE, mille registrijärgne asukoht on BeCentral 12 Cantersteen, 1000, Brüssel, Belgia. Platvormi operaator tegutseb komisjoni nimel registreeritud kasutajate isikuandmete volitatud töötlejana.
2. Miks ja kuidas me töötleme teie isikuandmeid?
Töötlemistoimingu eesmärk.
Platvorm pakub tuge Euroopa kodanikualgatuste ettevalmistamisel ja ergutab arutelu nii algatuste üle kui ka töövahendi enda ja selle rakendamise üle [1].
Platvorm on mõeldud praegustele ja võimalikele tulevastele algatuste korraldajatele, ekspertidele, kodanikuühiskonna huvirühmadele, komisjonile ja teistele institutsioonidele ning laiemalt ka kõigile Euroopa kodanikualgatusest huvitatud kodanikele.
Selle eesmärk on aidata (võimalikel) algatuste korraldajatel leida Euroopast partnereid nõutava korraldajate rühma moodustamiseks, koostada koos kogenumate osalejatega oma algatuse sisu, valmistada ette kampaaniaid, omandada teadmisi rahaliste vahendite kogumise ja kampaania korraldamise kohta ning vahetada kogemusi ja parimaid tavasid teiste korraldajatega. Platvorm võimaldab kõigil huvitatud kodanikel osaleda sellistes aruteludes, mis käsitlevad nii eri etappides olevaid algatusi kui ka Euroopa kodanikualgatuse kui vahendi toimimise horisontaalseid aspekte, ning neid jälgida.
Platvormi põhijooned on järgmised:
- uudiste ja arutelufoorum, mis võimaldab veebipõhist arutelu ja blogiartiklite avaldamist Euroopa kodanikualgatuse teemadel, et edendada suhtlust Euroopa kodanikualgatuse kogukonna liikmete vahel, teabe ja parimate tavade vahetamist, partnerite tuvastamist jne;
- õpikeskkond, mis sisaldab juhendmaterjale Euroopa kodanikualgatuse asjakohaste aspektide kohta, ning
- kasutajatugi, mille kaudu vastatakse päringutele ja pakutakse muud otsest tuge.
Kogume ja kasutame teie isikuandmeid, et saaksite sisse logida ning platvormi ja selle registreeritud kasutajatega suhelda. See hõlbustab veebikogukonna väljakujundamist, koostööd ning kasutajate vahelist teabevahetust. Teie nimi ja foto on selle sisu juures, mida te platvormil esitate, ja teised kasutajad saavad tutvuda teie profiilis oleva teabega (välja arvatud e-posti aadress). Samuti võib teie nimi sõltuvalt valitud elukohariigist või huvivaldkonnast olla nähtav teiste kasutajate otsingutulemustes.
Kogume ja töötleme teie isikuandmeid järgmistel viisidel.
- Teatavatel juhtudel töödeldakse teie isikuandmeid automaatselt. Eelkõige järgmistel juhtudel:
- esimesel platvormi sisenemisel, kui teil palutakse end kasutajana registreerida (klõpsates veebivormi vastaval väljal), sisestatakse teie eesnimi, perekonnanimi ja e-posti aadress kasutajaprofiili automaatselt rakendusest EU Login (kus registreeritud kasutajad peavad olema eelnevalt registreeritud ja sisse logitud) [2];
- pärast registreerimist avaldatakse teie nimi ja foto (kui see on olemas) automaatselt platvormil avaldatud vastuste kõrval;
- saate oma kasutajaprofiilis sisalduvaid isikuandmeid ja muud teavet (välja arvatud EU Loginist imporditud andmed) käsitsi täita, salvestada ja muuta;
- teie e-posti aadressi edastamiseks teisele registreeritud kasutajale on vaja teie eriluba;
- muud teie andmetega seotud toimingud teeb platvormi operaator käsitsi (elektroonilisel kujul). Nendeks on eelkõige järgmised toimingud:
- teie andmekaitsega seotud taotluste (eelkõige e-posti teel saadetud kasutajaprofiili kustutamise taotluste) käsitlemine.
Töödeldud isikuandmeid võib taaskasutada ELi kohtute, liikmesriikide kohtute, Euroopa Ombudsmani ja Euroopa Kontrollikoja menetlustes.
Teie isikuandmeid ei kasutata automatiseeritud otsuste, sh profiilianalüüsi tegemiseks.
3. Milline on teie isikuandmete töötlemise õiguslik alus?
Platvormi rakendatakse määruse (EL) 2019/788 (Euroopa kodanikualgatuse kohta) artikli 4 lõike 2 alusel.
Kui olete väliskasutaja, on teilt nõutavate kohustuslike andmete töötlemine seaduslik vastavalt määruse (EL) 2018/1725 artikli 5 lõike 1 punktidele a ja b, milles osutatakse olukorrale, kus „isikuandmete töötlemine on vajalik avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks või liidu institutsiooni või organi avaliku võimu teostamiseks“ ja „(...) vastutava töötleja õiguslikult siduva kohustuse täitmiseks“.
Lisaandmete töötlemine, mida võite soovi korral esitada, põhineb teie nõusolekul ning on seega seaduslik vastavalt määruse (EL) 2018/1725 artikli 5 lõike 1 punktile d, milles osutatakse olukorrale, kus „andmesubjekt on andnud nõusoleku töödelda oma isikuandmeid ühel või mitmel konkreetsel eesmärgil“.
Teie isikuandmed, mida töödeldakse, ei kuulu eraldiseisvana mitte ühegi määruse (EL) 2018/1725 artikli 10 lõikes 1 loetletud isikuandmete eriliigi alla, välja arvatud juhul, kui kohaldatakse määruse (EL) 2018/1725 artikli 10 lõikes 2 sätestatud põhjuseid. Asjaolu, et platvormi tegevuses osaletakse konkreetse algatuse korraldamiseks, võib siiski paljastada teie poliitilised seisukohad. Teie isikuandmete tundlikkus võib seega tuleneda asjaomase algatuse poliitilisest tundlikkusest.
Sõltuvalt teie algatuse teemast ja tundlikkusest võidakse teie isikuandmeid, mida töödeldakse, seega käsitada poliitilisi vaateid avaldavate andmetena.
Kui sisu, mida soovite avaldada, on poliitiliselt tundlik, tähendab see, et olete andnud selgesõnalise nõusoleku nende tundlike andmete töötlemiseks. Sellisel juhul ei ole töötlemine artikli 10 lõike 2 punkti a kohaselt keelatud.
Kui olete platvormi administraator (s.t platvormi kasutaja, kellel on laiendatud eelisjuurdepääs platvormi sisuhaldussüsteemile), töödeldakse teie andmeid lepingulisel alusel, nagu on osutatud määruse (EL) 2018/1725 artikli 5 lõike 1 punktis c (platvormi operaator) ja artikli 5 lõike 1 punktides a ja b (Euroopa kodanikualgatuse või platvormi IT-vahendi eest vastutavad komisjoni töötajad).
4. Milliseid isikuandmeid me kogume ja töötleme?
Selleks et siseneda platvormile registreeritud kasutajana (sh platvormi administraatorina), peate end kõigepealt registreerima Euroopa Komisjoni autentimisteenuse EU Login vahendusel.
Registreerimiseks esitatud andmete suhtes kohaldatakse Euroopa Komisjoni Identiteedi ja juurdepääsu haldusteenuse (Identity & Access Management Service – IAMS) isikuandmete kaitse põhimõtteid [3].
Kui olete autentimisteenuse EU Login vahendusel registreeritud ja identifitseeritud, siis luuakse Teie esimesel platvormile sisenemisel platvormi andmebaasis kasutajaprofiil, kuhu imporditakse IAMSi hallatavast andmebaasist automaatselt teie eesnimi, perekonnanimi ja e-posti aadress.
Selleks et viia oma kasutajaprofiili täitmine lõpule, palutakse teil esitada veel isikuandmeid/teavet (vabatahtlik):
- kodakondsus;
- eelistatud keel;
- elukohariik;
- vanuserühm;
- sugu;
- huvivaldkond;
- amet/ülesanded;
- taustteave ja põhjus platvormi kasutamiseks;
- foto.
Teie vastused ja kommentaarid platvormil ning teabevahetus kasutajatoega võivad samuti sisaldada isikuandmeid või neid võidakse sellisena käsitada.
Kasutajate poolt platvormil tehtud toimingute ajalugu salvestatakse veebimajutuskeskkonnas logifailide kujul veaotsingu eesmärgil.
5. Kui kaua me teie isikuandmeid säilitame?
Säilitame teie isikuandmeid vaid nii kaua, kui see on vajalik andmete kogumise eesmärgi täitmiseks või nende edasiseks töötlemiseks. Kohaldatakse järgmisi tähtaegu.
i) Teave, mille esitasite registreerumisel Euroopa Komisjoni autentimisteenuses EU Login
Ajavahemik, mille jooksul autentimisteenuses EU Login andmeid säilitatakse, on kindlaks määratud Euroopa Komisjoni identiteedihaldusteenuse isikuandmete kaitse põhimõtetes [4].
ii) Andmed, mille esitasite oma kasutajaprofiilis (registreeritud kasutajana, sh platvormi administraatorina)
Teie kasutajaprofiilis olevaid andmeid, sh vastuseid ja kommentaare platvormil ning teabevahetust kasutajatoega, hoitakse platvormil seni, kuni olete jätkuvalt aktiivne või kuni te ei ole ise oma kasutajaprofiilist andmeid kustutanud ega taotlenud platvormi administraatorilt oma kasutajaprofiili eemaldamist.
Pärast kaheaastast järjestikust tegevusetust kustutatakse teie kasutajaprofiil automaatselt, ilma et oleks vaja esitada vastavat taotlust.
Selleks et tagada platvormi järjepidevus ja sisu sidusus, hoitakse teie vastuseid ja kommentaare ning kasutajatoega peetavat teabevahetust pärast kasutajaprofiili lõplikku kustutamist platvormil anonüümsena juhul, kui teie kasutajaprofiil kustutatakse (teie taotlusel või automaatselt pärast kahe aasta möödumist platvormil mitteosalemisest).
Logifaile säilitatakse 40 päeva.
6. Kuidas teie isikuandmeid kaitstakse?
Komisjon tagab teie isikuandmete kaitse mitmesuguste tehniliste ja korralduslike vahenditega. Tehniliste vahenditega tagatakse võrguturvalisus ning välditakse andmete kaotsimineku, andmete muutmise ja neile loata juurdepääsu ohtu, võttes arvesse töötlemisest ja töödeldavate isikuandmete laadist tulenevat riski. Korralduslike vahenditega tagatakse, et juurdepääsu isikuandmetele saavad ainult volitatud isikud, kellel on vaja neid teada andmetöötlustoimingute teostamiseks.
Kõiki elektroonilises vormis olevaid isikuandmeid (e-kirjad, dokumendid, andmebaasid, üles laaditud andmehulgad jms) hoitakse kas Euroopa Komisjoni või tema töövõtja (ja alltöövõtja) serverites.
Kõigi Euroopa Komisjoni side- ja infosüsteemides tehtud töötlemistoimingute suhtes kohaldatakse komisjoni 10. jaanuari 2017. aasta IT turvalisuse otsust (EL, Euratom) 2017/46.
Platvormi andmebaasi majutatakse turvaliselt Euroopa Komisjoni töövõtja Amazon Web Service’i serverites. Töövõtja installib regulaarselt tarkvara paikasid ja värskendusi, et kaitsta servereid sissetungi ja kuritahtliku juurdepääsu eest.
Komisjoni volitatud töötlejad (töövõtjad) peavad järgima lepingu eritingimust, mis puudutab teie isikuandmete töötlemist komisjoni nimel. Volitatud töötlejad peavad võtma asjakohased tehnilised ja korralduslikud meetmed, et tagada komisjoni nõutav turvalisuse tase.
7. Kellel on juurdepääs teie isikuandmetele ja kellele need avaldatakse?
Juurdepääs teie isikuandmetele antakse komisjoni ja platvormi operaatori töötajatele, kes selle töötlemistoimingu eest vastutavad. Juurdepääs on piiratud teadmisvajaduse põhimõtte alusel ning asjaomased töötajad järgivad seadusjärgseid (komisjoni puhul) ja lepingulisi (volitatud töötleja) konfidentsiaalsuskokkuleppeid.
Teie eesnimi ja perekonnanimi ning foto ilmuvad kogu sisu juurde, mille te platvormil avaldate, ja on seega üldsusele nähtavad.
Sellise osalejaid käsitleva piiratud teabe avaldamine aruteludes võimaldab jälgida konkreetse kasutaja esitatud panust aruteludes ning kajastab selle vahendi suhtes kohaldatavat läbipaistvus- ja vastutuspoliitikat.
Platvormi administraatoritele on nähtav kogu teie kasutajaprofiili sisu, sh teie e-posti aadress. Kui tekib probleem, mis nõuab IT-alast tuge, võidakse teie kasutajaprofiili andmeid, sealhulgas platvormi logifaile, jagada informaatika peadirektoraadi (DG DIGIT) töötajatega, pakkudes samal ajal teadmisvajaduse põhimõtte alusel tugiteenuseid.
Teie kasutajaprofiilis olev e-posti aadress saadetakse konkreetsetele registreeritud kasutajatele edasi vaid juhul, kui nõustute selgesõnaliselt selle edastamisega platvormi spetsiaalse funktsiooni abil.
- Kui mõni teine registreeritud kasutaja soovib teiega eraviisiliselt ühendust võtta, peab ta täitma platvormil oleva kontaktvormi, lisades teie nime ja saadetava sõnumi sisu. Seejärel saate sellelt kasutajalt sõnumi e-posti aadressile, mis on seotud teie EU Logini kontoga. Teiega ühendust võtnud kasutaja e-posti aadressi näete sõnumile vastates. Teisele kasutajale vastates saab ta teie e-posti aadressi.
- Saate ka ise teiste kasutajatega sama funktsiooni kasutades ühendust võtta ja neile seega oma e-posti aadressi edastada.
Lisaks võib komisjoni juhiste kohaselt tegutsev platvormihaldur kasutada Euroopa kodanikualgatuse foorumi funktsiooni „Connect“, et saata e-kirju kõigile registreeritud kasutajatele, et teavitada neid platvormi uuendustest või konkreetsetest olulistest tegevustest, mis on rangelt seotud Euroopa kodanikualgatuse foorumiga. Nende e-kirjade eesmärk on võimaldada kasutajatel parandada platvormi ja teiste kasutajatega ühendumist ja suhtlemist ning hõlbustada veebikogukonna väljakujundamist, koostööd ning registreeritud kasutajate vahelist teabevahetust.
Kogutud andmeid ei edastata kolmandatele osapooltele. Kui seda siiski tehakse, siis ainult õigusaktidega lubatud ulatuses ja eesmärgil.
8. Millised on teie õigused ja kuidas neid kasutada?
Teil on määruse (EL) 2018/1725 III peatüki (artiklid 14–25) kohase andmesubjektina konkreetsed õigused, eelkõige õigus tutvuda oma isikuandmetega ja neid parandada, kui teie isikuandmed on ebaõiged või mittetäielikud. Teil on õigus taotleda oma isikuandmete kustutamist, piirata oma isikuandmete töötlemist ja esitada töötlemise suhtes vastuväiteid.
Teie kasutajaprofiilis esitatud vabatahtlike isikuandmete töötlemise aluseks on teie nõusolek. Võite oma nõusoleku igal ajal tagasi võtta, kustutades vastava teabe oma kasutajaprofiilist või võttes ühendust vastutava töötlejaga. Nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta enne selle tagasivõtmist toimunud töötlemise seaduslikkust.
Oma õiguste kasutamiseks võtke ühendust volitatud töötleja ja/või vastutava töötlejaga (platvormi operaatoriga) või konflikti korral andmekaitseametnikuga või vajaduse korral ka Euroopa Andmekaitseinspektoriga; kontaktandmed leiate punktist 9.
Seoses teabega, mille olete esitanud EU Logini autentimisteenuses registreerumisel, tutvuge palun Euroopa Komisjoni identiteedihaldusteenuse isikuandmete kaitse põhimõtetega [5].
Kui soovite kasutada oma õigusi ühe või mitme konkreetse töötlemistoimingu raames, esitage taotluses nende kirjeldus (st viitenumber/-numbrid vastavalt punktis 9 osutatule).
Isikuandmetele juurdepääsu taotlus vaadatakse läbi ühe kuu jooksul alates taotluse saamisest. Kõik muud eespool nimetatud taotlused vaadatakse läbi 15 tööpäeva jooksul.
Samuti võite otse kasutada oma õigusi seoses teabega, mille olete esitanud oma registreeritud kasutajaprofiilis: te saate oma kasutajaprofiilis sisalduvaid andmeid ise vahetult kontrollida, muuta, ajakohastada ja kustutada (v.a autentimisteenusest EU Login imporditud andmed).
9. Kontaktteave
Kui soovite kasutada oma õigusi määruse (EL) 2018/1725 kohaselt või esitada märkusi, tõstatada küsimusi või probleeme või esitada kaebuse seoses teie isikuandmete kogumise ja kasutamisega, võtke palun ühendust aadressil:
- Tegelik vastutav töötleja:
European Commission
Secretariat General
Directorate A 'Strategy, Better Regulation & Corporate Governance'
Unit A.1 'Policy Priorities & Work Programme '
B – 1049 Brussels, Belgium
Telefon: +32 2 29 92165
Faks: +32 2 29 66655
E-post: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Volitatud töötleja (Euroopa kodanikualgatuse platvormi operaator):
EUROPEAN CITIZEN ACTION SERVICE
BeCentral 12 Cantersteen
1000B Brussels, Belgium
E-post: ECIforum@ecas.org
- Euroopa Komisjoni andmekaitseametnik
Kui teil on küsimusi oma isikuandmete määruse (EL) 2018/1725 kohase töötlemise kohta, võtke ühendust andmekaitseametnikuga (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Euroopa Andmekaitseinspektor
Teil on õigus esitada kaebus Euroopa Andmekaitseinspektorile (edps@edps.europa.eu), kui leiate, et vastutav töötleja on teie isikuandmete töötlemisel rikkunud teie õigusi, mis tulenevad määrusest (EL) 2018/1725.
10. Kust leida lisateavet?
Komisjoni andmekaitseametnik peab registrit komisjoni toimingutest isikuandmete töötlemisel, mis on dokumenteeritud ja talle teatavaks tehtud. Registriga saate tutvuda järgmisel aadressil: http://ec.europa.eu/dpo-register.
See konkreetne töötlemistoiming on kantud andmekaitseametniku avalikku registrisse järgmise viitenumbri all: DPR-EC-00828.
Üldteavet isikuandmete kaitse kohta Euroopa kodanikualgatuse rakendamise kontekstis leiate järgmiselt aadressilt: https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection
[1] Lisateavet Euroopa kodanikualgatuse kohta leiate siit: https://citizens-initiative.europa.eu
[2] Vaadake andmetöötluse teatist „DPR-EC-03187 Identity & Access Management Service (IAMS)“ aadressil http://ec.europa.eu/dpo-register ja konkreetseid EU Logini isikuandmete kaitse põhimõtteid.
[3] Vaadake andmetöötluse teatist „DPR-EC-03187 Identity & Access Management Service (IAMS)“ aadressil http://ec.europa.eu/dpo-register ja konkreetseid isikuandmete kaitse põhimõtteid. EU Logini isikuandmete kaitse põhimõtetest leiate käesoleva dokumendi punktidega 4–9 seotud teavet.
[4] https://intragate.ec.europa.eu/cas/privacyStatement.html
[5] https://intragate.ec.europa.eu/cas/privacyStatement.html