Operațiunea de prelucrare: Promovarea și facilitarea Inițiativei cetățenești europene (ICE) cu ajutorul unei platforme de colaborare online (Forumul Inițiativei cetățenești europene)
Operatorul de date: Comisia Europeană
Operatorul de date operațional: Unitatea SG.A.1 („Priorități de politică și program de lucru”)
Numărul de referință: DPR-EC-00828
1. Introducere
Prezenta declarație de confidențialitate explică motivul pentru care datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate, modul în care colectăm și gestionăm toate datele cu caracter personal furnizate și modul în care asigurăm protecția acestor date, modul în care sunt utilizate aceste informații și drepturile pe care le aveți în privința datelor dumneavoastră cu caracter personal. De asemenea, în declarație se precizează datele de contact ale operatorului de date responsabil pe care îl puteți contacta pentru a vă exercita drepturile, ale responsabilului cu protecția datelor și ale Autorității Europene pentru Protecția Datelor.
Comisia Europeană (denumită în continuare „Comisia”) se angajează să protejeze datele dumneavoastră cu caracter personal și să vă respecte viața privată. Comisia colectează și prelucrează date cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date (de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001).
Această declarație de confidențialitate se referă la operațiunile de prelucrare a datelor de pe platforma de colaborare online (denumită în continuare „platforma”) a Inițiativei cetățenești europene (ICE), efectuate de unitatea SG.A.1 („Priorități politice și program de lucru”).
Comisia a delegat operarea platformei unui contractant extern (denumit în continuare „operatorul platformei”). Contractantul este Serviciul European pentru Acțiune Cetățenească, o organizație non-profit înregistrată în conformitate cu legislația din Belgia, cu sediul la adresa: BeCentral 12 Cantersteen, B-1000 Bruxelles, Belgia. În numele Comisiei, operatorul platformei acționează ca persoană împuternicită de operator în ceea ce privește datele cu caracter personal ale utilizatorilor înregistrați.
2. De ce prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal și cum procedăm?
Scopul operațiunii de prelucrare:
Platforma oferă sprijin pentru pregătirea inițiativelor cetățenești europene și stimulează dezbaterile pe marginea inițiativelor punctuale, a instrumentului în sine și a punerii sale în aplicare [1].
Platforma servește organizatorilor actuali și potențiali ai ICE, experților, reprezentanților societății civile, Comisiei și altor instituții și, în general, tuturor cetățenilor interesați de ICE.
Are ca scop să îi ajute pe organizatorii (potențiali) care doresc să lanseze o ICE, să găsească parteneri în Europa cu care să creeze grupul de organizatori necesar, să formuleze conținutul inițiativei împreună cu mai mulți participanți cu experiență, să pregătească campanii de promovare, să învețe cum să strângă fonduri și cum să deruleze o campanie și să facă schimb de experiență și de bune practici cu alți organizatori. În același timp, platforma le permite tuturor cetățenilor să citească sau să participe la discuțiile referitoare atât la inițiative, în diversele etape ale acestora, cât și la aspectele orizontale ale funcționării instrumentului ICE.
Principalele caracteristici ale platformei sunt:
- un forum pentru noutăți și discuții (conversații online și articole pe blog pe teme legate de ICE), menit să stimuleze interacțiunile dintre membrii comunității ICE, schimbul de informații și de bune practici, găsirea partenerilor pentru organizare etc.
- un spațiu cu resurse privind tot ciclul de viață al unei ICE
- un serviciu de asistență, căruia îi puteți trimite întrebări și de la care puteți solicita sprijin direct.
Colectăm și utilizăm informațiile dumneavoastră cu caracter personal pentru a vă permite conectarea și interacțiunile cu platforma și cu ceilalți utilizatori înregistrați, precum și pentru a facilita constituirea unor comunități, colaborarea și schimbul de informații între utilizatori. Numele și eventual fotografia dumneavoastră vor apărea lângă diferitele acțiuni pe care le veți întreprinde pe platformă, iar ceilalți utilizatori vor putea consulta informațiile din profilul dumneavoastră (cu excepția adresei de e-mail). Puteți apărea, de asemenea, în rezultatele căutărilor efectuate de alți utilizatori pe baza criteriilor „țara de reședință" și „domeniul de interes”.
Colectăm și prelucrăm datele dumneavoastră personale după cum urmează:
- O parte din datele dumneavoastră sunt prelucrate prin operațiuni automate.
- La prima conectare la platformă, atunci când solicitați să deveniți utilizator înregistrat al platformei (făcând clic pe câmpul relevant din formularul online), prenumele, numele și adresa dumneavoastră de e-mail sunt importate automat în profilul de utilizator din „EU Login” (aplicație în care trebuie să fiți deja înregistrat și conectat) [2].
- După înregistrare, numele și eventual fotografia dumneavoastră vor fi publicate automat lângă orice contribuție pe care o publicați pe platformă.
- În profilul dumneavoastră de utilizator, veți completa, salva și edita manual datele cu caracter personal și alte informații, cu excepția datelor importate din „EU Login”.
- Adresa dumneavoastră de e-mail nu va fi comunicată către un alt utilizator înregistrat decât dacă autorizați special această operațiune.
- Alte operațiuni cu datele dumneavoastră sunt efectuate manual (în format electronic) de către operatorul platformei. Este vorba în special despre:
- gestionarea cererilor dumneavoastră legate de protecția datelor (în special a cererilor de ștergere a unui profil de utilizator trimise prin e-mail).
Datele cu caracter personal prelucrate pot fi reutilizate în cadrul procedurilor inițiate în fața instanțelor Uniunii, a instanțelor naționale, a Ombudsmanului European sau a Curții de Conturi Europene.
Datele dumneavoastră cu caracter personal nu vor fi utilizate pentru un proces decizional automatizat, nici pentru crearea de profiluri.
3. Care este temeiul juridic pe baza căruia prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?
Platforma este implementată în temeiul articolului 4 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2019/788 privind Inițiativa cetățenească europeană.
Dacă sunteți utilizator extern, prelucrarea datelor pe care trebuie să le furnizați ca date obligatorii are ca temei juridic articolul 5 alineatul (1) literele (a) și (b) din Regulamentul (UE) 2018/1725, care se referă la o situație în care „prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestită instituția sau organul Uniunii” și „(...) în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului”.
Prelucrarea altor date pe care le-ați putea furniza opțional se bazează pe consimțământul dumneavoastră și, prin urmare, este legală în conformitate cu articolul 5 alineatul (1) litera (d) din Regulamentul (UE) 2018/1725, care se referă la o situație în care „persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice”.
Luate separat, datele dumneavoastră prelucrate nu se încadrează în niciuna dintre categoriile a căror prelucrare este interzisă de articolul 10 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1725 (denumite „categorii speciale de date cu caracter personal”), cu excepția cazului în care se aplică oricare dintre motivele prevăzute la articolul 10 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1725. Cu toate acestea, activitățile pe care le desfășurați pe platformă în vederea organizării unei anumite inițiative vă pot dezvălui opiniile politice. Prin urmare, caracterul sensibil al datelor dumneavoastră personale poate decurge din sensibilitatea politică a inițiativei în cauză.
În funcție de subiectul și nivelul de sensibilitate al inițiativei dumneavoastră, datele personale prelucrate pot fi considerate date care dezvăluie opiniile politice.
Puteți decide ce conținut doriți să publicați, dar, dacă acesta este sensibil din punct de vedere politic, se înțelege că v-ați dat consimțământul explicit pentru prelucrarea acestor date sensibile. În acest caz, prelucrarea nu este interzisă, în conformitate cu articolul 10 alineatul (2) litera (a).
Dacă sunteți administrator al platformei (utilizator al platformei cu drepturi de acces extinse la sistemul de gestionare a conținutului al platformei), datele dumneavoastră sunt prelucrate pentru executarea unui contract, așa cum se menționează în Regulamentul (UE) 2018/1725, la articolul 5 alineatul (1) litera (c) (în cazul operatorului platformei) și la articolul 5 alineatul (1) literele (a) și (b) (în cazul personalului Comisiei responsabil de ICE sau de instrumentul informatic al platformei).
4. Ce date cu caracter personal colectăm și prelucrăm?
Pentru a interacționa pe platformă în calitate de utilizator înregistrat (inclusiv ca administrator de platformă), trebuie să vă creați un cont EU Login (Serviciul de autentificare al Comisiei Europene).
Datele pe care le furnizați când creați un astfel de cont fac obiectul declarației de confidențialitate a Serviciului de management al identității și al accesului din cadrul Comisiei Europene (IAMS) [3].
Odată înregistrat și conectat prin Serviciul de autentificare EU Login, la prima conectare la platformă, vi se va crea un profil de utilizator în cadrul bazei de date asociate platformei, gestionată de IAMS. Se vor importa automat prenumele, numele și adresa dumneavoastră de e-mail.
Apoi, pentru a finaliza crearea profilului de utilizator, veți fi invitat să introduceți (opțional) următoarele date cu caracter personal/informații:
- cetățenia
- limba preferată
- țara de reședință
- grupa de vârstă
- genul
- domeniul de interes
- profesia/funcția
- contextul și motivația de a utiliza platforma
- o fotografie.
Contribuțiile și comentariile pe care le publicați pe platformă, la fel ca și corespondența cu serviciul de asistență pot, de asemenea, să conțină date cu caracter personal sau să fie considerate ca atare.
Istoricul operațiunilor efectuate de utilizatori pe platformă este stocat în mediul-gazdă sub formă de fișiere-jurnal, în scop de depanare.
5. Cât timp vă păstrăm datele cu caracter personal?
Vă păstrăm datele cu caracter personal doar pe durata necesară îndeplinirii scopului colectării sau prelucrării ulterioare. Se aplică următoarele limite de durată:
(i) Informațiile pe care le-ați furnizat la înregistrarea în Serviciul de autentificare EU Login
Durata păstrării datelor furnizate Serviciului de autentificare EU Login este definită în declarația specifică de confidențialitate a Serviciului Comisiei Europene de management al identității [4].
(ii) Informațiile pe care le-ați furnizat în profilul de utilizator (utilizator înregistrat sau administrator al platformei)
Datele personale din profilul dumneavoastră de utilizator (inclusiv contribuțiile și comentariile pe care le publicați pe platformă și corespondența pe care o purtați cu serviciul de asistență) vor fi păstrate pe site atâta timp cât rămâneți activ, cât nu v-ați șters datele din profil sau cât nu ați solicitat administratorului platformei să vă șteargă profilul de utilizator de pe platformă.
După doi ani de inactivitate continuă, profilul dumneavoastră de utilizator va fi șters automat, fără a fi nevoie să depuneți o cerere specifică în acest sens.
Pentru a asigura coerența platformei și a conținutului său, atunci când vă este șters profilul de utilizator (pentru că ați solicitat acest lucru sau pentru că nu l-ați folosit timp de doi ani), contribuțiile și comentariile dumneavoastră, precum și corespondența cu serviciul de asistență, vor fi păstrate în platformă într-o versiune anonimizată.
Fișierele-jurnal sunt păstrate timp de 40 de zile.
6. Cum vă protejăm și păstrăm datele cu caracter personal?
Pentru a vă proteja datele cu caracter personal, Comisia a instituit o serie de măsuri tehnice și organizatorice. Măsurile tehnice includ acțiuni adecvate pentru a garanta securitatea online, pentru a evita riscul pierderii datelor, modificarea datelor sau accesul neautorizat, luând în considerare riscul prezentat de prelucrarea datelor și natura datelor cu caracter personal prelucrate. Printre măsurile organizatorice se numără restricționarea accesului la datele cu caracter personal numai la persoanele autorizate care au o nevoie legitimă de a le cunoaște în scopul desfășurării acestei operațiuni de prelucrare.
Toate datele personale în format electronic (e-mailuri, documente, baze de date, seturi de date încărcate etc.) sunt stocate fie pe serverele Comisiei Europene, fie pe cele ale contractanților (și subcontractanților) săi.
Toate operațiunile de prelucrare efectuate prin intermediul sistemelor de comunicații și informații ale Comisiei Europene fac obiectul Deciziei Comisiei privind securitatea informatică (UE, Euratom) 2017/46 din 10 ianuarie 2017.
Baza de date a platformei este găzduită în siguranță pe serverele unui contractant al Comisiei Europene (Amazon Web Service). Acesta instalează regulat actualizări și corecții pentru a proteja serverele împotriva accesului neautorizat.
Persoanele împuternicite de Comisie (contractanții) au obligația de a respecta o clauză contractuală specifică pentru orice operațiune de prelucrare a datelor dumneavoastră în numele Comisiei. Persoanele împuternicite trebuie să pună în aplicare măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura nivelul de securitate solicitat de Comisie.
7. Cine are acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și cui sunt divulgate?
Are acces la datele dumneavoastră cu caracter personal personalul din cadrul Comisiei și al operatorului platformei responsabil cu efectuarea acestei operațiuni de prelucrare. Accesul este limitat, pe principiul „necesității de a cunoaște”, iar personalul în cauză respectă acordurile de confidențialitate statutare (în cazul personalului Comisiei) și contractuale (în cazul personalului operatorului).
Numele și prenumele dumneavoastră, precum și o eventuală fotografie, vor apărea în dreptul oricărui conținut pe care îl publicați pe platformă. Prin urmare, vor fi vizibile pentru publicul larg.
Publicarea acestor informații cu privire la participanții la discuții permite urmărirea conversațiilor lansate de un anumit utilizator și reflectă politica de transparență și responsabilitate aplicabilă în cazul acestui instrument.
Întregul conținut al profilului dumneavoastră de utilizator (inclusiv adresa de e-mail) vor fi vizibile doar pentru administratorii platformei. Dacă apare vreo problemă care necesită asistență informatică, detaliile profilului dumneavoastră de utilizator, inclusiv fișierele-jurnal ale platformei, pot fi comunicate personalului Comisiei din cadrul Direcției Generale Informatică (DG DIGIT), oferind în același timp servicii conexe de asistență, pe baza principiului „necesității de a cunoaște”.
Cum adresa dumneavoastră de e-mail face parte din profilul dumneavoastră de utilizator, ea poate deveni cunoscută altor utilizatori înregistrați doar dacă vă dați acordul explicit în acest sens, prin intermediul unei funcționalități dedicate de pe Platformă:
- Dacă un alt utilizator înregistrat dorește să vă contacteze, poate completa pe platformă un formular de contact, specificând numele dumneavoastră și conținutul mesajului său. Veți primi mesajul pe adresa de e-mail asociată contului dumneavoastră EU Login. Dacă răspundeți la mesaj, se va afișa adresa de e-mail a utilizatorului care v-a contactat, iar acesta va avea adresa dumneavoastră de e-mail.
- În sens invers, dacă doriți să contactați un alt utilizator înregistrat al platformei, va trebui să folosiți aceeași funcționalitate, prin care să-i furnizați adresa dumneavoastră de e-mail.
În plus, operatorul platformei care acționează pe baza instrucțiunilor Comisiei poate utiliza funcționalitatea „Conectare” a Forumului ICE pentru a trimite e-mailuri tuturor utilizatorilor înregistrați pentru a-i informa cu privire la actualizările platformei sau activitățile importante specifice care sunt strict legate de Forumul ICE. Scopul acestor e-mailuri este de a le permite utilizatorilor să beneficieze de o mai bună interacțiune cu platforma și cu ceilalți utilizatori înregistrați, precum și pentru a facilita crearea unor comunități, colaborarea și schimbul de informații între utilizatori.
Informațiile colectate de noi nu vor fi transmise niciunei părți terțe, cu excepția cazului în care acest lucru este prevăzut de lege.
8. Ce drepturi aveți și cum vi le puteți exercita?
În calitate de „persoană vizată”, în temeiul capitolului III (articolele 14-25) din Regulamentul (UE) 2018/1725, aveți anumite drepturi – în special dreptul de a accesa datele dumneavoastră cu caracter personal și de a rectifica aceste date în cazul în care sunt inexacte sau incomplete. Aveți dreptul de a cere să vă fie șterse datele cu caracter personal, de a restricționa prelucrarea lor și de a vă opune prelucrării.
Prelucrarea datelor personale opționale furnizate în profilul dumneavoastră de utilizator se bazează pe consimțământul dumneavoastră. Puteți să vă retrageți consimțământul în orice moment, ștergând informațiile respective din profilul dumneavoastră de utilizator sau contactând operatorul de date. Retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de această retragere.
Vă puteți exercita drepturile contactând operatorul de date și/sau persoana împuternicită de către operatorul de date (operatorul Platformei) sau, în caz de litigiu, responsabilul cu protecția datelor și, dacă este necesar, Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor. Utilizați datele de contact furnizate la punctul 9 de mai jos.
În ceea ce privește informațiile pe care le-ați furnizat când v-ați creat un cont EU Login, vă rugăm să consultați declarația specifică de confidențialitate a Serviciului de gestionare a identității al Comisiei Europene [5].
Dacă doriți să vă exercitați drepturile în contextul uneia sau mai multor operațiuni de prelucrare specifice, vă rugăm să includeți în cerere descrierea lor (și anume referința/referințele de înregistrare, așa cum se specifică la punctul 9 de mai jos).
Cererile de accesare a datelor personale vor fi tratate în termen de o lună de la primire. Orice alt tip de cerere menționat mai sus va fi tratat în termen de 15 zile lucrătoare.
Puteți, de asemenea, să vă exercitați drepturile în ceea ce privește informațiile pe care le-ați furnizat în cadrul profilului dumneavoastră de utilizator înregistrat – puteți interveni direct asupra datelor pe care le-ați introdus în profilul de utilizator, pentru verificări, modificări, actualizări și ștergeri. Fac excepție informațiile importate din Serviciul de autentificare EU Login.
9. Informații de contact
Dacă doriți să vă exercitați drepturile în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, dacă aveți observații, întrebări sau preocupări sau dacă doriți să depuneți o plângere cu privire la colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, nu ezitați să contactați:
- Operatorul de date operațional:
Comisia Europeană
Secretariatul General
Direcția A - Strategie, o mai bună legiferare și guvernanță corporativă
Unitatea A.1 - Priorități de politică și program de lucru
B – 1049 Bruxelles (Belgia)
+32 2 29 92165
Fax: +32 2 29 66655
E-mail: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Persoana împuternicită de operator (operatorul platformei ICE):
SERVICIUL EUROPEAN PENTRU ACȚIUNE CETĂȚENEASCĂ
BeCentral 12 Cantersteen
1000B Brussels, Belgium
E-mail ECIforum@ecas.org
- Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei
Puteți contacta responsabilul cu protecția datelor (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) pentru orice aspect legat de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725.
- Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)
Aveți dreptul de a sesiza Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (edps@edps.europa.eu) (și anume, puteți depune o plângere) în cazul în care considerați că drepturile dumneavoastră prevăzute în Regulamentul (UE) 2018/1725 au fost încălcate ca urmare a prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal de către operatorul de date.
10. Pentru mai multe informații
Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei publică registrul tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de către Comisie, așa cum i-au fost documentate și notificate. Pentru a consulta registrul, accesați http://ec.europa.eu/dpo-register.
Această operațiune specifică de prelucrare a fost inclusă în registrul public al RPD cu numărul de referință: DPR-EC-00828.
Pentru informații generale privind protecția datelor cu caracter personal în contextul derulării unei ICE, consultați pagina: https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection_ro
[1] Pentru mai multe informații despre inițiativa cetățenească europeană, accesați https://citizens-initiative.europa.eu/home_ro
[2] A se vedea DPR-EC-03187 a Serviciului de management al identității și al accesului (IAMS) la adresa http://ec.europa.eu/dpo-register și declarația specifică de confidențialitate a EU Login.
[3] A se vedea DPR-EC-03187 a Serviciului de management al identității și al accesului (IAMS) la adresa http://ec.europa.eu/dpo-register și declarația specifică de confidențialitate. Vă rugăm să consultați respectiva declarație specifică de confidențialitate pentru a obține informațiile care corespund punctelor 4-9 din prezenta declarație de confidențialitate.
[4] https://intragate.ec.europa.eu/cas/privacyStatement.html
[5] https://intragate.ec.europa.eu/cas/privacyStatement.html