Operación de tratamiento de datos: Promover y facilitar la Iniciativa Ciudadana Europea (ICE) a través de una plataforma colaborativa en línea (el Foro de la Iniciativa Ciudadana Europea)
Responsable del tratamiento de datos: Comisión Europea
Responsable operativo del tratamiento de datos: Unidad SG.A.1 «Prioridades Políticas y Programa de Trabajo»
Referencia de registro: DPR-EC-00828
1. Introducción
Esta declaración de confidencialidad explica el motivo del tratamiento de tus datos personales, el modo en que recogemos y tratamos todos los datos personales facilitados y cómo garantizamos su protección, la manera en que se usa dicha información y tus derechos al respecto. También indica la información de contacto del responsable del tratamiento de datos ante el que puedes ejercer tus derechos, del delegado de protección de datos y del Supervisor Europeo de Protección de Datos.
La Comisión Europea (en lo sucesivo denominada «la Comisión») se compromete a proteger tus datos personales y respetar tu intimidad. La Comisión recoge y trata datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos, y por el que se deroga el Reglamento (CE) n.º 45/2001.
Esta declaración de confidencialidad se refiere a las operaciones de tratamiento de la plataforma colaborativa en línea (en adelante, la «plataforma») de la Iniciativa Ciudadana Europea (ICE) a cargo de la unidad SG.A.1. «Prioridades Políticas y Programa de Trabajo».
La Comisión ha encargado la gestión de la plataforma a un contratista externo (el «gestor de la plataforma»). El contratista es EUROPEAN CITIZEN ACTION SERVICE, organización sin ánimo de lucro registrada en virtud de la legislación belga y con domicilio social en BeCentral 12 Cantersteen, B-1000 Bruselas, Bélgica. En nombre de la Comisión, el gestor de la plataforma actúa como encargado del tratamiento de los datos personales de los usuarios registrados.
2. ¿Por qué tratamos tus datos personales? ¿Cómo lo hacemos?
Finalidad de la operación de tratamiento de datos:
La plataforma ofrece apoyo para preparar las iniciativas ciudadanas europeas y fomenta el debate tanto de las iniciativas, como del propio instrumento y de su puesta en práctica [1].
La plataforma está al servicio tanto de los organizadores de iniciativas actuales o potenciales, como de los expertos, las partes interesadas de la sociedad civil, la Comisión y otras instituciones y, en términos más generales, de todos los ciudadanos interesados en la ICE.
Su función es ayudar a los organizadores (potenciales) de las iniciativas a la hora tanto de buscar socios europeos con quienes formar el grupo de organizadores requerido, como de formular el contenido de su iniciativa junto con participantes más experimentados, preparar campañas, asimilar técnicas de recaudación de fondos y de gestión de campañas e intercambiar experiencias y buenas prácticas con otros organizadores. La plataforma también hace posible que todos los ciudadanos interesados participen y estén al corriente de los debates sobre las iniciativas en sus distintas fases y sobre los aspectos horizontales del funcionamiento del instrumento de la ICE.
Los principales elementos de la plataforma son los siguientes:
- un foro de noticias y debate, que permite debatir en línea y publicar artículos sobre temas relacionados con la ICE, con el fin de fomentar la interacción entre los miembros de la comunidad ICE, el intercambio de información y mejores prácticas, la búsqueda de socios, etc.
- un espacio de aprendizaje con material de orientación sobre los aspectos más relevantes del ciclo de vida de las iniciativas, y
- un servicio de asistencia con un mecanismo para realizar consultas y solicitar ayuda directa.
Recogemos y utilizamos tu información personal para que puedas conectarte e interactuar con la plataforma y los demás usuarios registrados, así como para facilitar el desarrollo de una comunidad de usuarios y la colaboración y los intercambios entre estos. En particular, tu nombre y tu foto (si la hay) aparecerán junto a las entradas que aportes a la plataforma y los demás usuarios podrán consultar la información de tu perfil (salvo tu dirección de correo electrónico). También puedes aparecer en los resultados de las búsquedas que realicen los demás usuarios utilizando los criterios de «país de residencia» y «campos de interés».
Recogemos y tratamos tu información personal del modo que se expone a continuación.
- Parte del tratamiento de tus datos se realiza mediante operaciones automatizadas. En particular:
- en tu primera conexión a la plataforma, cuando solicites la inscripción como usuario registrado (haciendo clic en el campo correspondiente del formulario web), tu nombre, apellidos y dirección de correo electrónico se importarán automáticamente al perfil de usuario desde la aplicación «EU Login» (en la que previamente habrás tenido que registrarte e iniciar sesión) [2];
- cuando ya te hayas registrado, tu nombre y tu foto (si la hay) aparecerán automáticamente junto a cualquier contribución que publiques en la plataforma.
- Tendrás que introducir, guardar y modificar manualmente en tu perfil de usuario los datos personales y de otro tipo que no se hayan importado de «EU Login».
- La comunicación de tu dirección de correo electrónico a otro usuario registrado requiere tu autorización específica.
- El gestor de la plataforma realiza manualmente (de forma electrónica) otras operaciones que afectan a tus datos. En particular:
- el tratamiento de tus solicitudes relacionadas con la protección de datos (principalmente, las solicitudes de borrado de un perfil de usuario enviado por correo electrónico).
Los datos personales tratados podrán reutilizarse en procedimientos ante los tribunales de la UE, los tribunales nacionales, el Defensor del Pueblo Europeo o el Tribunal de Cuentas Europeo.
Tus datos personales no se utilizarán para procesos automatizados de toma de decisiones, incluida la elaboración de perfiles.
3. ¿Cuál es la base jurídica del tratamiento de los datos personales?
La implementación de la plataforma está basada en el artículo 4, apartado 2, del Reglamento (UE) 2019/788 sobre la iniciativa ciudadana europea.
Si eres usuario externo, el tratamiento de los datos que se te exigen es lícito de conformidad con el artículo 5, apartado 1, letras a) y b), del Reglamento (UE) 2018/1725 porque se refiere a una situación en la que «el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una función realizada en interés público o en el ejercicio de potestades públicas conferidas a la institución o el organismo de la Unión» y «(...) para el cumplimiento de una obligación legal por parte del responsable del tratamiento».
El tratamiento de datos adicionales que puedas facilitar opcionalmente se basa en tu consentimiento y, por tanto, es lícito de conformidad con el artículo 5, apartado 1, letra d), del Reglamento (UE) 2018/1725 porque se refiere a una situación en la que «el interesado ha prestado su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para uno o varios fines específicos».
En sí mismos, tus datos no pertenecen a ninguna de las categorías cuyo tratamiento queda prohibido en virtud del artículo 10, apartado 1, del Reglamento (UE) 2018/1725 («categorías especiales de datos personales»), salvo que sea aplicable alguno de los motivos contemplados en el artículo 10, apartado 2, de dicho Reglamento. No obstante, el hecho de participar en las actividades de la plataforma con vistas a organizar una iniciativa específica puede revelar tus opiniones políticas. Por esa razón, tus datos personales pueden ser sensibles como consecuencia de la carga política de la iniciativa de que se trate.
Es decir, que en función del contenido y la carga política de tu iniciativa, puede considerarse que tus datos personales tratados revelan opiniones políticas.
Ya que tú decides el contenido que deseas publicar, si es políticamente sensible se entiende que has dado tu consentimiento explícito para su tratamiento. De conformidad con el artículo 10, apartado 2, letra a), el tratamiento no está prohibido en ese caso.
Si eres administrador de la plataforma (es decir, un usuario de la plataforma con acceso privilegiado al sistema de gestión de contenidos de la plataforma), el tratamiento de tus datos se hace en el cumplimiento de un contrato a que se refiere el artículo 5, apartado 1, letra c), del Reglamento (CE) n.º 2018/1725 («gestor de la plataforma») y en las condiciones contempladas en el artículo 5, apartado 1, letras a) y b), de dicho Reglamento (personal de la Comisión encargado de la ICE o de la herramienta informática de la plataforma).
4. ¿Qué datos personales recogemos y tratamos?
Para poder conectarte a la plataforma como usuario registrado (o administrador), antes debes inscribirte en «EU Login», el servicio de autenticación de la Comisión Europea.
Los datos que facilites para hacerlo estarán sujetos a la declaración de privacidad del Servicio de gestión de identidades y accesos (IAMS) de la Comisión Europea [3].
Tras tu registro e identificación mediante el servicio de autenticación «EU Login», al conectarte por primera vez se creará tu perfil de usuario en la base de datos de la plataforma, donde se importarán automáticamente tu nombre, apellidos y dirección de correo electrónico desde la base de datos gestionada por el IAMS.
También se te invitará a que facilites la siguiente información y datos personales para completar tu perfil de usuario (opcional):
- nacionalidad
- idioma preferido
- país de residencia
- grupo de edad
- género
- campos de interés
- profesión/función
- contexto y motivación para el uso de la plataforma
- foto.
Las contribuciones y comentarios que realices en la plataforma, así como tus comunicaciones con el servicio de atención a usuarios, también pueden contener datos personales o considerarse como tales.
En el entorno de alojamiento se almacena en forma de archivos de registro un historial de las operaciones realizadas por los usuarios en la plataforma con fines de resolución de problemas.
5. ¿Cuánto tiempo conservamos tus datos personales?
Solo conservamos tus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir el propósito de su recogida o posterior tratamiento. Se aplican los siguientes plazos:
i) Información facilitada para inscribirte en el servicio de autenticación «EU Login»
Los plazos para la retención de los datos en el servicio de autenticación «EU Login» se establecen en la declaración de privacidad del Servicio de gestión de identidades de la Comisión Europea [4].
ii) Datos facilitados en tu perfil de usuario (usuarios registrados y administradores de la plataforma)
Los datos personales que figuran en tu perfil de usuario, así como en tus contribuciones y comentarios en la plataforma y en tus comunicaciones con el servicio de atención a usuarios, se conservarán en el sitio web mientras seas usuario activo del mismo, salvo que los suprimas tú personalmente o pidas al administrador de la plataforma que elimine tu perfil de usuario.
Tras dos años de inactividad continuada, se suprimirá tu perfil de usuario sin que tengas que presentar una solicitud específica.
Para garantizar la coherencia de la plataforma y de su contenido, tras la supresión de tu perfil de usuario (a petición tuya o automáticamente al cabo de dos años de inactividad), se conservarán en la plataforma tus contribuciones y comentarios, así como tus comunicaciones con el servicio de atención a usuarios, en versión anónima.
Los archivos de registro se conservan durante cuarenta días.
6. ¿Cómo protegemos y salvaguardamos tus datos personales?
Para proteger tus datos personales, la Comisión aplica una serie de medidas técnicas y organizativas. Entre las medidas técnicas se incluyen acciones adecuadas para garantizar la seguridad en línea y evitar el riesgo de pérdida, alteración o acceso no autorizado a los datos, teniendo en consideración el riesgo que plantee el tratamiento y la naturaleza de los datos personales tratados. Entre las medidas organizativas se incluye restringir el acceso a los datos personales exclusivamente a personas autorizadas que tengan legítima necesidad de conocer a efectos de la operación de tratamiento de datos.
Todos los datos personales en formato electrónico (correos electrónicos, documentos, bases de datos, lotes de datos cargados, etc.) se almacenan en los servidores de la Comisión o de sus contratistas (y subcontratistas).
Todas las operaciones de tratamiento de datos efectuadas mediante los sistemas de información y comunicación de la Comisión Europea se efectúan con arreglo a la Decisión (UE, Euratom) 2017/46 de la Comisión, de 10 de enero de 2017, sobre la seguridad de los sistemas de información y comunicación de la Comisión Europea.
La base de datos de la plataforma está alojada de forma segura en los servidores de un contratista de la Comisión Europea, a saber, Amazon Web Service. El contratista instala periódicamente parches y actualizaciones para mantener los servidores protegidos frente a intrusiones y accesos malintencionados.
Los encargados del tratamiento (contratistas) de la Comisión están vinculados por una cláusula contractual específica para cualquier operación de tratamiento de los datos personales efectuada en nombre de la Comisión. Los encargados del tratamiento deben establecer medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar el nivel de seguridad exigido por la Comisión.
7. ¿Quién tiene acceso a tus datos personales y a quién se comunican?
Tienen acceso a tus datos personales los miembros del personal de la Comisión y del gestor de la plataforma encargados de llevar a cabo esta operación de tratamiento. El acceso está limitado con arreglo al principio de la «necesidad de conocer» y los miembros del personal están obligados a respetar acuerdos de confidencialidad estatutarios (en el caso de la Comisión) o contractuales (encargado del tratamiento).
Tu nombre y apellidos, así como tu foto (si la hay), aparecerán junto a los contenidos que publiques en la plataforma y, por lo tanto, serán públicamente accesibles.
La publicación de esta información limitada sobre los participantes en los hilos de debate permite seguir las contribuciones aportadas por los usuarios y refleja la política de transparencia y rendición de cuentas aplicable a esta herramienta.
El contenido completo de tu perfil de usuario, incluida tu dirección de correo electrónico, será accesible para los administradores de la plataforma. En caso de que surja un problema que requiera apoyo informático, los datos de tu perfil de usuario, incluidos los archivos de registro de la plataforma, podrían compartirse con el personal de la Dirección General de Informática de la Comisión (DG DIGIT), ya que prestan servicios relacionados con el apoyo, sobre la base del principio de «necesidad de conocer».
La dirección de correo electrónico que forma parte de tu perfil de usuario solo se comunicará a otros usuarios registrados, previo consentimiento explícito por tu parte para comunicar esos datos a través de una funcionalidad específica de la plataforma.
- Si otros usuarios registrados desean mantener una comunicación directa contigo, pueden rellenar el formulario de contacto de la plataforma, indicando tu nombre y el contenido del mensaje que quieren enviar. A continuación, el sistema remitirá el mensaje a la dirección de correo electrónico que utilices para tu cuenta «EU Login». La dirección de correo electrónico del usuario que se ha puesto en contacto contigo se mostrará si respondes al mensaje. El envío de la respuesta hará que llegue al otro usuario tu propia dirección de correo electrónico.
- A la inversa, si eres tú quien desea contactar directamente con otro usuario de la plataforma, tendrás que utilizar la funcionalidad ya descrita y proporcionar de ese modo tu propia dirección de correo electrónico al usuario en cuestión.
Además, el operador de la plataforma, que actúa siguiendo las instrucciones de la Comisión, puede utilizar la función «Conecta» del Foro de la ICE para enviar correos electrónicos a todos los usuarios registrados para notificarles las actualizaciones de la plataforma o las actividades importantes específicas que estén estrictamente relacionadas con el Foro de la ICE. La finalidad de esos mensajes es permitir a los usuarios mejorar la conexión y la interacción con la plataforma y con los demás usuarios registrados, así como facilitar la creación de una comunidad de usuarios registrados y la colaboración y los intercambios entre estos.
La información recogida no se transmitirá a terceros, salvo en la medida y para los fines que marque la ley.
8. ¿Cuáles son tus derechos y cómo puedes ejercerlos?
En tu condición de «interesado» en virtud del capítulo III (artículos 14 a 25) del Reglamento (UE) 2018/1725, tienes otra serie de derechos, en particular el derecho a acceder a tus datos personales y a rectificarlos si son inexactos o incompletos. Tienes derecho a solicitar que se supriman tus datos personales, a limitar su tratamiento y a oponerte al tratamiento de tus datos.
El tratamiento de los datos personales opcionales que hayas facilitado en tu perfil de usuario se basa en tu consentimiento. Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento mediante la supresión de la información correspondiente en tu perfil de usuario o poniéndote en contacto con el responsable del tratamiento de datos. Esto no afectará a la licitud del tratamiento efectuado antes de que retiraras tu consentimiento.
Para ejercer tus derechos, puedes ponerte en contacto con el responsable del tratamiento o con el encargado del tratamiento de los datos (el gestor de la plataforma) o, en caso de conflicto, con el responsable de la protección de datos y, si fuera necesario, con el Supervisor Europeo de Protección de Datos, utilizando la información de contacto que encontrarás en el punto 9.
Por lo que se refiere a la información facilitada para inscribirte en el servicio de autenticación «EU Login», puedes consultar la declaración de privacidad para usuarios registrados en el Servicio de Gestión de Identidades de la Comisión Europea [5].
Si quieres ejercer tus derechos en relación con una o varias operaciones específicas de tratamiento de datos, es necesario que incluyas en tu solicitud los datos correspondientes (esto es, las referencias de registro que se indican en el punto 9).
Las solicitudes de acceso a los datos personales se tramitarán en el plazo de un mes a partir de su recepción. Cualquier otra de las solicitudes mencionadas anteriormente se atenderá en un plazo de 15 días hábiles.
También puedes ejercer directamente tus derechos en relación con la información facilitada en el perfil de usuario registrado: puedes comprobar, modificar, actualizar o suprimir online la información de tu perfil de usuario (salvo los datos importados del servicio de autenticación «EU Login»).
9. Información de contacto
Si deseas ejercer tus derechos con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725, si quieres plantear tus observaciones, preguntas o dudas o si deseas presentar una reclamación relativa a la recogida y el uso de tus datos personales, puedes dirigirte al:
- Responsable operativo del tratamiento de datos:
Comisión Europea
Secretaría General
Dirección A – Estrategia, Legislar Mejor y Gobernanza Institucional
Unidad A.1 «Prioridades Políticas y Programa de Trabajo»
B – 1049 Bruselas (Bélgica)
Tel. +32 2 29 92165
Fax. +32 2 29 66655
Correo electrónico: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Encargado del tratamiento (gestor de la plataforma ICE):
Servicio Europeo de Acción Ciudadana
BeCentral 12 Cantersteen
B – 1000 Bruselas (Bélgica)
Correo electrónico: ECIforum@ecas.org
- Delegado de protección de datos de la Comisión
Para cuestiones relacionadas con el tratamiento de tus datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725, puedes dirigirte al delegado de protección de datos de la Comisión (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD)
Si consideras que, con motivo del tratamiento de tus datos personales por el responsable del tratamiento de datos, se han infringido tus derechos con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725, tienes derecho a recurrir (esto es, a presentar una reclamación) ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos (edps@edps.europa.eu).
10. ¿Dónde encontrar información más detallada?
El delegado de protección de datos de la Comisión publica el registro de todas las operaciones de tratamiento de datos personales realizadas por la Comisión que se han documentado y le han sido notificadas. Puedes acceder al registro a través de este enlace: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Esta operación de tratamiento de datos se inscribió en el registro público del delegado de protección de datos con la referencia: DPR-EC-00828.
La información general sobre la protección de datos personales en el contexto de la aplicación de la ICE puede consultarse en: https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection
[1] Más información sobre la Iniciativa Ciudadana Europea en https://citizens-initiative.europa.eu
[2] Ver la notificación de tratamiento de datos «DPR-EC-03187 Identity & Access Management Service (IAMS)» en http://ec.europa.eu/dpo-register y la correspondiente declaración de privacidad de «EU Login».
[3] Ver la notificación de tratamiento de datos «DPR-EC-03187 Identity & Access Management Service (IAMS)» en http://ec.europa.eu/dpo-register y la correspondiente declaración específica de privacidad. Consulta esa declaración específica de privacidad para la información pertinente relativa a los puntos 4 a 9 de la presente declaración de confidencialidad.
[4] https://intragate.ec.europa.eu/cas/privacyStatement.html
[5] https://intragate.ec.europa.eu/cas/privacyStatement.html