Spracovateľská operácia: Podpora a uľahčenie európskej iniciatívy občanov (EIO) prostredníctvom online platformy spolupráce (fórum európskej iniciatívy občanov)
Prevádzkovateľ: Európska komisia
Operatívny prevádzkovateľ: Oddelenie SG.A.1 Politické priority a pracovný program
Referenčné označenie záznamu: DPR-EC-00828
1. Úvod
V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako získavame všetky osobné údaje, ako s poskytnutými údajmi narábame a ako zabezpečujeme ich ochranu, ako tieto informácie používame a aké práva máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi. Takisto sa v ňom uvádzajú kontaktné údaje zodpovedného prevádzkovateľa, u ktorého si môžete uplatniť svoje práva, zodpovednej osoby a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.
Európska komisia (ďalej len „Komisia“) je odhodlaná chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Komisia získava a ďalej spracúva osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov [ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001].
Toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov sa týka spracovateľských operácií v rámci online platformy spolupráce (ďalej len „platforma“) európskej iniciatívy občanov (EIO), ktoré vykonáva oddelenie SG.A.1 Politické priority a pracovný program.
Prevádzku platformy Komisia zabezpečuje prostredníctvom externého dodávateľa (ďalej len „prevádzkovateľ platformy“). Dodávateľom je EUROPEAN CITIZEN ACTION SERVICE (EURÓPSKY ÚTVAR PRE OBČIANSKU ČINNOSŤ), nezisková organizácia zaregistrovaná podľa právnych predpisov Belgicka, so sídlom na adrese BeCentral 12 Cantersteen, 1000 Brusel, Belgicko. V mene Komisie prevádzkovateľ platformy vykonáva úlohy sprostredkovateľa, pokiaľ ide o osobné údaje registrovaných používateľov.
2. Prečo a ako spracúvame vaše osobné údaje?
Účel spracovateľskej operácie:
Platforma ponúka podporu pri príprave európskych iniciatív občanov a podnecuje k diskusii o týchto iniciatívach, ako aj o samotnom nástroji a jeho vykonávaní[1].
Platforma slúži súčasným a potenciálnym organizátorom EIO, odborníkom, zainteresovaným subjektom občianskej spoločnosti, Komisii a ďalším inštitúciám a všeobecnejšie všetkým občanom, ktorí sa zaujímajú o EIO.
Jej účelom je pomáhať (potenciálnym) organizátorom, ktorí sa zaujímajú o začatie EIO, nájsť partnerov v Európe na založenie požadovanej skupiny organizátorov, koncipovať obsah iniciatívy v spolupráci so skúsenejšími účastníkmi, pripraviť kampane, naučiť sa získavať finančné prostriedky, viesť kampaň a vymieňať si skúsenosti a najlepšie postupy s ďalšími organizátormi. Platforma takisto umožňuje všetkým zainteresovaným občanom zúčastňovať sa na diskusiách o iniciatívach v ich rôznych fázach a na diskusiách o horizontálnych aspektoch fungovania nástroja EIO a tieto diskusie sledovať.
Platforma má tieto hlavné funkcie:
- informačné a diskusné fórum umožňujúce online diskusie a uverejňovanie blogov o témach EIO s cieľom podporiť komunikáciu medzi členmi komunity EIO, výmenu informácií a najlepších postupov, identifikáciu partnerov atď.,
- vzdelávací priestor ponúkajúci usmernenia, pokiaľ ide o príslušné aspekty životného cyklu EIO, a
- asistenčná služba ponúkajúca mechanizmus otázok a priamej podpory.
Vaše osobné údaje získavame a používame na účely vášho pripojenia na platformu, ďalšej interakcie s prostredím platformy a inými registrovanými používateľmi, ako aj na účely uľahčenia budovania komunity, spolupráce a výmeny medzi používateľmi. Konkrétne vaše meno a fotografia (ak existuje) sa zobrazia vedľa vstupov, ktoré na platforme uvediete, a ostatní používatelia budú mať prístup k informáciám vo vašom profile (okrem e-mailovej adresy). Vaše meno sa môže zobraziť aj vo výsledkoch vyhľadávania vykonaného inými používateľmi na základe kritérií „krajina pobytu“ a „oblasť záujmu“.
Vaše osobné údaje získavame a ďalej spracúvame takto:
- Spracovanie niektorých údajov sa vykonáva formou automatizovaných operácií. Ide predovšetkým o tieto operácie:
- Pri prvom pripojení na platformu, keď požiadate o registráciu ako registrovaný používateľ platformy (po kliknutí na príslušné pole vo webovom formulári), vaše meno, priezvisko a e-mailová adresa sa automaticky prevezmú do používateľského profilu z aplikácie EU Login (pričom je potrebné, aby registrovaní používatelia boli najskôr zaregistrovaní alebo prihlásení)[2].
- Po registrácii sa vaše meno a fotografia (ak existuje) automaticky zobrazia vedľa všetkých príspevkov, ktoré na platforme zverejníte.
- Osobné údaje a ďalšie informácie vo vašom používateľskom profile vypĺňate, ukladáte a upravujete manuálne (okrem údajov prevzatých z aplikácie EU Login).
- Na oznámenie vašej e-mailovej adresy ďalšiemu registrovanému používateľovi sa vyžaduje vaše osobitné povolenie.
- Ďalšie operácie týkajúce sa vašich údajov vykonáva manuálne (elektronicky) prevádzkovateľ platformy. Ide najmä o tieto operácie:
- spracúvanie žiadostí týkajúcich sa ochrany vašich údajov (najmä žiadosti o odstránenie používateľského profilu zaslané emailom).
Spracúvané osobné údaje sa môžu opätovne použiť na účely konaní pred súdmi EÚ, vnútroštátnymi súdmi, európskym ombudsmanom alebo Európskym dvorom audítorov.
Vaše osobné údaje sa nepoužijú na prijímanie automatizovaných rozhodnutí vrátane profilovania.
3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?
Právnym základom platformy je článok 4 ods. 2 nariadenia (EÚ) 2019/788 o európskej iniciatíve občanov.
Ak ste externým používateľom, spracúvanie údajov, ktoré máte poskytnúť ako povinné, je zákonné v súlade s článkom 5 ods. 1 písm. a) a b) nariadenia (EÚ) 2018/1725, v ktorých sa uvádza situácia, keď „spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie“ a „… na splnenie zákonnej povinnosti, ktorá sa vzťahuje na prevádzkovateľa“.
Spracúvanie dodatočných údajov, ktoré môžete voliteľne poskytnúť, je založené na tom, že ste k tomu udelili súhlas, a preto je zákonné v súlade s článkom 5 ods. 1 písm. d) nariadenia (EÚ) 2018/1725, v ktorom sa uvádza situácia, keď „dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely“.
Vaše spracúvané údaje samy osebe nepatria do žiadnej z kategórií, ktorých spracúvanie sa zakazuje v článku 10 ods. 1 nariadenia (EÚ) 2018/1725 („osobitné kategórie osobných údajov“), pokiaľ sa neuplatňuje niektorá z podmienok uvedených v článku 10 ods. 2 nariadenia (EÚ) 2018/1725. To, že sa zapájate do činností v rámci platformy, pokiaľ ide o organizovanie konkrétnej iniciatívy, však môže odhaliť vaše politické názory. Citlivosť vašich osobných údajov teda môže prameniť z politickej citlivosti príslušnej iniciatívy.
V závislosti od predmetu a citlivosti vašej iniciatívy sa teda vaše spracúvané osobné údaje môžu považovať za údaje odhaľujúce politické názory.
O obsahu, ktorý chcete zverejniť, rozhodujete vy. Platí, však, že ak je takýto obsah politicky citlivý, predpokladá sa, že ste dali svoj výslovný súhlas so spracúvaním týchto citlivých údajov. Spracúvanie nie je v tomto prípade zakázané, a to v súlade s článkom 10 ods. 2 písm. a).
Ak ste správcom platformy (t. j. používateľom platformy s vyšším privilegovaným prístupom k systému riadenia obsahu platformy), vaše údaje sa spracúvajú na základe zmluvy, ako sa uvádza v článku 5 ods. 1 písm. c) („prevádzkovateľ platformy“) a v článku 5 ods. 1 písm. a) a b) (zamestnanci Komisie zodpovední za EIO alebo IT nástroj platformy) nariadenia (EÚ) 2018/1725.
4. Ktoré osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?
Ak sa chcete k platforme pripojiť ako registrovaný používateľ (vrátane správcov platformy), musíte sa najskôr zaregistrovať prostredníctvom overovacej služby Európskej komisie EU Login.
Na údaje, ktoré pri tejto príležitosti uvediete, sa vzťahuje vyhlásenie o ochrane osobných údajov služby Európskej komisie pre správu osobných údajov a prístup k nim (IAMS)[3].
Po zaregistrovaní a identifikovaní prostredníctvom overovacej služby EU Login sa pri prvom pripojení k platforme vytvorí v databáze platformy váš používateľský profil, do ktorého sa z databázy spravovanej prostredníctvom služby IAMS automaticky prevezme vaše meno, priezvisko a e-mailová adresa.
Potom sa zobrazí výzva na dokončenie používateľského profilu zadaním týchto osobných údajov/informácií (voliteľné):
- štátna príslušnosť,
- uprednostňovaný jazyk,
- krajina pobytu,
- veková skupina,
- pohlavie,
- oblasť záujmu,
- zamestnanie/úloha,
- základné informácie a dôvod používania platformy,
- fotografia.
Vaše príspevky a pripomienky na platforme, ako aj komunikácia s asistenčnou službou, môžu takisto obsahovať osobné údaje alebo ich za ne možno považovať.
História operácií vykonávaných používateľmi na platforme je uložená v hostiteľskom prostredí vo forme logov na účely riešenia problémov.
5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
Vaše osobné údaje uchovávame len počas obdobia potrebného na splnenie účelu ich získania alebo ďalšieho spracúvania. Uplatňujú sa tieto lehoty:
i) Informácie, ktoré ste poskytli pri registrácii v overovacej službe EU Login
Lehoty na uchovávanie údajov v overovacej službe EU Login sú vymedzené vo vyhlásení o ochrane osobných údajov služby Európskej komisie pre správu osobných údajov[4].
ii) Údaje, ktoré ste poskytli v používateľskom profile (ako registrovaný používateľ vrátane správcu platformy)
Osobné údaje uvedené vo vašom používateľskom profile (vrátane príspevkov a pripomienok na platforme a komunikácie s asistenčnou službou) sa uchovávajú na webovom sídle dovtedy, kým trvá vaša aktivita, kým nevymažete údaje v profile a kým nepožiadate správcu platformy o odstránenie svojho používateľského profilu z platformy.
Po dvoch rokoch nepretržitej neaktivity bude váš používateľský profil automaticky vymazaný bez toho, aby bolo na tento účel potrebné predložiť osobitnú žiadosť.
S cieľom zabezpečiť konzistentnosť platformy a koherentnosť jej obsahu sa po eventuálnom vymazaní používateľského profilu budú vaše príspevky a pripomienky, ako aj komunikácia s asistenčnou službou, uchovávať na platforme v anonymizovanej verzii (v prípade eventuálneho vymazania vášho používateľského profilu na vašu žiadosť alebo automaticky po dvoch rokoch neaktivity na platforme).
Logy sa uchovávajú 40 dní.
6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?
Komisia má na ochranu vašich osobných údajov zavedené viaceré technické a organizačné opatrenia. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracúvanie a povaha spracúvaných údajov. Súčasťou organizačných opatrení je obmedzenie prístupu k osobným údajom len na oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich na účely tejto spracovateľskej operácie.
Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahraté súbory údajov atď.) sú uložené buď na serveroch Európskej komisie, alebo na serveroch jej dodávateľov (a subdodávateľov).
Na všetky spracovateľské operácie vykonávané pomocou komunikačných a informačných systémov Európskej komisie sa vzťahuje rozhodnutie Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii z 10. januára 2017.
Pre databázu platformy je zaistené bezpečné hosťovanie na serveroch dodávateľa Európskej komisie, konkrétne spoločnosti Amazon Web Service. Tento dodávateľ pravidelne inštaluje opravy a aktualizácie, aby boli servery chránené pred neoprávneným vniknutím a škodlivým prístupom.
Sprostredkovatelia Komisie (dodávatelia) sú viazaní osobitnou zmluvnou doložkou, ktorá sa vzťahuje na všetky spracovateľské operácie týkajúce sa vašich osobných údajov, ktoré sa vykonávajú v mene Komisie. Sprostredkovatelia musia zaviesť primerané technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie úrovne bezpečnosti, ktorú požaduje Komisia.
7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?
Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie a prevádzkovateľa platformy, ktorí sú zodpovední za vykonávanie tejto spracovateľskej operácie. Prístup je obmedzený na základe zásady „need-to-know“ (potreba poznať) a dotknutí zamestnanci sú viazaní mlčanlivosťou v zmysle právnych predpisov (v prípade zamestnancov Komisie) a v zmysle dohody (v prípade zamestnancov sprostredkovateľa).
Vaše meno a priezvisko, ako aj fotografia (ak existuje), sa zobrazia pri každom obsahu, ktorý zverejníte na platforme, takže budú viditeľné aj pre verejnosť.
Zverejnenie týchto limitovaných informácií o účastníkoch diskusií umožňuje sledovať diskusie poskytnuté konkrétnym používateľom a odráža politiku transparentnosti a zodpovednosti, ktorá sa vzťahuje na tento nástroj.
Celý obsah vášho používateľského profilu vrátane e-mailovej adresy bude viditeľný pre správcov platformy. Ak sa vyskytne problém vyžadujúci si podporu súvisiacu s informačnými technológiami, údaje o vašom používateľskom profile vrátane logov na platforme sa môžu poskytnúť zamestnancom Komisie na Generálnom riaditeľstve pre informatiku (GR DIGIT) na čas poskytovania služieb súvisiacich s podporou, a to na základe zásady „need-to-know“ (potreba poznať).
E-mailová adresa uvedená vo vašom používateľskom profile sa sprístupní ďalším jednotlivým registrovaným používateľom, len ak vyjadríte výslovný súhlas so sprístupnením týchto údajov prostredníctvom špecializovanej funkcie platformy:
- Ak vás bude chcieť iný registrovaný používateľ individuálne kontaktovať, môže na platforme vyplniť kontaktný formulár, v ktorom uvedie vaše meno a obsah správy, ktorá sa má odoslať. Správu od tohto používateľa potom dostanete na e-mailovú adresu, ktorú využíva váš účet EU Login. E-mailová adresa používateľa, ktorý vás kontaktoval, sa zobrazí, ak odpoviete na jeho správu. Odoslaním odpovede sa druhému používateľovi poskytne vaša e-mailová adresa.
- A naopak, ak chcete vy individuálne kontaktovať iného používateľa platformy, budete musieť použiť rovnakú funkciu platformy, čím dotknutému používateľovi poskytnete svoju e-mailovú adresu.
Prevádzkovateľ platformy, ktorý koná na základe pokynov Komisie, môže okrem toho používať funkciu „Používatelia“ v rámci fóra EIO na zasielanie e-mailov všetkým registrovaným používateľom s cieľom informovať ich o aktualizáciách platformy alebo o konkrétnych dôležitých činnostiach, ktoré úzko súvisia s fórom EIO. Účelom týchto e-mailov je umožniť používateľom zintenzívniť kontakt a interakciu v rámci platformy a s jej inými registrovanými používateľmi, ako aj uľahčiť budovanie komunity, spoluprácu a výmenu medzi registrovanými používateľmi.
Informácie, ktoré získavame, nebudú poskytnuté žiadnej tretej strane, s výnimkou rozsahu a účelu, v prípade ktorých nám to ukladajú právne predpisy.
8. Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?
Ako „dotknutá osoba“ máte osobitné práva podľa kapitoly III (články 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725, najmä právo na prístup k svojim osobným údajom a ich opravu v prípade, že sú nepresné alebo neúplné. Máte právo žiadať o vymazanie osobných údajov, právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov a právo namietať proti spracúvaniu.
Spracúvanie voliteľných osobných údajov, ktoré ste poskytli v používateľskom profile, je založené na vašom súhlase. Svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať tak, že vymažete príslušné informácie z používateľského profilu, alebo tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa. Odvolaním nie je dotknutá zákonnosť spracúvania vykonaného pred odvolaním vášho súhlasu.
Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa a/alebo sprostredkovateľa (prevádzkovateľ platformy) alebo v prípade sporu na zodpovednú osobu, a ak je to potrebné, na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov, a to s využitím kontaktných údajov uvedených v bode 9.
Pokiaľ ide o informácie, ktoré ste poskytli pri registrácii v overovacej službe EU Login, prečítajte si osobitné vyhlásenie o ochrane osobných údajov služby Európskej komisie pre správu osobných údajov[5].
Ak si želáte uplatniť svoje práva v kontexte jednej alebo viacerých konkrétnych spracovateľských operácií, uveďte vo svojej žiadosti ich opis (t. j. príslušné referenčné označenie záznamu, ako sa uvádza v bode 9).
Každá žiadosť o prístup k osobným údajom sa vybaví do jedného mesiaca od jej prijatia. Všetky ďalšie žiadosti uvedené v predchádzajúcom texte sa vybavia do 15 pracovných dní.
Pokiaľ ide o informácie poskytnuté v rámci vášho profilu registrovaného používateľa, svoje práva si môžete uplatniť aj priamo: informácie vo svojom používateľskom profile si môžete skontrolovať, upraviť, aktualizovať a vymazať priamo online (s výnimkou informácií prevzatých z overovacej služby EU Login).
9. Kontaktné údaje
Ak si chcete uplatniť práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 alebo ak máte pripomienky, otázky či obavy, alebo chcete podať sťažnosť týkajúcu sa získavania a používania vašich osobných údajov, obráťte sa na tieto subjekty:
- Operatívny prevádzkovateľ:
European Commission
Secretariat General
Directorate A „Strategy, Better Regulation & Corporate Governance“
Unit A.1 „Policy Priorities & Work Programme“
B – 1049 Brussels, Belgium
Tel. +32 22992165
Fax +32 22966655
E-mail: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Sprostredkovateľ (prevádzkovateľ platformy EIO):
EUROPEAN CITIZEN ACTION SERVICE
BeCentral 12 Cantersteen
1000B Brussels, Belgium
E-mail: ECIforum@ecas.org
- Zodpovedná osoba Komisie pre ochranu údajov
V otázkach týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)
Ak sa domnievate, že v dôsledku spracúvania vašich osobných údajov prevádzkovateľom došlo k porušeniu vašich práv podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (t. j. podať mu sťažnosť) (edps@edps.europa.eu).
10. Kde možno nájsť podrobnejšie informácie?
Zodpovedná osoba Komisie uverejňuje register všetkých operácií spracúvania osobných údajov Komisiou, ktoré boli zdokumentované a ktoré jej boli oznámené. Prístup k registru získate kliknutím na tento odkaz: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Táto konkrétna spracovateľská operácia je vedená vo verejnom registri zodpovednej osoby pod týmto referenčným označením záznamu: DPR-EC-00828.
Všeobecné informácie o ochrane osobných údajov v súvislosti s vykonávaním EIO získate kliknutím na tento odkaz: https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection.
[1] Ďalšie informácie o európskej iniciatíve občanov sú uvedené na adrese https://citizens-initiative.europa.eu.
[2] Pozri DPR-EC-03187 služby pre správu osobných údajov a prístup k nim (IAMS) na adrese http://ec.europa.eu/dpo-register a príslušné osobitné vyhlásenie o ochrane osobných údajov služby EU Login.
[3] Pozri DPR-EC-03187 služby pre správu osobných údajov a prístup k nim (IAMS) na adrese http://ec.europa.eu/dpo-register a príslušné osobitné vyhlásenie o ochrane osobných údajov. V osobitnom vyhlásení o ochrane osobných údajov nájdete relevantné informácie zodpovedajúce bodom 4 až 9 tohto vyhlásenia o ochrane osobných údajov.
[4] https://intragate.ec.europa.eu/cas/privacyStatement.html.
[5] https://intragate.ec.europa.eu/cas/privacyStatement.html.