Nationella myndigheter Tänk på hur du ser till att dina signaturer kontrolleras

Det är inte lätt att samla in 1 miljoner underskrifter och det är inte heller den sista linjen för ditt medborgarinitiativ. Efter att ha samlat in alla dessa underskrifter är det dags att lämna in dem för kontroll genom att gå igenom flera steg i verifieringsprocessen. Först måste du gruppera underskrifterna efter nationalitet. För det andra måste du skicka underskrifterna till de utsedda nationella myndigheterna i varje medlemsstat. För det tredje har de nationella myndigheterna 3 månader på sig att kontrollera dina underskrifter. När underskrifterna har validerats får du ett kontrollintyg från varje medlemsstat. När du har fått alla kontrollintyg och uppnått de fastställda tröskelvärdena kan du lämna in initiativet till kommissionen!

För att bättre förstå kontrollprocessen och hur vi kan undvika ogiltiga underskrifter från medborgare som stöder ett initiativ intervjuade vi fem nationella myndigheter i Belgien, Tjeckien, Estland, Luxemburg och Sverige. De myndigheter som ansvarar för att kontrollera underskrifter är vanligtvis inrikesministerier, valkommissioner eller folkbokföringsregister. Vårt mål i dessa intervjuer var att förstå varför underskrifter ibland avvisas och att samla in tips och trick för organisatörerna. 

Några viktiga kontakter och tips från de nationella myndigheterna:

När du ber dig att underteckna initiativet på papper eller på nätet:

1. Uppmärksamma medborgarna på att deras underskrift endast är giltig när de är tillräckligt gamla för att stödja europeiska medborgarinitiativ.

Alla nationella myndigheter betonade vikten av att se till att medborgarna är tillräckligt gamla för att underteckna initiativet. Många gånger måste de nationella myndigheterna avvisa en underskrift eftersom medborgaren inte har uppnått rösträttsålder. I de flesta medlemsstater är åldern 18 år, men det finns några undantag: Estland (16), Grekland (17), Malta (16), Österrike (16). Detta kan ändras efter eget gottfinnande från varje lands sida. I Belgien till exempel kommer minimiåldern för rösträtt i valet till Europaparlamentet från och med den 1 maj 2023 att vara 16, vilket innebär att belgare i åldern 16–18 år också kommer att kunna stödja medborgarinitiativ från och med det datumet. När du använder kommissionens centrala system för insamling via internet uppmärksammas medborgarna på signeringssidan.

Tydligt informera medborgarna om kraven för att kunna underteckna ett medborgarinitiativ: har rätt att rösta i val till Europaparlamentet och en EU-medborgare. De nationella myndigheterna noterade att de flesta underskrifter avvisas på grund av att medborgaren inte är gammal eller inte är EU-medborgare.

2. Förklara för medborgarna hur viktigt det är att fylla i formuläret, oavsett om det är online eller på papper, fullständigt och korrekt.

Många underskrifter avvisas på grund av ofullständiga formulär. När det gäller underskrifter i pappersform, se också till att medborgarna skriver tydligt. De vanligaste misstag som de nationella myndigheterna stötte på var felaktiga eller ofullständiga personnummer, felaktiga namn och felaktigt födelsedatum. Glöm inte att alltid påminna medborgarna om att de måste använda sitt fullständiga juridiska namn när de undertecknar ett initiativ.

Luxemburgs nationella myndighet förklarade också en viss flexibilitet när så var möjligt: ”Vid manuell kontroll av underskrifter i pappersform försöker vi ta hänsyn till undertecknarens eventuella misstag (t.ex. byte av för- och efternamn, byte av födelsedag och födelsemånad osv.). I vissa fall har vi dock inget annat val än att förkasta undertecknandet. ”

Vägleda medborgarna när de undertecknar ditt initiativ för att se till att alla steg är slutförda. Forumet håller på att utarbeta ett informationsblad som du kan hänvisa till på din egen webbplats för att uppmärksamma medborgarna på dessa tips.

För att ta reda på vilka uppgiftskrav som gäller för varje medlemsstat som medborgarna måste ange när de undertecknar ett initiativ, klicka här. 

3. Informera undertecknarna om de strikta dataskyddsreglerna och om att integriteten för deras uppgifter tas på stort allvar! 

Medborgarna kan vara ovilliga att lämna ut personuppgifter för att underteckna initiativet, så det ligger också i ditt intresse att förklara för medborgarna hur deras personuppgifter kommer att användas och se till att de är säkra. De nationella myndigheterna betonade att den information som tillhandahålls av medborgarna aldrig sparas eller lämnas ut under kontrollprocessen. Syftet med denna information är endast att se till att de medborgare som undertecknar initiativet är EU-medborgare och har rätt att rösta i val till Europaparlamentet. Se även Frågor om skydd av personuppgifter på medborgarinitiativets webbplats som du kan se:  https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/faq_en#Data-protection

4. Spara pappersunderskrifter från medborgare med olika nationalitet separat, låt dem inte underteckna på samma papper! KOM ihåg att du måste skicka in underskrifterna efter nationalitet.

5. Uppmuntra medborgarna att använda plattformen för underskrifter online. Det finns vissa automatiska kontroller på onlineplattformen som minskar sannolikheten för att underskriften kommer att avvisas. KOM ihåg att för initiativ som registrerats efter slutet av 2022 kommer du bara att kunna använda kommissionens system för insamling via internet.

KOM ihåg att det är viktigt att vägleda medborgarna i insamlingen av underskrifter genom att informera dem om alla nödvändiga uppgifter för att underteckna ett initiativ, dvs. vilka uppgifter som krävs för att underteckna initiativet och dataskyddsreglerna. När fler medborgare blir medvetna om medborgarinitiativ och processen med att underteckna ett initiativ kommer det att bli lättare för dig som organisatör att samla in validerade underskrifter. Men glöm inte att en framgångsrik insamling av underskrifter härrör från en välplanerad och väl genomförd kampanjstrategi!

Om du har ytterligare frågor om verifieringsprocessen eller andra aspekter av medborgarinitiativsprocessen, tveka inte att skicka dina frågor till Seek Advice om forumet för medborgarinitiativet. 

Om du vill veta mer om namninsamlingen kan du läsa om hur du samlar in underskrifter

Läs mer om hur man organiserar en kampanj

Läs mer om kontroll- och inlämningsprocessen på nätet ( modul 3, Kontroll och inlämning).

Vill du ställa andra frågor till de nationella myndigheterna om kontrollprocessen? Skicka dina frågor i kommentarsavsnittet nedan.