Kansalliset viranomaiset tarkistavat, miten varmistaa allekirjoituksesi

Miljoonan allekirjoituksen kerääminen ei ole helppoa, eikä se myöskään ole kansalaisaloitteen viimeinen vaihe. Kun kaikki nämä allekirjoitukset on kerätty, on aika toimittaa ne varmennettaviksi läpi todentamisprosessin useita vaiheita. Ensin on ryhmiteltävä allekirjoitukset kansallisuuden mukaan. Toiseksi allekirjoitukset on lähetettävä kunkin jäsenvaltion nimetyille kansallisille viranomaisille. Kolmanneksi kansallisilla viranomaisilla on kolme kuukautta aikaa tarkistaa allekirjoituksesi. Kun allekirjoitukset on validoitu, saat todentamistodistuksen kultakin jäsenvaltiolta. Kun olet saanut kaikki tarkastustodistukset ja saavuttanut vaaditut kynnysarvot, voit vihdoin toimittaa aloitteen komissiolle!

Tilintarkastustuomioistuin haastatteli viittä kansallista viranomaista Belgiasta, Tšekistä, Virosta, Luxemburgista ja Ruotsista. Tarkoituksena oli ymmärtää paremmin todentamisprosessia ja sitä, miten kansalaisaloitetta tukevilta kansalaisilta voidaan välttää pätemättömiä allekirjoituksia. Allekirjoitusten tarkastamisesta vastaavat viranomaiset ovat yleensä sisäministeriöitä, vaalilautakuntia tai väestörekistereitä. Näissä haastatteluissa tavoitteenamme oli ymmärtää, miksi allekirjoitukset joskus hylätään, ja kerätä vinkkejä järjestäjille. 

Kansallisten viranomaisten keskeiset kannanotot ja vinkkejä:

Kun kansalaisia pyydetään allekirjoittamaan aloite paperilla tai verkossa:

1. Varoitetaan kansalaisia siitä, että heidän allekirjoituksensa on voimassa vain silloin, kun he ovat riittävän vanhoja tukemaan eurooppalaisia kansalaisaloitteita.

Kaikki kansalliset viranomaiset korostivat, että on tärkeää varmistaa, että kansalaiset ovat riittävän vanhoja aloitteen allekirjoittamiseksi. Kansallisten viranomaisten on usein hylättävä allekirjoitus, koska kansalainen ei ole äänestysikäinen. Useimmissa jäsenvaltioissa ikä on 18 vuotta, mutta joitakin poikkeuksia on: Viro (16), Kreikka (17), Malta (16), Itävalta (16). Tämä voi muuttua kunkin maan harkinnan mukaan. Esimerkiksi Belgiassa Euroopan parlamentin vaalien äänestysikä on 1. toukokuuta 2023 alkaen 16 vuotta, mikä tarkoittaa, että myös 16–18-vuotiaat belgialaiset voivat tukea eurooppalaisia kansalaisaloitteita kyseisestä päivästä alkaen. Kun käytät komission keskitettyä online-keruujärjestelmää, kansalaisille ilmoitetaan tästä vaatimuksesta allekirjoitussivulla.

Kansalaisille tiedotetaan selkeästi eurooppalaisen kansalaisaloitteen allekirjoittamista koskevista vaatimuksista: oikeus äänestää Euroopan parlamentin vaaleissa ja EU:n kansalainen. Kansalliset viranomaiset totesivat, että suurin osa allekirjoituksista hylätään, koska kansalainen ei ole ikäinen tai hän ei ole EU:n kansalainen.

2. Selittäkää kansalaisille, miten tärkeää on täyttää lomake joko verkossa tai paperilla.

Monet allekirjoitukset hylätään puutteellisten lomakkeiden vuoksi. Paperimuotoisten allekirjoitusten osalta on myös varmistettava, että ihmiset kirjoittavat ne selkeästi. Yleisimmät kansallisten viranomaisten havaitsemat virheet olivat virheelliset tai puutteelliset henkilötunnukset, virheelliset nimet ja väärä syntymäaika. Muista aina muistuttaa kansalaisia siitä, että heidän on käytettävä koko virallista nimeään aloitteen allekirjoittamisen yhteydessä.

Luxemburgin kansallinen viranomainen selitti myös mahdollisuuksien mukaan tiettyä joustovaraa: ”Paperisten allekirjoitusten manuaalisessa todentamisessa yritämme ottaa huomioon allekirjoittajan mahdolliset virheet (kuten etu- ja sukunimien vaihtaminen, syntymäpäivän ja -kuukauden vaihtaminen jne.). Joissakin tapauksissa meillä ei kuitenkaan ole muuta vaihtoehtoa kuin hylätä allekirjoitus.”

Opasta kansalaisaloitteen allekirjoittamista sen varmistamiseksi, että kaikki vaiheet on suoritettu. Foorumi on laatimassa tietosivua, johon voit viitata omalla verkkosivustollasi ja jossa kerrotaan kansalaisille näistä vinkkeistä.

Lisätietoa kunkin jäsenvaltion tietovaatimuksista, jotka kansalaisten on täytettävä allekirjoittaessaan aloitteen, napsauta tästä. 

3. Kerro allekirjoittajille tiukoista tietosuojasäännöistä ja siitä, että heidän tietojensa yksityisyyteen suhtaudutaan erittäin vakavasti! 

Kansalaiset saattavat olla haluttomia antamaan henkilötietoja kansalaisaloitteen allekirjoittamiseksi, joten on myös oman etusi mukaista selittää kansalaisille, miten heidän henkilötietojaan käytetään, ja varmistaa, että ne ovat turvallisia. Kansalliset viranomaiset korostivat, että tarkistusprosessin aikana kansalaisten antamia tietoja ei koskaan tallenneta tai anneta, vaan näiden tietojen tarkoituksena on ainoastaan varmistaa, että aloitteen allekirjoittaneet kansalaiset ovat EU:n kansalaisia ja oikeutettuja äänestämään Euroopan parlamentin vaaleissa. Tutustu myös kansalaisaloitteen verkkosivuston tietosuojaa koskeviin kysymyksiin ja vastauksiin, joihin voit viitata:  https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/faq_en#Data-protection

4. Pidä kansalaisten, joilla on eri kansallisuuksia, paperiallekirjoitukset erillään, älä anna heidän kirjautua samalle paperille! Muistutettakoon, että allekirjoitukset on toimitettava kansallisuuden mukaan.

5. Kannustetaan kansalaisia käyttämään verkkoallekirjoitusalustaa. Verkkoalustalla on joitakin automaattisia tarkistuksia, jotka vähentävät allekirjoituksen hylkäämisen todennäköisyyttä. Muista aloitteista, jotka on rekisteröity vuoden 2022 jälkeen, voit käyttää vain komission online-keruujärjestelmää.

Muistutettakoon, että on tärkeää opastaa kansalaisia allekirjoitusten keräämisessä ilmoittamalla heille kaikki aloitteen allekirjoittamiseen tarvittavat tiedot eli sen allekirjoittamiseen tarvittavat tiedot ja tietosuojasäännöt. Kun yhä useammat kansalaiset ovat tietoisia kansalaisaloitteista ja aloitteen allekirjoitusprosessista, sinun on helpompi kerätä validoituja allekirjoituksia järjestäjänä. Mutta ei unohdeta, onnistunut allekirjoitusten kerääminen perustuu hyvin suunniteltuun ja hyvin toteutettuun kampanjastrategiaan!

Jos sinulla on kysyttävää todentamisprosessista tai jostakin muusta kansalaisaloiteprosessin näkökohdasta, voit esittää kysymyksiäsi kansalaisaloitefoorumin Seek -neuvonnalle. 

Lisätietoa allekirjoitusten keräämisestä on saatavilla osoitteessa How to Collect Signatures.

Lisätietoa kampanjan järjestämisestä: Kampanjan järjestäminen

Lisätietoa todentamis- ja toimitusprosessista on verkkokurssissamme ( moduuli 3, Todentaminen ja toimittaminen).

Haluaisitko esittää kansallisille viranomaisille muita tarkastusprosessiin liittyviä kysymyksiä? Lähetä kysymyksesi alla olevaan kommenttiosioon.