Fondsen werven

Het organiseren van een Europees burgerinitiatief (EBI) vergt een toegewijd team, strategische planning en financiële middelen. Voor elke fase van een transnationale EBI-campagne, van de voorbereiding tot de uitvoering, kunnen middelen nodig zijn om de doeltreffendheid ervan te waarborgen. Omdat in Europa veel verschillende talen worden gesproken, moet het materiaal in meerdere talen worden vertaald om voorstanders overal goed te kunnen bereiken. Hoewel vrijwilligers vaak een belangrijke rol spelen, is het dikwijls noodzakelijk om te zorgen voor speciaal personeel voor coördinatie, juridische begeleiding en voorlichting. Daarnaast is financiering nodig voor het opbouwen van een sterke aanwezigheid via een website, sociale media en openbare evenementen. Ook juridisch advies, campagnemateriaal en reclame — zowel digitaal als traditioneel — kunnen campagnekosten opleveren. Inzicht in deze financiële behoeften is van cruciaal belang voor een goed gestructureerde en duurzame campagne. 

Vroeg en strategisch beginnen

Het is van essentieel belang dat u in een vroeg stadium met uw fondsenwerving begint om de middelen te verkrijgen die nodig zijn voor uw Europees burgerinitiatief. Om succes te kunnen boeken, moet aandacht worden besteed aan het verkrijgen van financiering voor initiële activiteiten, zoals de ontwikkeling van een website of het in kaart brengen van partners voordat uw EBI officieel van start gaat. Idealiter moet de fondsenwerving al beginnen voordat u uw initiatief registreert.  

U moet ook vooruitdenken: stem uw inspanningen voor fondsenwerving af op speciale bewustmakingsdagen in het komende jaar die aansluiten op het onderwerp van uw EBI. Evenementen zoals politieke festivals of aan uw thema gerelateerde dagen: de Internationale Vrouwendag, de Dag van de Aarde, de Wereldgezondheidsdag of de Dag van de Mensenrechten bieden uitstekende mogelijkheden om middelen aan te trekken en de zichtbaarheid te vergroten. Deze gelegenheden zorgen voor media-aandacht en publieke participatie en bieden een thematisch instrument om uw EBI onder de aandacht te brengen. 

Daarnaast is het nuttig om voor uw campagne specifieke mijlpalen vast te stellen, bijvoorbeeld fondsenwerving bij het bereiken van belangrijke streefdoelen, zoals 100 000 handtekeningen. Deze mijlpalen kunnen dienen als belangrijke momenten om uw fondsenwerving nieuw leven in te blazen en extra steun te genereren naarmate uw EBI vordert. 

Denk als een team: een fondsenwervingsfunctie toekennen

Organisatoren van eerdere EBI’s hebben gemeld dat het het beste is om binnen uw EBI-team duidelijk taken toe te wijzen. Een speciale fondsenwerver of een team voor fondsenwerving zorgt ervoor dat fondsenwerving niet alleen een bijkomstigheid is, maar een integraal onderdeel van uw campagnedoelstellingen vormt. De taken omvatten onder meer: 

• het ontwikkelen en onderhouden van relaties met financiers; 
• het opzetten en beheren van fondsenwervingscampagnes; 
• toezicht op begrotingen en rapportageverplichtingen. 

Fondsenwerving omvat meer dan het aantrekken van donaties of het verkrijgen van middelen. Een fondsenwerver is iemand die partnerschappen kan veiligstellen, zichtbaarheid kan opbouwen en kan bijdragen aan gemeenschapsopbouw en -beheer. Partners kunnen niet alleen steun verlenen in de vorm van geld, maar ook via donaties in natura, personele middelen of verspreiding. 

Uw campagnes afstemmen

Voor het slagen van een EBI is het noodzakelijk dat hierbij voorstanders uit meerdere landen worden betrokken, wat een zorgvuldige coördinatie en lokale strategieën vereist. Aangezien de nationale talen, culturen en financieringslandschappen uiteenlopen, is het van cruciaal belang landspecifieke campagnes op te zetten die elk publiek zullen aanspreken. 

Uw aanwezigheid op sociale media moet ook worden aangepast aan de verschillende bevolkingsgroepen en regionale voorkeuren. Per land en leeftijd worden verschillende platforms gebruikt. Terwijl jongere doelgroepen in de eerste plaats Instagram en TikTok gebruiken, zijn andere groepen mogelijk actiever op Facebook of LinkedIn. De uitvoering van een gegevensgestuurde strategie op alle platforms helpt u zoveel mogelijk mensen te bereiken en tot deelname te bewegen. 

Naast online methoden om mensen te bereiken moet u alternatieve, op de gemeenschap gebaseerde benaderingen overwegen. Digitale campagnes kunnen weliswaar kosteneffectief zijn, maar de kracht van persoonlijke contacten moet niet worden onderschat. Afhankelijk van uw doelgroep kunt u waardevolle steun vinden bij hobbygroepen, sociale kringen, lokale verenigingen, werkplekken en gemeenschapsorganisaties. Hoewel het in eerste instantie moeilijker kan zijn om deze groepen te bereiken, tonen zij vaak een sterke inzet wanneer zij besluiten mee te doen en kunnen zij een cruciale rol spelen bij het mobiliseren van steun voor een zaak waarin zij geloven. 

Tot slot is het een goed idee om zoveel mogelijk gebruik te maken van socialemedia-instrumenten om de fondsenwerving en betrokkenheid te stroomlijnen. Functies zoals de Instagram-knop “Donatie” kunnen bijdragen bijvoorbeeld rechtstreeks binnen het platform vergemakkelijken, waardoor het voor voorstanders gemakkelijker wordt om te handelen. 

Stel uw behoeften vast

Begin met het opstellen van een gedetailleerde begroting met de middelen die nodig zijn voor uw campagne. Eerdere organisatoren hebben de volgende punten genoemd als enkele van de belangrijkste uitgaven:  

• Personele middelen: Het grootste deel van uw EBI-begroting zal waarschijnlijk aan personeel worden besteed. Als u over de financiële draagkracht beschikt, overweeg dan naast campagnecoördinatoren professionals in dienst te nemen voor communicatie- of IT-ondersteuning. Het creëren van inhoud en websites, het beheer van sociale media en de coördinatie van de media vergen mogelijk bijzondere aandacht. Als u niet over de financiële draagkracht beschikt, onderschat dan de kracht van vrijwilligers niet! 
• Reclame: Digitale reclame heeft een bijzonder grote impact. Afhankelijk van uw onderwerp kunt u echter overwegen om te investeren in zowel digitale advertenties (sociale media of online advertenties) als traditionele outreach (kranten, tv, radio).   

• Outreachmateriaal: drukwerk en merchandise voor evenementen met het oog op fysieke zichtbaarheid. 

Uw netwerk opbouwen en middelen combineren

Een sterk netwerk van partners kan enorm bijdragen aan de efficiënte toewijzing van beperkte middelen en kan ook nieuwe financieringsbronnen opleveren. Als u partners zoekt, is het zinvol om gelijkgestemde entiteiten met soortgelijke doelstellingen aan te spreken. Hiertoe kunnen behoren:  

• Ngo’s: stel vast welke toonaangevende organisaties op lokaal, regionaal, nationaal, Europees of internationaal niveau op uw gebied actief zijn.   
• Eerdere ondersteuners van EBI’s: doe onderzoek naar financiers of partners van eerdere EBI’s met gebruik van openbare informatie op de EBI-webpagina. 
• Brancheorganisaties: zoek entiteiten uit de publieke of particuliere sector waarvan de doelstellingen aansluiten bij uw initiatief. 
• Overheidsinstanties: overweeg partnerschappen aan te gaan met lokale overheden of gemeenten, met name voor EBI’s die van lokaal of regionaal belang zijn. 

Benadruk bij contacten met potentiële partners hoe uw samenwerking wederzijdse voordelen kan opleveren en hoe hierbij belangrijke competenties, capaciteiten en middelen kunnen worden gedeeld. Met een divers netwerk kunt u burgers in verschillende regio’s en verschillende bevolkingsgroepen bij uw EBI betrekken. Gevestigde partners kunnen hun expertise voor uw campagne inzetten, zodat vertrouwen wordt geschept onder potentiële financiers en supporters. Wanneer u samenwerkt, kan het gebruik van de logo’s van uw partners in uw materiaal de legitimiteit van uw campagne versterken. 

Raadpleeg voor meer informatie over het opzetten van uw netwerk de pagina “Partners zoeken” van het EBI-forum. 

Van voorstander naar donor: Uw voorstanders kunnen zelf een multiplicator voor uw campagne en een krachtige financieringsbron zijn. Zorg dat zij betrokken raken door middel van: 

• Schenkingen: biedt duidelijke opties voor het doneren aan en ondersteunen van uw campagne. Zorg dat het duidelijk is hoe de middelen zullen worden gebruikt. 
• Campagnes op basis van mijlpalen: gebruik de resultaten van de campagne (bv. het bereiken van 10 000 handtekeningen) om oproepen voor fondsenwerving onder voorstanders te doen. 
• Crowdfunding: benut platforms om een zo breed mogelijk publiek te bereiken. Moedig voorstanders aan om uw campagne binnen hun netwerken te delen. 

Potentiële financiers in kaart brengen

Het in kaart brengen van potentiële financiers is een cruciale stap om financiële steun voor uw Europees burgerinitiatief te verkrijgen. Om uw kansen op succes te maximaliseren, moet u zich richten op donoren die een natuurlijk belang hebben bij uw zaak: diegenen die actief zijn op het gebied waarop uw EBI betrekking heeft, uw waarden delen en soortgelijke doelstellingen nastreven. 

Het is verstandig om te beginnen met het zoeken naar eerdere financiers van vergelijkbare EBI’s. Bekijk eerdere initiatieven waarmee aanverwante kwesties werden aangepakt en onderzoek van wie de financiering afkomstig was. De EBI-website biedt openbare informatie die u kan helpen bij het vinden van organisaties of personen die al soortgelijke doelen hebben ondersteund. U kunt ook verslagen en dankwoorden van succesvolle EBI’s analyseren voor mogelijke aanknopingspunten. 

Naast eerdere EBI’s zou u bredere financieringsdatabanken moeten onderzoeken. Het programma Burgers, gelijkheid, rechten en waarden (CERV) van de Europese Commissie is een financieringsprogramma dat regelmatig oproepen publiceert voor projecten die onder meer betrekking hebben op de betrokkenheid van burgers, het waarborgen van diversiteit en burgerrechten en het versterken van de positie van burgers in het democratische leven.  

Daarnaast kan het transparantieregister van de EU of nationale transparantieportalen u helpen ngo’s, stichtingen en bedrijfssponsors te vinden die zich bezighouden met het onderwerp van uw EBI.  

Om uw zoekopdracht verder te verfijnen, is het van essentieel belang om de belangrijkste belanghebbenden in alle EU-lidstaten die bij het onderwerp van uw EBI betrokken zijn, in kaart te brengen. Veel financiers publiceren hun prioriteiten in jaarverslagen of vermelden hun recente subsidies op hun website. Aan de hand van deze bronnen kunt u beoordelen of uw EBI aansluit op hun financieringsstrategieën en bepalen wat de beste manier is om deze financiers aan te spreken. Het leggen van contacten met relevante organisaties, belangengroepen en netwerken kan u ook een beter inzicht bieden in het financieringslandschap en leiden tot potentiële samenwerkingsmogelijkheden. 

Ten slotte mogen individuele donoren niet over het hoofd worden gezien. Veel filantropen steunen actief sociale en politieke doelen en kunnen daarom een persoonlijk belang hebben bij de doelstellingen van uw EBI. Om potentiële individuele financiers te vinden, kunt u hun eerdere donaties, gelieerde organisaties en eventuele publieke verklaringen of acties bekijken waaruit blijkt dat zij zich inzetten voor soortgelijke kwesties. Contacten met hen via professionele netwerken zoals LinkedIn, evenementen of zelfs sociale media kunnen u helpen waardevolle banden te ontwikkelen en hen ervan te overtuigen uw doel te steunen.  

Niet vergeten! Transparantie is essentieel om vertrouwen onder voorstanders, financiers en partners op te bouwen. Alle bijdragen van meer dan 500 EUR moeten openbaar worden gemaakt, samen met nadere informatie over steun in natura.

Raadpleeg voor meer informatie de pagina van het EBI-forum “Hoe moet financiële steun worden gerapporteerd?”.

Uw financieringsbronnen diversifiëren

Het verkrijgen van steun van meerdere verschillende financiers zorgt voor zekerheid voor de campagne. Verken de volgende opties: 

• Ngo’s of maatschappelijke organisaties: zij verstrekken het vaakst financiering aan EBI’s en zullen zich waarschijnlijk het snelst aansluiten bij een EBI-doel en dit doel ondersteunen. 
• Sponsoring door bedrijven: neem contact op met bedrijven waarvan de waarden in overeenstemming zijn met uw initiatief. Wijs op de voordelen van ondersteuning van uw campagne, zoals een positieve associatie met hun merk en toegang tot een nieuw publiek. 
• Publieke partnerschappen: zoek steun bij lokale overheden, met name voor initiatieven die verband houden met lokale belangen (bv. vervoers- of milieukwesties).   
• Stichtingen of overheidssubsidies 
• Brancheverenigingen 
• Individuele donoren en filantropen   

Wat willen financiers?

Bij het zoeken naar financiering voor uw EBI is het essentieel om de prioriteiten van financiers te begrijpen. Wanneer u weet wat zij verwachten, kunt u uw aanpak beter afstemmen en uw kansen op steun vergroten.

Afstemming op de waarden en doelstellingen van de financiers

Financiers zullen eerder EBI’s ondersteunen die nauw aansluiten op hun doel en waarden. Neem bij het opstellen van uw voorstel voor hen de volgende tips in overweging:

• Toon duidelijk aan hoe uw EBI bijdraagt tot resultaten die vergelijkbaar zijn met die van de projecten van de financier, en hoe het in overeenstemming is met hun doelstellingen of waarden. 
• Leg uit waarom uw initiatief belangrijk is en hoe het aansluit bij bredere thema’s die door financiers worden ondersteund, zoals democratie, dierenwelzijn, grondrechten of duurzaamheid. 

Belangrijkste factoren in financieringsbesluiten

Inzicht in de prioriteiten van donoren kan een groot verschil maken bij het verkrijgen van financiering. De belangrijkste factoren die donoren in aanmerking nemen, zijn:

• het onderwerp en de reikwijdte van het EBI — financiers willen initiatieven ondersteunen die relevant zijn voor hun aandachtsgebieden;
• een gedetailleerd begrotingsplan — cruciaal om de haalbaarheid aan te tonen. Een duidelijke uitsplitsing van de wijze waarop middelen zullen worden gebruikt, versterkt de geloofwaardigheid.

Duidelijke missie, structuur en strategisch plan

Bij het lezen van uw financieringsvoorstel of bij het contact met u verwachten financiers: 

• een duidelijk omschreven missie waarin wordt uitgelegd wat u met uw EBI wilt bereiken; 
• specifieke doelstellingen die rechtstreeks verband houden met de bredere missie; 
• een communicatieplan waarin wordt uiteengezet hoe u voorstanders, politieke belanghebbenden en de media zult betrekken bij het bereiken van het benodigde aantal handtekeningen.  

Veelgemaakte fouten die moeten worden vermeden

Bij het benaderen van financiers maken veel EBI-organisatoren vermijdbare fouten. Dit zijn de meest voorkomende: 

• het overschatten van het aantal potentiële voorstanders; 
• het ontbreken van internationale partnerschappen, waaraan financiers vaak waarde hechten; 
• onvoldoende details in de oorspronkelijke communicatie; 
• geen duidelijk en realistisch communicatieplan. 

Monitoring en verantwoording

Financiers willen weten hoe hun bijdragen zullen worden gebruikt en welke impact zij zullen hebben. Zij beoordelen EBI’s doorgaans op basis van:

• het aantal verzamelde handtekeningen — als primaire indicator voor betrokkenheid van het publiek;
• bereik in de media en sociale media — waaruit zichtbaarheid en invloed blijken;
• gedetailleerde verslaglegging — van cruciaal belang om financiers regelmatig op de hoogte te houden van het gebruik van de middelen en de voortgang van de campagnes;
• impact op de besluitvorming van de EU — het volgen van beleidsdiscussies en reacties van beleidsmakers.

Er is geen uniforme aanpak voor fondsenwerving, of u nu grote financiers of veel kleine financiers wilt aantrekken, beide strategieën kunnen doeltreffend zijn. Overweeg een combinatie van beide methoden om uw financieringsbronnen te diversifiëren. Grote financiers kunnen aanzienlijke steun verlenen, terwijl kleinere donoren een brede basis van steun kunnen creëren en een gemeenschapsgevoel rond uw EBI kunnen bevorderen.

Crowdfunding

Crowdfunding is een krachtige manier om veel mensen te bereiken die uw doel belangrijk vinden. Daarbij leveren grote aantallen personen meestal een kleine bijdrage voor de financiering van het project of initiatief. Bij crowdfunding wordt gebruikgemaakt van brede netwerken van mensen die via sociale media en gespecialiseerde crowdfundingwebsites worden bereikt, waarmee u kleine bijdragen kunt verzamelen onder een breed publiek.

Peer-to-peer-fondsenwerving

Bij deze aanpak wordt crowdfunding naar een hoger niveau gebracht door uw voorstanders in staat te stellen namens u fondsen te werven. Iedereen kan zijn eigen pagina voor fondsenwerving creëren en deze delen met zijn netwerken van familie, vrienden en collega’s om donaties te helpen verkrijgen. Dit is een uitstekende manier om uw bereik uit te breiden en persoonlijke verbindingen aan te boren. 

Merchandising

De verkoop van merchandise met een campagnelogo is een creatieve manier om geld in te zamelen en bekendheid en een gemeenschap rond uw EBI te creëren. Merchandise kan een tastbaar symbool van uw campagne zijn en een gemeenschapsgevoel onder voorstanders creëren.  

Items zoals polsbandjes, T-shirts, folders, kaarten, petten, sjaals en andere merchandise kunnen naast publiciteit ook geld voor de campagne opleveren. 

Een evenement voor fondsenwervers organiseren 

Het organiseren van een evenement voor fondsenwerving, zowel virtueel als fysiek, kan zorgen voor enthousiasme en donoren de kans geven om zich rechtstreeks met uw zaak bezig te houden. Overweeg een thematisch evenement, een liefdadigheidsveiling of een bijeenkomst van de gemeenschap te organiseren waarbij mensen worden samengebracht terwijl zij geld voor uw EBI inzamelen.

De exacte begroting van een EBI varieert sterk, afhankelijk van regionale verschillen, campagneprioriteiten en outreachstrategieën. Een algemeen kader op basis van succesvolle EBI’s uit het verleden illustreert hoe middelen kunnen worden verdeeld. Zie de onderstaande voorbeeldbegroting: 

Organisatoren van campagnes kunnen overwegen eerdere EBI’s te raadplegen om hun eigen kostenramingen te verfijnen en rekening te houden met regionale prijsverschillen. Flexibele begrotingsmarges maken aanpassingen mogelijk naarmate de campagnebehoeften evolueren. Er zij op gewezen dat veel campagnes in ruime mate gebaseerd zijn op vrijwilligerswerk. 

• Wijs een fondsenwerver of een subteam voor fondsenwerving onder uw campagnevoerders aan. 
• Ontwerp een begroting met gedetailleerde gegevens over de verwachte kosten.   
• Breng mogelijke allianties en partnerschappen met gelijkgestemde organisaties of campagnepartners in kaart. 
• Breng potentiële donoren in kaart, te beginnen met eerdere EBI-financiers en leiders op het gebied van uw onderwerp. 
• Stel mijlpalen en bijbehorende fondsenwervingscampagnes vast. 
• Bereid uw pitch voor.  

Het kan moeilijk lijken om financiering voor uw EBI veilig te stellen, maar u bent op de goede weg! Vergeet niet dat u hierbij niet alleen bent. Als u meer op maat gesneden advies over fondsenwerving nodig hebt, aarzel dan niet om contact op te nemen met het EBI-forum voor deskundig advies. U kunt ook een oproep voor campagneopleiding plannen om gepersonaliseerde tips en strategieën te krijgen om uw EBI tot een succes te maken.