Het Europees burgerinitiatief (EBI) is een transnationaal instrument voor participerende democratie waarmee EU-burgers de Europese beleidsvorming kunnen sturen door de Europese Commissie te vragen wetgeving voor te stellen over een onderwerp dat onder haar bevoegdheid valt. Dit gebeurt door middel van een transnationale campagne die gericht is op het verkrijgen van ten minste 1 miljoen handtekeningen, boven het minimumaantal in ten minste zeven EU-landen, binnen 12 maanden. De voorbereidingsfase is een van de belangrijkste stappen in het EBI-proces.
Het organiseren van een EBI-campagne kost veel tijd en geld. U hebt geld, personele middelen, IT-ondersteuning, juridisch advies en vertalingen nodig. Dit is een leidraad voor het rapporteren van financiële (en andere) steun tijdens de levenscyclus van een EBI.
Als u meer wilt weten over hoe u financiering kunt aantrekken voor uw campagne, lees dan Fondsen werven voor uw campagne.
Waarom moeten organisatoren opgave doen van steun- en financieringsbronnen?
Het opgeven van financiering en steun zorgt voor volledige transparantie van alle initiatieven. Op grond van de EBI-verordening bent u verplicht alle financiering en andere bronnen van steun die u krijgt te rapporteren. U moet met name duidelijke, nauwkeurige en volledige informatie verstrekken over alle financiering van meer dan 500 euro per sponsor. Deze informatie moet worden gepubliceerd op de officiële EBI-website en op uw campagnewebsite.
U moet de financiering en andere steun per sponsor bekendmaken. Als u vooraf al donaties ontvangen hebt, moet u informatie daarover verstrekken bij het indienen van uw registratieverzoek en die vervolgens ten minste om de twee maanden updaten, te rekenen vanaf de registratiedatum van uw initiatief.
Voorbeeld: een sponsor geeft u vier keer een bedrag van 260 euro. Dan moet u, wanneer na twee donaties de drempel van 500 euro is overschreden, dit binnen twee maanden rapporteren. Daarna moet u elke keer dat u een bedrag van meer dan 500 euro deze sponsor ontvangt het bedrag updaten. Als een sponsor u om de 3 maanden 260 euro doneert, moet u deze steun rapporteren nadat het totale steunbedrag meer dan 500 euro bedraagt, dus na de tweede donatie. Uiteindelijk is het de bedoeling om alle steun- en financieringsbronnen van meer dan 500 euro te rapporteren die u ontvangt vanaf de registratie van uw initiatief tot de indiening van uw initiatief bij de Commissie.
Uw EBI is zo ook geloofwaardiger en u laat zien dat er daadwerkelijke steun voor is.
Wie wordt als sponsor beschouwd?
Sponsors zijn:
- personen of organisaties (natuurlijke of rechtspersonen) die financiering of steun ter waarde van meer dan 500 euro geven;
- organisaties (rechtspersonen) die op vrijwillige basis niet-financiële steun verlenen.
Personen die niet-financiële steun verlenen, zoals vrijwilligerswerk, worden in het kader van de EBI-verordening niet als sponsors beschouwd en hoeven niet te worden gemeld.
Leg een dossier aan van alle steun- en financieringsbronnen die u ontvangt, om de rapportage te vergemakkelijken. Het doel van de openbaarmaking van alle bronnen van steun en financiering is te zorgen voor transparantie.
Financiële rapportage: een overzicht
Bij het indienen van het verzoek tot registratie van uw EBI moeten de organisatoren in het organisatoraccount opgave doen van alle bronnen van steun en financiering die zij al ontvangen hebben, zoals:
- Naam sponsor
- Datum van ontvangst van de bijdrage
- Soort
- Bedrag in euro
- Overige ondersteuning
Daarna moet u ten minste om de twee maanden na de registratie van het EBI verslag uitbrengen (zie onderstaand tijdschema). Als u op het moment van registratie nog geen steun en/of financiering hebt ontvangen, kiest u alleen “Ik verklaar dat het initiatief geen bronnen van steun en/of financiering heeft”.
Tijdschema voor het rapporteren van financiering en ondersteuning
Scenario 1: Als uw initiatief de drempel van 1 miljoen handtekeningen bereikt, moet u verslag uitbrengen over ontvangen financiering en ondersteuning totdat het initiatief voor onderzoek bij de Commissie is ingediend.
Registratie van uw EBI
Vermeld eventuele financiering wanneer u uw EBI indient voor registratie.
Termijn voor het verzamelen van handtekeningen (12 maanden)
Financiering om de 2 maanden updaten
Indiening van uw EBI
De financiering blijven updaten totdat uw EBI officieel bij de Europese Commissie is ingediend
Scenario 2: Als uw initiatief de drempel van 1 miljoen handtekeningen niet bereikt, moet u verslag uitbrengen over ontvangen financiering en steun tot het einde van de periode voor het verzamelen van handtekeningen.
Registratie van uw EBI
Vermeld eventuele financiering wanneer u uw EBI indient voor registratie.
Termijn voor het verzamelen van handtekeningen (12 maanden)
Financiering om de 2 maanden updaten
Na afloop van de periode voor het verzamelen van handtekeningen
U hoeft financiering niet meer te rapporteren
Hoe kan ik bronnen van steun en financiering updaten en toevoegen?
U ontvangt automatisch een herinnering op uw organisatoraccount om de informatie over financiering en ondersteuning te updaten. Om nieuwe bronnen van financiering en ondersteuning toe te voegen, moet u als organisator in het linkermenu van het organisatoraccount op “Mijn initiatief" klikken, en dan op “Update financiering/ondersteuning”.
Voeg op de pagina Steun en financiering de gegevens van de sponsor toe, d.w.z. naam van de sponsor, datum en bedrag in euro's. Kies daarna het type sponsor: organisatie of particuliere sponsor. Als de sponsor een organisatie is, kiest u “Organisatie” en daarna “Sponsor toevoegen” om de informatie aan de lijst toe te voegen.
Bij particuliere sponsors heeft u de keuze om de naam van de particuliere sponsor te tonen of te verbergen. Als u de naam van de particuliere sponsor wilt tonen, vul dan de gegevens van de sponsor toe, d.w.z. naam, datum en bedrag in euro's. Kies daarna "Openbaar". Zodra alle informatie is ingevuld, klikt u op “Sponsor toevoegen” om de informatie aan de lijst toe te voegen.
Wilt u de naam van een particuliere sponsor verbergen, dan volgt u dezelfde stappen, maar kiest u “Anoniem”. Klik ook dan op “Sponsor toevoegen” om de informatie toe te voegen aan de lijst van sponsors.
Meer informatie over de publicatie van de namen van particuliere sponsors is te vinden op: Privacybeleid met betrekking tot persoonsgegevens van organisatoren van burgerinitiatieven in het EBI-register (europa.eu)
Ook niet-economisch kwantificeerbare steun ("andere bronnen van ondersteuning", niet-financiële steun", "steun in natura") van een organisatie moet worden gerapporteerd. Om dergelijke steun te rapporteren, voegt u de naam van de sponsor toe. Daarna kiest u "Organisatie" en dan geeft u een korte beschrijving van de verleende steun. Als u meer informatie wilt toevoegen dan in het veld past, kunt u een document uploaden.
Alle bronnen van financiering en andere steun die u rapporteert, worden weergegeven in een tabel op de pagina “Financiering/ondersteuning” op het organisatoraccount (zie onderstaande tabel).
Naam sponsor | Datum | Soort | Zichtbaarheid | Bedrag in euro |
|---|---|---|---|---|
Naam sponsor | 05/04/2024 | Organisatie | Openbaar | 1.000 |
Naam sponsor | 15/04/2024 | Particuliere sponsor | Anoniem | 510 |
Naam sponsor | 20/05/2024 | Particuliere sponsor | Anoniem | 510 |
Naam sponsor | 10/06/2024 | Organisatie | Openbaar | 650 |
Nadat u alle sponsors uit de afgelopen periode van twee maanden hebt toegevoegd, bevestigt u dat u de privacyverklaring hebt gelezen en dient u de informatie in, zodat die gevalideerd kan worden.
Zodra de nieuwe informatie is gevalideerd, verschijnt zij op de website van het EBI, op de officiële pagina van uw EBI, zoals in het onderstaande voorbeeld.
Bronnen van financiering
Laatst bijgewerkt op: 17/06/2024
Naam sponsor | Datum(1) | Bedrag in EUR(2) |
|---|---|---|
Organisatie A | 05/04/2024 | 1.000 |
Particuliere sponsor (anoniem)(3) | 15/04/2024 | 510 |
Organisatie B | 20/05/2024 | 550 |
Naam sponsor (openbaar) | 10/06/2024 | 650 |
Totaalbedrag steun en financiering: 2.710
(1) Datum van ontvangst van de bijdrage. Voor bijdragen in natura: begindatum van de bijdrage.
(2) Ontvangen bedrag of geschatte waarde van bijdrage in natura.
(3) De naam wordt niet gepubliceerd, aangezien de particuliere sponsor anoniem wil blijven.
Bronnen van andere ondersteuning
Laatst bijgewerkt op: 01/06/2024
Naam sponsor | Datum(4) | Beschrijving |
|---|---|---|
Organisatie A | 05/04/2024 | Beschrijving van de ondersteuning |
Organisatie B | 20/05/2024 | Beschrijving van de ondersteuning |
(4) Datum van ontvangst van de bijdrage, of in geval van een periode, de begindatum.
Om te zien hoe de informatie over steun- en financieringsbronnen op uw officiële EBI-pagina zou worden weergegeven, zie voorbeelden van recente EBI’s:
Hebt u vragen over financiële rapportage? Stel ze aan onze deskundigen op het EBI-forum!
Veelgestelde vragen
Bedragen van minder dan 500 euro hoeft u niet te rapporteren.
Het is niet verplicht om een juridische entiteit/rechtspersoon (bv. een stichting/vzw) op te richten. Uw ngo kan de belangrijkste coördinator van het EBI zijn. Elk EBI doet het anders, u mag desgewenst een juridische entiteit voor uw EBI oprichten. Het voordeel van de oprichting van een juridische entiteit is dat die in plaats van de vertegenwoordiger de juridische entiteit is die het initiatief juridisch beheert, inclusief de gegevensbeschermingsaspecten. De vertegenwoordiger krijgt een mandaat om namens de juridische entiteit op te treden.
U kunt elke bankrekening gebruiken en een nieuwe bankrekening openen als u dat nodig acht. U kunt uw ngo-bankrekening gebruiken voor donaties, maar zorg ervoor dat de ontvangen bedragen nauwkeurig worden bijgehouden.
Ga na welke de wetgeving er in de EU-landen geldt en ga met uw bank praten over een eventuele aparte bankrekening voor donaties.
In dit geval (bijvoorbeeld wanneer organisatie X uit België 1 000 euro aan financiering verstrekt en het Duitse filiaal van dezelfde organisatie 600 euro geeft), moet u het bedrag dat elk filiaal geeft afzonderlijk rapporteren, zelfs als ze deel uitmaken van dezelfde organisatie. U rapporteert dus 1.000 euro van organisatie X België en 600 euro van Organisatie X Duitsland. Bekijk de webpagina van het initiatief “Voor cosmetica zonder dierenleed” om te zien hoe zij financiële steun van de vestigingen van dezelfde organisatie in twee verschillende EU-landen hebben gemeld.
U moet ontvangen bedragen afzonderlijk rapporteren, zelfs als de filialen deel uitmaken van dezelfde organisatie. Aangezien in dit geval beide bedragen onder de drempel van 500 euro liggen, hoeft u ze niet te melden. Maar als u extra bedragen van deze filialen ontvangt en het totaal van een filiaal ontvangen bedrag meer dan 500 euro bedraagt, moet u dat bedrag rapporteren.
Als u de drempel van 1 miljoen handtekeningen niet haalt, eindigt de rapportageperiode zodra de verzamelperiode afloopt. Anders moet u blijven rapporteren totdat uw EBI bij de Commissie is ingediend.
