Jak przygotować opis inicjatywy – wymogi prawne i porady praktyczne

Dlaczego ten poradnik jest przydatny?

Rejestracja inicjatywy jest dla organizatorów najważniejszym krokiem wstępnym. W poradniku zawarto praktyczne wskazówki dotyczące jasnego określenia celów, wyboru właściwej podstawy prawnej i skutecznego przedstawienia postulatów, aby uzyskać potrzebne głosy. Poradnik pomoże Ci dobrze przygotować się na złożoność procedur wokół europejskiej inicjatywy obywatelskiej. Dzięki niemu Twoja wizja może znaleźć się w centrum kształtowania polityki UE.

Europejska inicjatywa obywatelska (EIO) daje Europejczykom wyjątkową możliwość przedstawienia swoich interesów, aby zostały uwzględnione w procesie kształtowania polityki europejskiej – mogą oni wystąpić do Komisji Europejskiej, by zaproponowała przepisy w sprawie, która wchodzi w zakres jej kompetencji. Jeżeli inicjatywa zdobędzie co najmniej milion deklaracji poparcia, Komisja może zdecydować o zaproponowaniu aktu prawnego. Następnie może rozpocząć się procedura ustawodawcza, w ramach której Parlament Europejski i Rada Unii Europejskiej w większości przypadków podejmują decyzję wspólnie (w niektórych przypadkach decyzję podejmuje jedynie Rada). 

Organizator inicjatywy musi w pierwszej kolejności zwrócić się do Komisji o zarejestrowanie proponowanej inicjatywy.

Zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2019/788 w sprawie europejskiej inicjatywy obywatelskiej (rozporządzenie w sprawie EIO) inicjatywa może zostać zarejestrowana tylko wtedy, gdy spełnione są następujące cztery warunki: 

• Utworzono grupę organizatorów i wskazano osoby wyznaczone do kontaktów (jednego przedstawiciela i jednego zastępcę). Można również utworzyć podmiot prawny specjalnie na potrzeby zarządzania daną inicjatywą. W takim przypadku przedstawiciel grupy organizatorów musi być upoważniony do działania w imieniu podmiotu prawnego. 
• Żadna z części proponowanej inicjatywy nie wykracza w sposób oczywisty poza uprawnienia Komisji Europejskiej w zakresie przedkładania wniosku dotyczącego aktu prawnego Unii w celu wprowadzenia w życie Traktatów.
• Proponowana inicjatywa nie jest oczywistym nadużyciem i nie jest w sposób wyraźny niepoważna lub dokuczliwa. 
• Proponowana inicjatywa nie jest w sposób oczywisty sprzeczna z wartościami UE określonymi w art. 2 Traktatu o Unii Europejskiej (wartościami poszanowania godności osoby ludzkiej, wolności, demokracji, równości, państwa prawnego, jak również poszanowania praw człowieka, w tym praw osób należących do mniejszości, jak również zasad pluralizmu, niedyskryminacji, tolerancji, sprawiedliwości, solidarności oraz równości kobiet i mężczyzn) oraz w Karcie praw podstawowych UE. 

W razie jakichkolwiek wątpliwości co do organizowanej inicjatywy zapytaj naszych ekspertów!

Aby złożyć wniosek o rejestrację inicjatywy, należy utworzyć konto organizatora. Konto umożliwia złożenie wniosku o rejestrację, a po rejestracji – zarządzanie kolejnymi etapami inicjatywy. 

Zapamiętaj! Konto organizatora musi zostać utworzone przez przedstawiciela wyznaczonego przez organizatorów inicjatywy. 

Tworzenie konta organizatora krok po kroku: 

1. Jeżeli nie masz jeszcze takiego konta, utwórz konto EU Login. Zgodnie z instrukcjami utwórz i skonfiguruj konto EU Login, a następnie skonfiguruj ustawienia uwierzytelniania dwuskładnikowego. Instrukcje napisane są w języku angielskim, a tłumaczenie na dowolny z 23 języków urzędowych UE można wygenerować przy pomocy serwisu tłumaczenia maszynowego. 
2. Zaloguj się w systemie EU Login, aby utworzyć konto organizatora, które umożliwi wypełnienie i złożenie wniosku o rejestrację inicjatywy.  

Po utworzeniu konta organizatora możesz wypełnić formularz wniosku o rejestrację inicjatywy.

Proces ten składa się z pięciu wymaganych kroków:

Pierwszym krokiem jest wprowadzenie niezbędnych informacji dotyczących grupy organizatorów, w tym danych przedstawiciela i zastępcy. Zgodnie z pkt 4 i 5 załącznika II do rozporządzenia (UE) 2019/788 informacje te obejmują:

• imię, 
• nazwisko, 
• obywatelstwo, 
• datę urodzenia, 
• adres, 
• kod pocztowy, 
• miejscowość, 
• państwo miejsca zamieszkania, 
• dokumenty potwierdzające imiona i nazwiska, adresy pocztowe, obywatelstwo i daty urodzenia (wystarczy czytelna zeskanowana kopia dokumentu tożsamości). 

W przypadku przedstawiciela i zastępcy wymagane są dodatkowe informacje: 

• numer telefonu, 
• adres e-mail, 
• widoczny dla wszystkich adres e-mail (do publikacji na oficjalnej stronie internetowej EIO).

Dzięki tym informacjom Komisja Europejska może sprawdzić, czy spełniony jest wymóg organizacji EIO przez siedmiu obywateli UE mających miejsce zamieszkania w siedmiu różnych państwach członkowskich. Pamiętaj, że przedstawiciel i jego zastępca mogą zostać wyznaczeni spośród siedmiu członków grupy organizatorów lub też należeć do szerzej rozumianej grupy skupionej wokół inicjatywy (nie być oficjalnymi członkami grupy organizatorów). Są oni upoważnieni do wypowiadania się i działania w imieniu organizatorów i pełnią rolę głównego łącznika między grupą a Komisją. Ich obowiązki obejmują zarządzanie wszystkimi dokumentami przekazywanymi Komisji, korzystanie z dostępu do konta organizatora i odbieranie wszelkiej korespondencji urzędowej.

W przypadku dodatkowych członków grupy organizatorów europejskiej inicjatywy obywatelskiej (rubryka „Inni członkowie”) należy po prostu dodać ich imiona i nazwiska oraz dowód obywatelstwa Unii. 

W przypadku utworzenia podmiotu prawnego należy przedstawić dokumenty, które potwierdzają, że:

• podmiot prawny został utworzony zgodnie z prawem krajowym państwa członkowskiego specjalnie do celów zarządzania tą inicjatywą,
• przedstawiciel grupy organizatorów został oficjalnie upoważniony do działania w imieniu tego podmiotu prawnego.

Ponadto możesz wyznaczyć inspektora ochrony danych zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679 (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Chociaż nie jest to obowiązkowe we wszystkich przypadkach, zaleca się wyznaczenie takiego inspektora. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych zostaną opublikowane na stronie internetowej inicjatywy – może być to przekonującym argumentem dla osób, które rozważają podpisanie się pod inicjatywą.

Przy rejestracji inicjatywy należy podać następujące informacje:

Język inicjatywy

Podaj podstawowy język, w którym sporządzana jest inicjatywa. Pamiętaj, że inicjatywę możesz przedłożyć w dowolnym z 24 języków urzędowych UE. 

Po rejestracji Komisja przetłumaczy tytuł i cel inicjatywy oraz załącznik na wszystkie języki urzędowe UE.

Uwaga: jeśli potrzebujesz dodatkowych tłumaczeń (np. projektu aktu prawnego), musisz je sporządzić we własnym zakresie. Gdy inicjatywa zostanie zarejestrowana przez Komisję, tłumaczenia możesz przekazać Komisji, aby dodała je na oficjalnej stronie inicjatywy. 

Tytuł inicjatywy

Nadany tytuł będzie głównym elementem marki Twojej inicjatywy, uzupełniającym jej identyfikację wizualną (np. logo). Dlatego warto go dobrze przemyśleć. 

Skuteczny tytuł powinien odzwierciedlać istotę postulatu oraz trafnie przemawiać do obywateli i skłaniać ich do zaangażowania. Przekonujący tytuł może mieć decydujące znaczenie dla przykuwania uwagi i uzyskania poparcia dla inicjatywy.

Wskazówki dotyczące formułowania skutecznego tytułu

Utwórz krótką i długą wersję

Krótki tytuł doskonale sprawdza się w mediach społecznościowych i materiałach wykorzystywanych w kampanii promującej inicjatywę, natomiast dłuższa wersja może zapewniać większą jasność przy formułowaniu szczegółowych propozycji, np. technicznych. Znalezienie równowagi między zwięzłością a dostateczną ilością informacji zwiększa przystępność kampanii prowadzonej na różnych platformach. Tytuł inicjatywy nie może przekraczać 100 znaków (nie licząc spacji).

Przyciągaj uwagę tytułem w różnych językach

Ponieważ inicjatywa będzie wymagała poparcia obywateli z różnych krajów UE, zastanów się, jak tytuł będzie brzmiał w innych językach. Przekonujący tytuł, który można zgrabnie przetłumaczyć na wszystkie języki UE, ma zasadnicze znaczenie dla poszerzenia zasięgu kampanii i dotarcia do różnych odbiorców.

Nie zwlekaj ze sformułowaniem tytułu do ostatniej chwili

Jeśli planujesz zaangażować partnerów w proces decyzyjny, rozpocznij dyskusję na temat tytułu na wczesnym etapie. Zapewni to dostatecznie dużo czasu na burzę mózgów, gromadzenie informacji zwrotnych i dążenie do konsensusu, co pozwoli uniknąć opóźnień na etapach o krytycznym znaczeniu.

Cele inicjatywy

Określając cele inicjatywy, należy wskazać konkretny „akt prawny Unii”, który ma zostać zaproponowany przez Komisję Europejską. Aby zapewnić skuteczność inicjatywy i jej zgodność z wymaganymi normami, należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

Obszar polityki: postulat musi dotyczyć obszaru polityki mieszczącego się w zakresie kompetencji Komisji.

Rodzaj aktu: możesz zaproponować wiążący przepis albo niewiążący akt, taki jak zalecenie. 

W tej części formularza wniosku o rejestrację należy jasno określić główne cele inicjatywy. Tekst nie może jednak przekroczyć 1 100 znaków (nie licząc spacji).

Przykłady celów sformułowanych na potrzeby dotychczasowych EIO

Postanowienia traktatów uznane za istotne

Aby ustalić, czy Twój wniosek o rejestrację EIO jest poprawny:

1. upewnij się, że jego treść dotyczy obszaru polityki, który mieści się w zakresie kompetencji Komisji,
2. sprawdź, czy Komisja jest uprawniona do przedłożenia wniosku dotyczącego aktu prawnego w tym obszarze polityki.

Jakie są kompetencje UE?

Kompetencje UE określono w Traktatach, w szczególności w art. 2–6 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). Przepisy te określają obszary, w których UE może podejmować działania, oraz to, czy Komisja może zaproponować przepisy w tym zakresie. Aby uzyskać pełniejszy obraz tych obszarów, zapoznaj się z kompetencjami UE.

Wskazanie postanowień Traktatu uznanych za istotne dla zaproponowanych działań

Przy składaniu wniosku o rejestrację inicjatywy:

1. Ustal, które artykuły Traktatu uprawniają Komisję do przedkładania wniosków dotyczących aktów prawnych. Są to...

...artykuły odnoszące się do procedury ustawodawczej (zwykłej lub specjalnej), które zazwyczaj nadają Komisji odpowiednie uprawnienia w tym zakresie, chyba że wyraźnie przypisują tę rolę innej instytucji.

Na przykład: jeżeli Twoja inicjatywa wzywa do wprowadzenia aktu prawnego w obszarze ochrony środowiska, będzie to art. 192 ust. 1 TFUE, 

LUB

...artykuły, w których stwierdza się, że Komisja jest odpowiedzialna za przedłożenie wniosku dotyczącego aktu prawnego. Na przykład: „Rada, na wniosek Komisji [...]”.

2. Wypisz te postanowienia w formularzu wniosku o rejestrację.

Aby uzyskać więcej informacji na ten temat, zapoznaj się z obszarami polityki i powiązanymi artykułami Traktatów.

Inicjatywa może zostać zarejestrowana nawet w przypadku, gdy przywołane postanowienia są nieprawidłowe, pod warunkiem że:

• mieści się w zakresie uprawnień Komisji do przedkładania wniosków dotyczących aktów prawnych Unii,
• spełnia warunki EIO.

Wskazówki dotyczące wyboru właściwych artykułów Traktatów dla Twojej inicjatywy

Sprawdź, które artykuły Traktatu mogą posłużyć jako ważna podstawa prawna do zaproponowania przez Komisję unijnego aktu prawnego

Uważnie przeczytaj treść artykułów, aby upewnić się, czy są istotne w tym konkretnym przypadku

Możesz wskazać artykuły mówiące o „procedurze ustawodawczej” (zwykłej lub specjalnej), chyba że artykuł wyraźnie stanowi, że z wnioskiem występuje nie Komisja, lecz inna instytucja. Możesz również wykorzystać inne artykuły wyraźnie wskazujące Komisję jako wnioskodawcę.

Unikaj przeładowania zgłoszenia zbędnymi artykułami

Wypisanie wielu postanowień nie gwarantuje powodzenia.

Wyciągnij wnioski z poprzednich inicjatyw

Przeanalizuj zarówno pomyślnie zarejestrowane inicjatywy, jak i te, których rejestracji odmówiono.

Strona internetowa inicjatywy

Specjalna strona internetowa ma kluczowe znaczenie dla przekazywania osobom popierającym inicjatywę informacji, aktualności i materiałów dotyczących inicjatywy. Podanie adresu strony internetowej podczas rejestracji nie jest obowiązkowe, ale może zwiększyć widoczność i oddziaływanie inicjatywy.

Dlaczego strona internetowa jest ważna?

Dzięki dobrze zaprojektowanej stronie internetowej:

• opublikujesz aktualności i podstawowe informacje w jednym miejscu,
• zbudujesz zaufanie i wiarygodność wśród osób popierających inicjatywę,
• wzmocnisz zaangażowanie i motywację osób popierających inicjatywę, na przykład kierując ich do centralnego systemu zbierania deklaracji online, za pośrednictwem którego mogą podpisać się pod inicjatywą.

Dowiedz się więcej o strategiach prowadzenia kampanii promującej inicjatywę zastosowanych w przypadku udanych EIO

Załącznik dotyczący przedmiotu, celów i kontekstu (nieobowiązkowo)

Możesz dołączyć nieobowiązkowy załącznik (do 5 tys. znaków). Chociaż załącznik nie jest obowiązkowy, możesz bardziej szczegółowo omówić w nim cele inicjatywy, przedstawiając informacje na temat kontekstu, szczegółowe wyjaśnienia lub argumenty na poparcie inicjatywy. Co ważne, załącznik nie powinien wprowadzać nowych celów, których nie określono w głównym tekście inicjatywy. Jego rolą jest uzupełnienie pierwotnego wniosku, a nie jego rozszerzenie.

Komisja zapewnia tłumaczenie załącznika na wszystkie języki urzędowe UE.

W przypadku kilku niedawnych udanych inicjatyw dodano taki załącznik, przykłady to „Europa wolna od futer” i „Za kosmetykami bez okrucieństwa”.

Informacje dodatkowe (nieobowiązkowo)

Możesz przesłać dokument uzupełniający, aby podać dodatkowe informacje na temat kontekstu inicjatywy i zapewnić jej silniejszą pozycję. Do wielu inicjatyw dołączono dokument uzupełniający, w tym także do tych, które uzyskały milion podpisów: „Europa wolna od futer”, „Stop wiwisekcji” i „Minority SafePack”.

Dokument możesz przygotować w dowolny sposób, aby szczegółowo przedstawić inicjatywę, przy czym tekst można wzbogacić ilustracjami. Dokument ten nie będzie przetłumaczony przez Komisję, ale po rejestracji możesz dostarczyć własne tłumaczenia, które zostaną załadowane na stronę internetową inicjatywy.

Projekt aktu prawnego (nieobowiązkowo)

Wraz z europejską inicjatywą obywatelską możesz złożyć proponowany tekst prawny. Nie jest to obowiązkowe, ale może być szczególnie przydatne w przypadku inicjatyw o charakterze technicznym lub legislacyjnym. Projekty aktów prawnych są mniej powszechne, ale były już załączane do inicjatyw, przykłady to „Jeden z nas”, „Good Clothes, Fair Pay (Dobrej jakości odzież, uczciwa płaca)” oraz „Zakaz reklamy paliw kopalnych oraz powiązanego sponsoringu”.

Jeżeli złożysz projekt aktu prawnego, nie zostanie on przetłumaczony przez Komisję, ale po rejestracji możesz dostarczyć własne tłumaczenia, które zostaną załadowane na stronę internetową inicjatywy. 

Aby zapewnić przejrzystość, ujawnij wszystkie źródła finansowania, w przypadku gdy kwota przekracza 500 euro na sponsora – wymagają tego przepisy rozporządzenia w sprawie EIO. Informacje te zostaną opublikowane na oficjalnej stronie internetowej EIO. Dobrze jest również opublikować te informacje na stronie internetowej kampanii. 

Musisz również podać informacje o organizacjach udzielających Ci wsparcia na zasadzie dobrowolności, nawet jeżeli oszacowanie ekonomicznego wymiaru tego wsparcia jest niemożliwe.

Więcej informacji znajdziesz na stronie z radami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej 

Podczas procesu rejestracji musisz zaakceptować politykę prywatności i określić główny język, w którym chcesz się porozumiewać.

Przed zakończeniem rejestracji otrzymasz prośbę o uważne przejrzenie wszystkich szczegółów. Sprawdź, czy wszystko się zgadza, i kliknij Zwróć się o rejestrację. Gotowe! Po przedłożeniu wniosku o rejestrację musisz poczekać na decyzję Komisji.

Po przedłożeniu inicjatywy do rejestracji Komisja w terminie dwóch miesięcy informuje, czy inicjatywa została oficjalnie zarejestrowana. 

Jeżeli inicjatywa spełnia wszystkie wymogi, ale nie dotyczy (w całości lub w części) obszaru, w którym Komisja ma uprawnienia, Komisja przekazuje odpowiedź w ciągu miesiąca od przedłożenia inicjatywy do rejestracji. Następnie Komisja daje dwa miesiące na wprowadzenie zmian w inicjatywie i ponowne przedłożenie jej do rejestracji. Można wtedy również wysłać dokładnie ten sam wniosek o rejestrację lub wycofać inicjatywę. Po ponownym przedłożeniu wniosku Komisja podejmuje ostateczną decyzję w ciągu miesiąca. 

Komisja może zadecydować o: 

• rejestracji inicjatywy w pełnej wersji,
• częściowej rejestracji inicjatywy, 
• odmowie zarejestrowania inicjatywy.

Cały ten proces może trwać do czterech miesięcy. 

Dokładne przygotowanie wszystkich elementów zwiększa szanse na powodzenie rejestracji i pomaga zyskać szersze poparcie dla inicjatywy. Jeżeli inicjatywa zgromadzi co najmniej milion ważnych podpisów, Komisja rozpocznie etap badania inicjatywy, z uwzględnieniem pełnej zarejestrowanej uprzednio treści, w tym załączników, informacji dodatkowych i projektów aktów prawnych.

Ważne: po rejestracji nie można dodawać żadnych informacji, dlatego to na etapie rejestracji należy podać wszystkie szczegóły, które chcesz przekazać Komisji do rozpatrzenia.

Więcej informacji można znaleźć na stronie Komisji z często zadawanymi pytaniami.

Potrzebujesz porady ekspertów na temat Twojego pomysłu?

W razie jakichkolwiek wątpliwości co do organizowanej inicjatywy zapytaj naszych ekspertów!