Como estruturar uma equipa da Iniciativa de Cidadania Europeia

Uma campanha de uma Iniciativa de Cidadania Europeia (ICE) requer coordenação transnacional, comunicação clara e uma estrutura duradoura. Organizar uma campanha ICE implica coordenar múltiplas campanhas a nível nacional, a fim de adaptar a mensagem às diferentes regiões. Dispor de uma equipa bem estruturada e oleada permite que a campanha ganhe escala, responda adequadamente a acontecimentos imprevistos, maximize as oportunidades que surjam e mantenha a dinâmica.  

Pode decidir descentralizar a campanha ou definir uma estratégia global.  

• Procure explorar as oportunidades transnacionais, garantindo a coordenação à escala da UE e cumprindo a legislação em vigor.  

• As equipas nacionais concretizam a estratégia de campanha a nível local, adaptando-a ao contexto regional, ajustando a mensagem que pretende fazer passar e liderando a recolha das assinaturas no terreno.  

• A definição clara das funções, responsabilidades e tarefas a desempenhar, tanto a nível europeu como nacional, é crucial para a eficácia e o impacto duradouro da ICE além-fronteiras. 

Se está a conceber uma campanha no terreno, pondere recrutar ativistas ou organizadores de campanhas já experientes. Os conhecimentos dos ativistas que já possuem experiência a mobilizar pessoas são essenciais para levar a cabo uma campanha transnacional como uma ICE, pois a compreensão das dificuldades em cativar públicos diversificados e criar dinâmicas transnacionais pode fazer toda a diferença. A experiência dessas pessoas poderá ajudá-lo a racionalizar a estratégia, reduzir o tempo de preparação e garantir que a sua equipa supera as dificuldades que se deparem à ICE. 

Mais importante ainda, comece por designar estrategicamente as principais funções a desempenhar de acordo com os objetivos da campanha.  

Aproveitar o trabalho levado a cabo pelas organizações da sociedade civil já existentes pode proporcionar vantagens, nomeadamente as redes já criadas, a capacidade administrativa, conhecimentos especializados e maior credibilidade. Tal pode facilitar a sensibilização, a angariação de fundos e o estabelecimento de parcerias, facilitando a criação de uma coligação à escala da UE que se mobilize em prol da sua ICE. 

A coordenação de uma equipa ICE em vários países suscita inevitavelmente algumas dificuldades linguísticas, culturais e logísticas.  

• A comunicação clara e a flexibilidade são fundamentais para assegurar a coerência entre as diferentes equipas internacionais. 

• Assegure que todos os materiais de campanha são simples e acessíveis, o que facilita a compreensão e a adaptação dos membros das equipas dos diferentes países.  

• Pondere a possibilidade de nomear coordenadores de comunicação a nível nacional nos diferentes países-alvo, que liderem os esforços para garantir que os conteúdos são adaptados ao público local. Essas pessoas devem trabalhar com ferramentas de tradução fiáveis ou com pessoas de língua materna, garantindo assim que os principais documentos e mensagens da campanha estão em harmonia com a mensagem global, assegurando a coerência e respeitando as diferenças regionais. 

Pondere disponibilizar materiais como resumos da campanha, imagens, orientações e mensagens-tipo, que possam ser difundidas pelas redes existentes e atrair voluntários e novos membros para a equipa.  

• Crie um ponto de entrada simples para prestar apoio e reforçar a confiança no trabalho da sua equipa, reduzindo assim os obstáculos à participação na campanha.  

Uma equipa nacional inclui normalmente: 

• um coordenador nacional, que é responsável por identificar as partes interessadas a nível local  

• um criador de conteúdos que adapta os materiais da campanha ao contexto nacional 

• um coordenador dos voluntários, que é responsável por recrutar e envolver novos apoiantes  

A utilização de equipas e de funções de campanha semelhantes nas diferentes equipas nacionais reforça a coerência da campanha global e facilita a sua gestão e divulgação. 

A coordenação eficaz de uma campanha de ICE depende em grande medida da utilização inteligente das ferramentas digitais.  

• A comunicação pode ser simplificada através de aplicações de mensagens como o WhatsApp ou o Signal, que permitem a criar rapidamente grupos. 

• As ferramentas de colaboração visual, como os quadros brancos digitais da Miro, ajudam as equipas a desenvolver novas ideias. Para gerir as tarefas e o fluxo de trabalho, as plataformas como a Trello, a Notion ou a Slack podem ser eficazes para repartir responsabilidades, acompanhar os progressos e assegurar a transparência.  

Embora nada substitua o valor dos recursos humanos, as ferramentas de IA podem ser bons assistentes, podendo desempenhar as funções de membros da equipa específicos.  

• Por exemplo, no ChatGPT, é possível construir o seu próprio modelo personalizado GPT adaptado à campanha, treinado para seguir as suas orientações, o tom e a coerência da marca, para apoiar a estratégia da campanha, identificar potenciais parceiros, apoiar a coordenação dos voluntários, bem como a programação e o planeamento. 

• As ferramentas de edição de vídeos e de geração de imagens, como a Runway e a Midtrip, podem ajudar a harmonizar o processo criativo e produzir conteúdos de qualidade para as redes sociais, materiais de campanha ou narrativas visuais.

• As ferramentas de tradução, como o DeepL, podem ajudar a adaptar os materiais de campanha para as diferentes línguas. 

Se forem utilizadas cuidadosamente quando não exista assistência humana, as ferramentas avançadas de IA permitem libertar recursos e ganhar tempo precioso para se concentrar na definição da estratégia e na criação de redes. 

O êxito de uma campanha de ICE depende, em grande parte, da capacidade de estabelecer uma cooperação abrangente que integre conhecimentos especializados a nível europeu e nacional. Eis algumas recomendações sobre como estruturar equipas de campanha eficazes e que funcionem de forma coordenada. 

São seguidamente indicadas algumas funções comuns que podem ajudar a clarificar as responsabilidades e a promover uma colaboração harmoniosa no âmbito de uma estrutura de campanha transnacional. 

Eventuais subequipas e respetivas funções a nível europeu: 

• Equipa estratégica: define o posicionamento político da campanha, acompanha a evolução legislativa na UE e estabelece contactos com os decisores políticos.
• Coordenador principal: supervisiona a campanha, assegura a coordenação dos esforços de todos os interessados e dá a cara pela campanha.
• Equipa responsável pela comunicação, relações públicas e redes sociais: define a narrativa pública da campanha, gere as relações com a imprensa e a sensibilização da comunicação social, supervisiona a estratégia para as redes sociais e reforça a visibilidade da marca da campanha.
• Criadores de conteúdos: produzem conteúdos digitais apelativos e mensagens para as plataformas na Internet, a fim de aumentar o alcance, incentivar a participação e criar potencial para viralizar a mensagem. 

• Equipa jurídica: presta aconselhamento quanto às exigências jurídicas a nível nacional e da UE, redige as condições e declarações de exoneração de responsabilidade e assegura o cumprimento do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD).
• Equipa de peritos científicos: realiza investigação de fundo, disponibiliza conhecimentos científicos ou técnicos, elabora materiais com base em dados factuais e apoia ações de sensibilização mediante uma comunicação exata e credível, em estreita colaboração com os responsáveis pelas relações públicas.
• Equipa de angariação de fundos: identifica oportunidades de financiamento, elabora pedidos de subvenção, gere as relações com os doadores e a orçamentação das campanhas.
• Equipa de criação de coligações: procura envolver as ONG e os potenciais parceiros, assegurando as relações com as organizações aliadas.
• Equipa técnica/informática: gere o sítio Web e garante a segurança digital.
• Equipa administrativa: planeia e executa a logística da campanha, incluindo a gestão de eventos, a coordenação das viagens e o transporte dos materiais.
• Equipa de gestão dos voluntários: acolhe os novos voluntários, organiza ações de formação, assegurando o bem-estar e a motivação das equipas. 

Eventuais subequipas e funções a nível nacional: 

• Coordenadores nacionais: desempenham as funções de líderes locais, coordenam os esforços a nível nacional e mantêm informada a equipa europeia.
• Equipa responsável pelas atividades e eventos: planeia os eventos locais e organiza a participação na campanha em eventos públicos.
• Equipa responsável pela comunicação e pelas redes sociais: traduz e adapta as mensagens para os públicos nacionais, localiza os conteúdos e gere as plataformas locais.
• Equipa de gestão e integração dos voluntários: acolhe os novos membros, dando-lhes instruções quanto às respetivas funções.
• Equipa de tradução: assegura que todos os conteúdos da campanha são localizados e traduzidos com rigor.
• Equipa de criação de coligações: colabora com as organizações locais, os influenciadores e a comunicação social para recolher apoio à iniciativa. 

As diferentes funções podem sobrepor-se e os membros podem assumir múltiplas responsabilidades com base nos respetivos conhecimentos especializados e na sua disponibilidade. Por exemplo, a equipa responsável pela comunicação e as redes sociais pode colaborar com a equipa responsável pelas atividades e eventos, cujos membros podem tratar tanto da criação de conteúdos como da promoção dos eventos. Do mesmo modo, as equipas responsáveis pela comunicação e pela tradução podem partilhar responsabilidades, tratando da tradução e das estratégias para adaptar a mensagem aos contextos nacionais.

O recrutamento e a gestão eficazes dos voluntários não se deve limitar ao preenchimento das várias funções a exercer: trata-se igualmente de promover a motivação e a pertença ao grupo. Incentive a participação:  

• Distribua tarefas de pequena escala mas que sejam importantes e permitam aos voluntários dar o seu contributo sem ficarem sobrecarregados.  

• Dedique algum tempo a compreender os interesses e pontos fortes de cada voluntário, atribuindo-lhes funções que lhes permitam sentir-se úteis e satisfeitos.  

• Promova o sentido de responsabilidade mediante uma apropriação genuína das respetivas funções, o reconhecimento público e um sentimento de comunidade que mantenha os voluntários empenhados ao longo do tempo. 

As crises são inevitáveis. Podem ser provocadas por membros que abandonam a campanha, por falhas tecnológicas ou pela diminuição da participação nas redes sociais. Prepare-se para os imprevistos simulando todos os cenários possíveis. 

• Proporcione formação diversificada aos membros da campanha, para que nenhuma função fique dependente de uma única pessoa.
• Por exemplo, se o coordenador da comunicação abandonar inesperadamente a campanha, um gestor das redes sociais ou um criador de conteúdos pode assumir temporariamente as relações com a imprensa e a programação dos conteúdos. 

• Diversifique as plataformas tecnológicas e prepare cópias de segurança.
  • Por exemplo, se o seu sítio Web principal for abaixo durante um lançamento importante, poderá reorientar os apoiantes da iniciativa para uma página pré-preparada e alojada num servidor diferente.

• Nomeie porta-vozes que disponham de tópicos de debate prontos a utilizar.
  • Por exemplo, o coordenador da campanha ou o responsável pela comunicação poderão estar preparados com uma mensagem sucinta, com dois ou três tópicos, a fim de responder a entrevistas inesperadas ou a declarações públicas. Estas mensagens-chave devem ser preparadas previamente pela equipa de relações públicas, em estreita cooperação com a equipa de peritos, a fim de assegurar a sua clareza e credibilidade. 

• Distribua os voluntários em função das respetivas competências e disponibilidade.
  • Por exemplo, os voluntários que tiverem as qualificações necessárias podem ser incumbidos de criar rapidamente conteúdos, enquanto os voluntários com menor disponibilidade poderão apoiar a recolha de assinaturas nos dias em que decorrem as principais ações de campanha. 

Pode reforçar a prontidão da sua equipa integrando uma visita ao Fórum da ICE no processo de formação e recrutamento. Por exemplo, todas as equipas de ICE são convidadas, logo no início das campanhas, para uma videoconferência com peritos do Fórum da ICE. Familiarizar os membros da sua equipa com as melhores práticas em matéria de ICE, as estratégias de campanha e os recursos disponíveis pode assegurar uma compreensão partilhada das exigências da iniciativa, reforçando a sua eficácia global.  

Uma ICE é muito mais do que a mera recolha de assinaturas. Trata-se de assegurar a organização além-fronteiras, harmonizar os esforços e estabelecer uma dinâmica sustentável que vai muito para além da fase de recolha de assinaturas. Independentemente de dispor de cinco ou de cinquenta pessoas na sua equipa, os seus principais trunfos são: ter uma estrutura clara, distribuir funções específicas, ter uma boa comunicação interna e capacidade de adaptação. 

Para construir uma base sólida, incentive a sua equipa a recorrer desde o início a recursos como o Fórum da ICE.  

• Ferramentas práticas como o blogue com dicas de estratégia para o mundo real dos organizadores da campanha e a gravação do webinar sobre estruturas de campanha ICE podem fornecem informações valiosas sobre as melhores práticas, os problemas comuns e os ensinamentos já retirados por ativistas mais experientes. A incorporação destes recursos no processo de integração e formação da sua equipa garante que esta não só se mantém motivada, como dispõe dos conhecimentos necessários para lidar com as complexidades suscitadas por uma campanha de ICE.