Come strutturare il tuo team ICE

La campagna di un'iniziativa dei cittadini europei (ICE) richiede un coordinamento transnazionale, una comunicazione chiara e una struttura duratura. Gestire una campagna ICE significa coordinare più campagne a livello nazionale, adattando la comunicazione a ciascuna regione specifica. Un gruppo ben strutturato e ben definito consente a una campagna di crescere, rispondere adeguatamente a eventi imprevisti, sfruttare al massimo le opportunità che si presentano e mantenere lo slancio.  

Se decidi di decentrare la campagna, la tua scelta può definire la strategia generale.  

• Pensa a sfruttare le opportunità transnazionali, promuovere il coordinamento a livello dell'UE e garantire il rispetto degli obblighi normativi.  

• Nel frattempo i team nazionali mettono in atto una strategia della campagna a livello locale, adattandola al contesto regionale, adeguando la comunicazione e guidando gli sforzi per la raccolta firme in loco.  

• Ruoli, responsabilità e compiti chiari a livello sia europeo che nazionale sono fondamentali affinché un'ICE funzioni efficacemente a livello transfrontaliero e abbia un impatto duraturo. 

Se stai creando una campagna da zero, valuta l'ipotesi di ricorrere a organizzatori o attivisti esperti. Le loro competenze di mobilitazione civica sono fondamentali per una campagna transnazionale , in cui comprendere la complessità di coinvolgere pubblici diversi e gestire le dinamiche di più paesi può fare la differenza. La loro esperienza consente di razionalizzare la strategia, ridurre al minimo i tempi di formazione e garantire che il tuo team possa affrontare efficacemente le sfide uniche di un'ICE. 

Ma, soprattutto, inizia in maniera strategica: assegna i ruoli chiave in base agli obiettivi della tua campagna.  

Il fatto di rifarsi ad organizzazioni della società civile consolidate offre vantaggi quali reti esistenti, capacità amministrativa, competenze e credibilità. Ciò può agevolare l'attività promozionale, la raccolta di fondi e l'ulteriore creazione di alleanze, oltre ad offrire la possibilità di istituire una coalizione a livello dell'UE che si mobiliti a favore dell'iniziativa. 

Coordinare un team ICE in più paesi comporta inevitabilmente delle sfide: linguistiche, culturali e logistiche.  

• Comunicazione chiara e flessibilità sono fondamentali per mantenere allineati i team internazionali. 

• Assicurati che tutti i materiali della campagna siano semplici e accessibili, affinché i membri dei team possano comprenderli e adattarli con maggiore facilità.  

• Valuta l'opportunità di nominare, nei paesi destinatari, coordinatori nazionali della comunicazione che sappiano guidare lo sforzo di garantire l'adattamento di tutti i contenuti affinché siano in sintonia con il pubblico locale. Tali figure dovrebbero lavorare con strumenti di traduzione affidabili o ricorrere a madrelingua per garantire che la comunicazione e i documenti chiave della campagna siano in linea con il messaggio globale, in modo da assicurare la coerenza generale nel rispetto delle differenze regionali. 

Valuta la possibilità di fornire materiali quali sintesi della campagna, grafiche, orientamenti e messaggi campione che possano essere diffusi attraverso le reti esistenti per raggiungere potenziali nuovi membri del team e volontari.  

• Offrire un punto di accesso semplice e di supporto contribuisce a rafforzare la fiducia nel lavoro del tuo team e riduce gli ostacoli al coinvolgimento nella campagna.  

Un classico team nazionale, ad esempio, potrebbe essere costituito da: 

• un coordinatore nazionale, responsabile di mappare i portatori di interessi locali  

• un creatore di contenuti, incaricato di adattare i materiali della campagna al contesto nazionale 

• un coordinatore volontario, con il compito di reclutare e coinvolgere altri sostenitori  

Riprodurre ruoli e gruppi simili in tutti i team nazionali contribuisce a garantire la coerenza dell'intera campagna, semplificandone molto la gestione e la diffusione. 

Il coordinamento efficiente di una campagna ICE dipende in larga misura dall'uso intelligente degli strumenti digitali.  

• La comunicazione può essere ottimizzata attraverso app di messaggistica come WhatsApp o Signal, che consentono di creare gruppi con facilità. 

• Strumenti di collaborazione visiva come Miro o altre lavagne online aiutano i team a creare ed elaborare idee; quanto alla gestione degli incarichi e dei flussi di lavoro, piattaforme quali Trello, Notion o Slack sono estremamente efficaci per assegnare le responsabilità, monitorare i progressi e garantire la trasparenza.  

Sebbene nulla sostituisca il valore delle risorse umane, gli strumenti di IA possono fungere da preziosi assistenti robotici, agendo efficacemente come membri del team di una campagna specifica.  

• Ad esempio, su ChatGPT puoi creare un modello GPT personalizzato su misura per la tua campagna, addestrato a seguirne gli orientamenti, il tono e la coerenza del marchio al fine di sostenere la strategia della campagna, mappare i potenziali partner, contribuire al coinvolgimento dei volontari e fornire assistenza nella programmazione e nella pianificazione. 

• Strumenti di editing video e di generazione di immagini, come Runway e Midjourney, possono contribuire a snellire il processo creativo e a produrre media di alta qualità per il coinvolgimento sui social media, i materiali della campagna o lo storytelling visivo.

• Per localizzare i materiali della campagna in più lingue puoi avvalerti di strumenti di traduzione come DeepL. 

Se impiegati con cura e in situazioni in cui l'assistenza umana non è prevista, gli strumenti avanzati di IA liberano le risorse e il tempo necessari per concentrarsi sulla definizione di strategie e sulla creazione di reti. 

Una componente significativa del successo di una campagna ICE dipende dalla capacità di sviluppare una collaborazione globale che integri le competenze a livello europeo e nazionale. Ecco alcune raccomandazioni su come la tua campagna può strutturare team efficaci e operare in maniera coordinata. 

Di seguito sono elencati i ruoli comuni che contribuiscono a chiarire le responsabilità e a promuovere una collaborazione agevole all'interno della struttura di una campagna transnazionale. 

Possibili ruoli e sottogruppi del team a livello europeo 

• Team politico: elabora l'orientamento strategico della campagna, monitora gli sviluppi legislativi dell'UE e intrattiene contatti con i responsabili politici.
• Coordinatore principale: supervisiona la campagna, garantisce che tutte le parti lavorino in sintonia e funge da responsabile principale.
• Comunicazione, pubbliche relazioni e social media: definisce la narrazione pubblica della campagna, gestisce le relazioni con la stampa e la diffusione mediatica, supervisiona la strategia sui social media e costruisce la visibilità del marchio della campagna.
• Creatore di contenuti: realizza contenuti digitali coinvolgenti e pertinenti per le piattaforme online allo scopo di stimolare la partecipazione e creare potenziale virale. 

• Team giuridico: fornisce consulenza sugli obblighi giuridici nazionali ed europei, redige condizioni contrattuali e clausole di esclusione della responsabilità, garantisce la conformità con la normativa sulla protezione dei dati.
• Team scientifico e di esperti: effettua ricerche di base, fornisce competenze scientifiche o tecniche, elabora materiali basati su dati concreti e sostiene l'attività promozionale con una divulgazione precisa e credibile, in stretta collaborazione con chi si occupa delle relazioni pubbliche.
• Team per la raccolta fondi: individua le opportunità di finanziamento, redige le domande di sovvenzione, gestisce le relazioni con i donatori e la pianificazione del bilancio della campagna.
• Team per la costruzione di coalizioni: contatta ONG e potenziali partner, mantiene relazioni con le organizzazioni alleate.
• Team tecnico/informatico: gestisce il sito web, garantisce la sicurezza digitale.
• Team amministrativo: pianifica ed esegue la logistica della campagna, tra cui la gestione degli eventi, il coordinamento dei viaggi e la spedizione dei materiali.
• Gestione dei volontari: si occupa dell'inserimento dei nuovi volontari, organizza corsi di formazione, garantisce il benessere e la motivazione del team. 

Possibili ruoli e sottogruppi del team nazionale 

• Coordinatore nazionale: funge da leader locale, coordina gli sforzi a livello nazionale e riferisce al team europeo.
• Team per gli eventi e le attività: programma eventi locali, organizza la partecipazione della campagna a manifestazioni pubbliche.
• Team per la comunicazione e i social media: traduce e adatta la messaggistica ai pubblici nazionali, crea contenuti localizzati, gestisce le piattaforme locali.
• Team per l'inserimento e la gestione dei volontari: accoglie i nuovi membri e fornisce loro istruzioni sui rispettivi ruoli.
• Team per la traduzione: garantisce che i contenuti della campagna siano localizzati e tradotti accuratamente.
• Team per la costruzione di coalizioni: interagisce con le organizzazioni locali, gli influencer e gli organi di informazione per creare sostegno. 

I ruoli possono sovrapporsi e le persone possono assumere molteplici responsabilità, in base alle loro competenze e alla loro disponibilità. Ad esempio, il team per la comunicazione e i social media può unirsi al team per gli eventi e le attività, i cui membri gestiscono sia la creazione di contenuti che la promozione di eventi. Analogamente, il team per la comunicazione e il team per la traduzione possono lavorare a stretto contatto e, sovrapponendo le loro responsabilità, occuparsi delle traduzioni e delle strategie migliori per adattare la comunicazione ai contesti nazionali.

Reclutare e gestire efficacemente i volontari non serve soltanto a riempire posizioni, quanto invece a promuovere la motivazione e l'appartenenza. Per incentivare la partecipazione:  

• proponi compiti esigui, ma significativi che consentano ai volontari di offrire il proprio contributo senza sentirsi sopraffatti;  

• prenditi il tempo necessario per capire i loro interessi e i loro punti di forza e assegnarli a ruoli che li facciano sentire sia utili che appagati;  

• incoraggia la responsabilità attraverso una chiara assunzione del ruolo, il riconoscimento pubblico e un senso di comunità; così aiuterai i volontari a rimanere coinvolti e a mantenere il proprio impegno nel tempo. 

Le crisi sono inevitabili: cessazione dal servizio del personale, guasti tecnici, oppure un calo del coinvolgimento sui social media. Preparati simulando questi scenari: 

• forma il personale in modo incrociato affinché nessun compito dipenda da una sola persona;
• se, ad esempio, chi coordina la comunicazione lascia inaspettatamente il lavoro, un social media manager o un creatore di contenuti possono occuparsi temporaneamente delle relazioni con la stampa e della programmazione dei contenuti. 

• Diversifica le piattaforme tecnologiche e prepara backup.
  • Se, ad esempio, il tuo sito web principale si blocca durante una presentazione importante, puoi reindirizzare i sostenitori verso una pagina di destinazione pre-preparata e ospitata su un altro server.

• Designa portavoce con argomenti di discussione pronti all'uso.
  • Ad esempio, si potrebbe preparare un breve messaggio in tre punti da affidare a un coordinatore della campagna o a un responsabile della comunicazione per consentirgli di gestire interviste o dichiarazioni pubbliche inattese sui media. Tali messaggi chiave dovrebbero essere preparati in anticipo dal team per le relazioni pubbliche, in stretta collaborazione con il gruppo di esperti, al fine di garantire chiarezza e credibilità. 

• Suddividi i volontari in base alle loro competenze e disponibilità.
  • Ad esempio, ai volontari che sono esperti in materia di progettazione possono essere assegnati compiti per la creazione rapida di contenuti, mentre quelli con una limitata disponibilità di tempo possono sostenere la raccolta di firme nelle principali giornate di mobilitazione. 

Puoi rafforzare la preparazione del tuo team inserendo una visita al forum ICE nel processo di formazione e adesione, ad esempio, invitando all'inizio della campagna ogni team ICE a partecipare a una videoconferenza con esperti del forum ICE. Far sì che tutti i membri del team conoscano le migliori pratiche dell'ICE, le strategie della campagna e le risorse disponibili garantisce una comprensione condivisa dei requisiti dell'iniziativa e migliora l'efficacia complessiva della campagna.  

Un'ICE è più di una semplice raccolta di firme: comporta un'organizzazione transfrontaliera, un allineamento degli sforzi e la creazione di un movimento sostenibile che vada oltre la fase di raccolta delle firme. Che sia formata da cinque o da cinquanta persone, una struttura chiara, ruoli specifici, una forte comunicazione interna e la capacità di adattarsi sono le risorse più importanti di cui tu possa disporre. 

Per costruire una base solida, esorta il tuo team a interagire fin dall'inizio con risorse quali il forum ICE.  

• Strumenti pratici come il post sul blog dedicato ai suggerimenti strategici concreti per gli organizzatori di campagne e la registrazione del webinar sulle strutture delle campagne ICE offrono informazioni preziose su migliori pratiche, sfide comuni e insegnamenti appresi dagli organizzatori di campagne esperti. Integrare tali risorse nelle attività di inserimento e formazione del tuo team garantisce che i membri siano non solo motivati, ma anche dotati delle conoscenze necessarie per affrontare le complessità di una campagna ICE.