Cómo estructurar tu equipo de la ICE

Las campañas de la Iniciativa Ciudadana Europea (ICE) requieren coordinación transnacional, una comunicación clara y una estructura duradera. Dirigir la campaña de una ICE implica coordinar múltiples campañas nacionales y adaptar el mensaje a cada región específica. Un equipo bien estructurado y bien afinado permite que la campaña se expanda, responda adecuadamente a acontecimientos imprevistos, aproveche al máximo las oportunidades que surjan y mantenga el impulso.  

Puedes decidir descentralizar tu campaña y definir la estrategia global basándote precisamente en eso.  

• Piensa en aprovechar las oportunidades transnacionales, impulsar la coordinación a escala de la UE y velar por el cumplimiento de la legislación.  

• Mientras tanto, los equipos nacionales ponen en marcha una estrategia de campaña a nivel local, adaptándola al contexto regional con mensajes a medida y dirigiendo el esfuerzo de la recogida de firmas sobre el terreno.  

• Establecer claramente las funciones, responsabilidades y tareas, tanto a nivel europeo como nacional, es crucial para que una ICE funcione eficazmente a través de las fronteras y logre un impacto duradero. 

Si vas a crear una campaña desde la base, considera la posibilidad de contratar a activistas experimentados. Los conocimientos especializados de los activistas con experiencia en movilización cívica son cruciales para una campaña transnacional como una ICE, en la que comprender los entresijos de implicar a públicos diversos y navegar por las dinámicas de distintos países puede marcar la diferencia. Su experiencia puede ayudarte a racionalizar la estrategia, a minimizar el tiempo de formación y a garantizar que tu equipo pueda abordar eficazmente los retos únicos de una ICE. 

Y lo que es más importante, empieza a designar estratégicamente las funciones clave basándote en los objetivos de la campaña.  

La creación a partir de organizaciones de la sociedad civil bien establecidas ofrece ventajas tales como las redes existentes, la capacidad administrativa, los conocimientos especializados y la credibilidad. Esto puede facilitar el acercamiento, la captación de fondos y la creación de nuevas asociaciones, y tiene el potencial de establecer una coalición a escala de la UE que se movilice en apoyo de la ICE. 

La coordinación del equipo de una ICE en varios países conlleva, inevitablemente, dificultades lingüísticas, culturales y logísticas.  

• Para mantener la sintonía de los equipos internacionales, son esenciales tanto una comunicación clara como la flexibilidad. 

• Es importante procurar que todos los materiales de la campaña sean simples y accesibles, lo que facilitará que los miembros de los equipos de cada país los entiendan y adapten mejor.  

• Piensa en la posibilidad de designar coordinadores nacionales de comunicación que puedan dirigir los esfuerzos en los países objetivo. De esta manera te asegurarás de que la audiencia local se haga eco de todos los contenidos. Los coordinadores nacionales deben trabajar con herramientas de traducción que merezcan su confianza o con hablantes nativos, a fin de cerciorarse de que los documentos clave y los mensajes de campaña se ajusten al mensaje general, garantizando la coherencia en todos los ámbitos y respetando al mismo tiempo las diferencias regionales. 

Considera la posibilidad de proporcionar elementos tales como sinopsis de la campaña, material visual, directrices y muestras de mensajes que puedan difundirse a través de las redes existentes para llegar a potenciales miembros del equipo y voluntarios.  

• Ofrecer un punto de entrada simple y acogedor ayuda a generar confianza en el trabajo del equipo y reduce los obstáculos para participar en la campaña.  

Un equipo nacional típico, por ejemplo, podría incluir: 

• un coordinador nacional responsable de localizar a las partes interesadas locales  

• un creador de contenidos que adapte los materiales de la campaña al contexto nacional 

• un coordinador de voluntarios encargado de encontrar nuevos seguidores y de involucrarlos  

La reproducción de equipos y funciones de campaña similares en todos los equipos nacionales contribuye a dar coherencia a la campaña y facilita mucho la gestión y expansión de esta. 

La coordinación eficiente en la campaña de una ICE depende en gran medida del uso inteligente de las herramientas digitales.  

• La comunicación puede racionalizarse a través de aplicaciones de mensajería como WhatsApp o Signal, que permiten crear grupos fácilmente. 

• Las herramientas de colaboración visual, como Miro u otras pizarras en línea, ayudan a los equipos a crear y trabajar a partir de ideas. Para la gestión de tareas y flujos de trabajo, las plataformas como Trello, Notion o Slack son muy eficaces para asignar responsabilidades, hacer un seguimiento de los avances y garantizar la transparencia.  

Aunque no hay nada como los recursos humanos, las herramientas de IA pueden funcionar como valiosos robots asistentes y actuar eficazmente como miembros del equipo de campaña.  

• Por ejemplo, en ChatGPT, puedes construir tu propio modelo personalizado GPT adaptado a tu campaña, entrenado para seguir tus directrices, el tono y la coherencia de la marca para apoyar la estrategia de la campaña, encontrar posibles socios, ayudar con la participación de voluntarios y asistir con la programación y la planificación. 

• Las herramientas de edición de vídeos y generación de imágenes, como Runway y MidJourney, pueden ayudarte a simplificar el proceso creativo y producir medios de alta calidad para la participación en las redes sociales, el material de campaña o las narrativas visuales.

• Las herramientas de traducción como DeepL pueden ayudarte con la localización de los materiales de la campaña en múltiples lenguas. 

Cuando se utilizan con discernimiento y cuando no se dispone de asistencia humana, las herramientas de IA avanzadas suponen un ahorro de tiempo y recursos que pueden dedicarse a la planificación de la estrategia y la creación de redes. 

Una parte importante del éxito de la campaña de una ICE depende de la capacidad de desarrollar una cooperación global que integre conocimientos especializados europeos y nacionales. A continuación figuran algunas recomendaciones sobre la manera en que tu campaña puede estructurar equipos eficaces y funcionar de manera coordinada. 

A continuación figuran las funciones comunes que ayudan a aclarar las responsabilidades y a fomentar una colaboración fluida dentro de una estructura de campaña transnacional. 

Posibles funciones de los equipos y subequipos a nivel europeo: 

• Equipo político: desarrolla el posicionamiento político de la campaña, supervisa la evolución legislativa de la UE y sirve de enlace con los responsables políticos.
• Coordinador principal: supervisa la campaña, se cerciora de que todas las partes trabajen en sintonía y sirve como principal punto de rendición de cuentas.
• Comunicaciones, relaciones públicas, redes sociales: configura el discurso público de la campaña, gestiona las relaciones con la prensa y la difusión en los medios de comunicación, supervisa la estrategia de redes sociales y da visibilidad a la marca de la campaña.
• Creador de contenidos: produce contenidos digitales atractivos sobre el mensaje para las plataformas en línea, con el objetivo de aumentar el alcance, fomentar la participación y crear potencial viral. 

• Equipo jurídico: asesora sobre los requisitos jurídicos nacionales y de la UE, redacta las condiciones y las cláusulas de exención de responsabilidad y garantiza el cumplimiento del RGPD.
• Equipo científico y de expertos: lleva a cabo investigaciones de base, aporta conocimientos científicos o técnicos, elabora materiales basados en datos contrastados y apoya la promoción con una comunicación pública precisa y creíble en estrecha colaboración con los encargados de las relaciones públicas.
• Equipo de captación de fondos: encuentra oportunidades de financiación, redacta solicitudes de subvención y gestiona las relaciones con los donantes y el presupuesto de la campaña.
• Equipo de creación de coaliciones: contacta con ONG y posibles socios y mantiene relaciones con organizaciones aliadas.
• Equipo técnico/informático: gestiona el sitio web y garantiza la seguridad digital.
• Equipo administrativo: planifica y ejecuta la logística de la campaña, incluida la gestión de eventos, la coordinación de los viajes y el envío de materiales.
• Gestión de voluntarios: se ocupa de la recepción de los nuevos voluntarios, organiza formaciones y garantiza el bienestar y la motivación del equipo. 

Posibles funciones de los equipos y subequipos a nivel nacional: 

• Coordinador nacional: actúa como líder local, coordina los esfuerzos a nivel nacional e informa al equipo europeo.
• Equipo de eventos y actividades: planifica eventos locales, organiza la participación de la campaña en actos públicos.
• Equipo de medios sociales y comunicación: traduce y adapta los mensajes para la audiencia de cada país, crea contenidos localizados y gestiona las plataformas locales.
• Equipo de recepción y gestión de voluntarios: da la bienvenida a los nuevos miembros y los instruye sobre sus funciones.
• Equipo de traducción: garantiza que el contenido de la campaña se localice y traduzca con precisión.
• Equipo de creación de coaliciones: colabora con organizaciones locales, influencers y medios de comunicación para crear una base de apoyo. 

Las funciones pueden solaparse y las personas pueden asumir múltiples responsabilidades en función de sus conocimientos especializados y su disponibilidad. Por ejemplo, el equipo de comunicación y redes sociales puede combinarse con el equipo de eventos y actividades, de manera que los miembros se ocupen tanto de la creación de contenidos como de la promoción de eventos. Del mismo modo, los equipos de comunicación y traducción pueden trabajar solapando estrechamente sus responsabilidades, al combinar la traducción y las mejores estrategias para adaptar los mensajes a los contextos nacionales.

Para que la captación y la gestión de los voluntarios sean eficaces no basta con repartir funciones, sino que es necesario fomentar la motivación y el sentimiento de pertenencia. Para incentivar la participación:  

• Encarga tareas pequeñas pero significativas que permitan a los voluntarios contribuir sin sentirse desbordados.  

• Tómate tiempo para comprender sus intereses y puntos fuertes y asígnales funciones en las que puedan sentirse útiles y realizados.  

• Fomenta la responsabilidad a través de la apropiación clara de la función, el reconocimiento público y el sentimiento de comunidad, que ayuda a los voluntarios a permanecer comprometidos a lo largo del tiempo. 

Las crisis son inevitables: salidas de personal, fallos tecnológicos o una caída de la respuesta en las redes sociales. Prepárate simulando estos escenarios. 

• Recurre a la formación cruzada del personal, de manera que ninguna tarea dependa únicamente de una sola persona.
• Por ejemplo, si el coordinador de comunicaciones se marcha inesperadamente, un gestor de redes sociales o un creador de contenidos puede asumir temporalmente las relaciones con la prensa y la programación de contenidos. 

• Diversifica las plataformas tecnológicas y prepara copias de seguridad.
  • Por ejemplo, si tu sitio web principal se cae durante un lanzamiento importante, puedes redirigir a los seguidores a una página de inicio preparada previamente y alojada en un servidor diferente.

• Designa portavoces con puntos de contacto listos para entrar en acción.
  • Por ejemplo, se podría facilitar a un coordinador de campaña o a un responsable de comunicaciones un mensaje breve con puntos clave para que se pudiese ocupar de las entrevistas o declaraciones públicas inesperadas en los medios de comunicación. El equipo de relaciones públicas, en estrecha cooperación con el equipo de expertos, debería preparar por adelantado estos mensajes clave para garantizar tanto la claridad como la credibilidad. 

• Distribuye a los voluntarios en función de su habilidad y disponibilidad.
  • Por ejemplo, a los voluntarios cualificados en diseño se les pueden asignar tareas rápidas de creación de contenidos, mientras que aquellos que no dispongan de mucho tiempo pueden apoyar la recogida de firmas en días de acción señalados. 

Puedes reforzar la preparación de tu equipo incorporando una visita al Foro de la ICE en el proceso de formación y recepción. Por ejemplo, al inicio de la campaña puedes invitar a cada equipo de la ICE a una videoconferencia con expertos del Foro de la ICE. Familiarizar a todos los miembros del equipo con las mejores prácticas en materia de ICE, las estrategias de campaña y los recursos disponibles garantiza una comprensión común de los requisitos de la iniciativa y mejora la eficacia general de la campaña.  

Una ICE va más allá de la mera recogida de firmas: se trata de organizar a través de las fronteras, armonizar los esfuerzos y construir un movimiento sostenible que vaya más allá de la fase de recogida de firmas. Tanto si cuentas con cinco personas como con cincuenta, una estructura clara, funciones específicas, una comunicación interna sólida y la capacidad de adaptación son tus principales bazas. 

Para sentar unas bases sólidas, anima a tu equipo a familiarizarse desde el principio con recursos como el Foro de la ICE.  

• Las herramientas prácticas, como las publicaciones del blog sobre consejos estratégicos del mundo real para organizadores de campañas y la grabación de seminarios web sobre las estructuras de las campañas de la ICE, ofrecen información valiosa sobre las mejores prácticas, los retos comunes y las enseñanzas extraídas de los activistas experimentados. Incorporar estos recursos en la fase de recepción y formación de tu equipo garantiza que sus miembros no solo estén motivados, sino también equipados con los conocimientos necesarios para navegar por las complejidades de la campaña de una ICE.