Uw EBI-team samenstellen

Bij een campagne voor een Europees burgerinitiatief (EBI) zijn coördinatie tussen verschillende landen, duidelijke communicatie en een solide structuur onmisbaar. Het voeren van een EBI-campagne komt neer op het coördineren van meerdere campagnes op nationaal niveau, die qua inhoud worden afgestemd op de specifieke regio. Een goed samengesteld, gespecialiseerd team kan een campagne steeds verder uitbreiden, passend reageren op onverwachte gebeurtenissen, alle kansen aangrijpen en het momentum vasthouden  

U kunt besluiten uw campagne niet centraal uit te voeren. Dat kan bepalend zijn voor de strategie in het algemeen.  

• Denk na over hoe u kansen in verschillende landen het best kunt benutten, de campagne op EU-niveau kunt coördineren en kunt zorgen voor naleving van de wetgeving.  

• Ondertussen kunnen de nationale teams op lokaal niveau een campagne op touw zetten met een strategie die aangepast is aan de regionale context. Zij kunnen de campagneboodschap afstemmen op het plaatselijke publiek en het voortouw nemen bij het verzamelen van handtekeningen in hun gebied.  

• Duidelijke rollen, verantwoordelijkheden en taken op Europees en nationaal niveau zijn van groot belang om een EBI doeltreffend te laten verlopen in verschillende landen tegelijk en een blijvende impact te maken. 

Als u van nul af aan een campagne opzet, kunt u overwegen om ervaren activisten of campagnevoerders in te schakelen. De deskundigheid van bedreven campagnevoerders die weten hoe je het grote publiek op de been brengt, is van cruciaal belang voor een transnationale campagne als een EBI. Het kan een groot verschil maken als er mensen zijn die begrijpen hoe ingewikkeld het kan zijn om diverse doelgroepen bij het initiatief te betrekken en om het overzicht te bewaren in een internationale setting. Hun ervaring helpt de strategie zo efficiënt mogelijk te maken, de inwerktijd zo kort mogelijk te houden en ervoor te zorgen dat uw team opgewassen is tegen de unieke uitdagingen van een EBI. 

Begin vooral strategisch – geef teamleden een kernrol, afhankelijk van uw campagnedoelstellingen.  

Het kan handig zijn om de campagne te laten voortbouwen op het werk van gevestigde maatschappelijke organisaties, omdat zij bijvoorbeeld al over bestaande netwerken, administratieve capaciteit en deskundigheid beschikken en geloofwaardigheid hebben opgebouwd. Dit kan het verspreiden van de boodschap, de fondsenwerving en het sluiten van verdere partnerschappen vergemakkelijken en kan er ook voor zorgen dat er in de hele EU bondgenoten achter het EBI staan. 

Het coördineren van een EBI-team dat verspreid is over verschillende landen, brengt onvermijdelijk taalkundige, culturele en logistieke uitdagingen met zich mee.  

• Duidelijke communicatie en flexibiliteit zijn essentieel om alle neuzen in dezelfde richting te krijgen binnen de internationale teams. 

• Zorg ervoor dat al het campagnemateriaal eenvoudig en toegankelijk is, zodat teamleden in alle landen het gemakkelijk kunnen begrijpen en aanpassen.  

• U kunt overwegen om in uw doellanden nationale communicatiecoördinatoren aan te wijzen, die er in de eerste plaats verantwoordelijk voor zijn dat alle content goed ontvangen wordt door het lokale publiek. Deze coördinator moet betrouwbare vertaaltools gebruiken of samenwerken met moedertaalsprekers om ervoor te zorgen dat belangrijke documenten en campagneberichten kloppen met de algemene boodschap. Zo wordt er gezorgd voor consistentie over de hele linie, met aandacht voor regionale verschillen. 

U kunt ervoor kiezen om materiaal te verzorgen zoals campagneoverzichten, beeldmateriaal, richtsnoeren en voorbeeldberichten. Deze kunnen via bestaande netwerken worden verspreid om nieuwe teamleden en vrijwilligers te vinden.  

• Probeer ook te zorgen voor een eenvoudige, motiverende manier waarop mensen zich bij de campagne kunnen aansluiten. Dit straalt betrouwbaarheid uit en verlaagt de drempel om deel te nemen aan de campagne.  

Een typisch nationaal team kan bijvoorbeeld bestaan uit: 

• een nationale coördinator die verantwoordelijk is voor het in kaart brengen van belanghebbenden in het land  

• een contentcreator die campagnemateriaal aanpast aan de nationale context 

• een vrijwilligerscoördinator die extra medestanders aantrekt en aanwerft  

Als alle nationale teams ongeveer dezelfde structuur en functies kennen, zorgt dit voor samenhang binnen de campagne, wat het beheren en uitbreiden ervan een stuk eenvoudiger maakt. 

De slimme inzet van digitale tools kan doorslaggevend zijn voor de efficiënte coördinatie van een EBI-campagne.  

• De communicatie kan worden gestroomlijnd via berichtenapps zoals WhatsApp of Signal, waarin makkelijk groepen kunnen worden aangemaakt. 

• Tools voor visuele samenwerking, zoals Miro of andere online whiteboards, helpen teams om op ideeën te komen en deze uit te werken. Platforms als Trello, Notion of Slack zijn heel handig voor het beheren van taken en workflows, bv. voor het toewijzen van taken, het bijhouden van de resultaten en het garanderen van de transparantie.  

Hoewel niets kan tippen aan de waardevolle kennis en ervaring van echte mensen, kunnen AI-tools wel behulpzame robotassistenten zijn door ze helemaal op de campagne af te stellen.  

• Op ChatGPT kunt u bijvoorbeeld een eigen GPT-model bouwen dat op uw campagne is afgestemd en rekening houdt met uw campagnerichtsnoeren, communicatiestijl en merkconsistentie. Het model kan vervolgens de campagnestrategie ondersteunen, een overzicht maken van potentiële partners, helpen bij het inzetten van vrijwilligers en bijdragen aan het maken van de planning. 

• Tools voor het bewerken van video’s en het genereren van afbeeldingen, zoals Runway en MidJourney, kunnen helpen om het creatieve proces te stroomlijnen en hoogwaardige media te maken voor betrokkenheid op sociale media, campagnemateriaal of visual storytelling.

• Vertaaltools zoals DeepL kunnen helpen campagnemateriaal te vertalen en aan te passen aan de lokale doelgroep. 

Wanneer u hulp van mensen tekortkomt, kunnen geavanceerde AI-tools u helpen tijd en middelen te besparen, als ze voorzichtig worden gebruikt. U houdt dan meer tijd over voor het opstellen van de strategie en het opbouwen van een netwerk. 

Het succes van een EBI-campagne is voor een groot deel afhankelijk van of het lukt een brede samenwerking op te zetten, met Europese én nationale expertise. Hieronder leest u hoe u een efficiënt campagneteam kunt samenstellen en gecoördineerd te werk kunt gaan. 

Kiest u voor een campagnestructuur met teams in verschillende landen? Hieronder vindt u een aantal gebruikelijke functies, die zorgen voor een duidelijke verdeling van de verantwoordelijkheid en een soepele samenwerking. 

Mogelijke functies binnen teams op Europees niveau en subteams: 

• Beleidsteam: werkt de politieke standpunten van de campagne uit, houdt de ontwikkelingen in de EU-wetgeving in het oog en onderhoudt contacten met beleidsmakers.
• Hoofdcoördinator: houdt toezicht op de campagne, zorgt ervoor dat alle onderdelen in harmonie met elkaar werken en draagt de uiteindelijke verantwoordelijkheid.
• Communicatie, pr & sociale media: bepaalt de manier waarop de boodschap van de campagne wordt overgebracht aan het publiek, beheert de relaties met de pers en legt contact met de media, houdt toezicht op de socialemediastrategie en werkt aan de zichtbaarheid van de campagne.
• Contentcreator: maakt aantrekkelijke, relevante digitale content voor onlineplatforms om het bereik te vergroten, zorgt voor zo veel mogelijk betrokkenheid online en maakt posts die mogelijk viraal kunnen gaan. 

• Juridisch team: geeft advies over EU- en nationale wettelijke eisen, stelt voorwaarden en disclaimers op, waarborgt de naleving van de AVG.
• Wetenschaps- en deskundigheidsteam: verricht achtergrondonderzoek, biedt wetenschappelijke of technische expertise, stelt wetenschappelijk onderbouwd campagnemateriaal op en ondersteunt de campagne met nauwkeurige, geloofwaardige informatie voor het publiek, in nauwe samenwerking met pr.
• Team voor fondsenwerving: zoekt financieringsmogelijkheden, stelt subsidieaanvragen op, beheert de relaties met donateurs en het budget van de campagne.
• Netwerkteam: neemt contact op met ngo’s en potentiële partners, onderhoudt de betrekkingen met partnerorganisaties.
• Technisch/IT-team: beheert de website en zorgt voor digitale beveiliging.
• Administratief team: houdt zich bezig met de logistiek van de campagne, waaronder evenementenbeheer, reiscoördinatie en het verzenden van campagnematerialen.
• Vrijwilligersteam: werkt nieuwe vrijwilligers in, organiseert opleidingen, zorgt voor het welzijn en de motivatie van het team. 

Mogelijke functies binnen teams op nationaal niveau en subteams: 

• Nationale coördinator: treedt op als lokale leidinggevende, coördineert de activiteiten op nationaal niveau en brengt verslag uit aan het Europese team.
• Evenementen- en activiteitenteam: plant lokale evenementen, zorgt ervoor dat het campagneteam deelneemt aan openbare bijeenkomsten.
• Team communicatie & sociale media: vertaalt berichten en past deze aan aan de doelgroep in het land, maakt content voor de lokale doelgroep en beheert lokale accounts.
• Team voor het verwelkomen & begeleiden van vrijwilligers: verwelkomt nieuwe leden en stoomt hen klaar voor hun functie.
• Vertaalteam: zorgt ervoor dat de content van de campagne wordt gelokaliseerd en correct wordt vertaald.
• Netwerkteam: werkt samen met lokale organisaties, influencers en mediakanalen om draagvlak te creëren. 

Functies kunnen elkaar overlappen en personen kunnen meerdere taken op zich nemen, afhankelijk van hun expertise en beschikbaarheid. Zo kan het team voor communicatie en sociale media worden samengevoegd met het evenementen- en activiteitenteam – de leden werken dan zowel aan het maken van content als aan het organiseren van evenementen. Ook communicatie- en vertaalteams kunnen nauw samenwerken en hun verantwoordelijkheden delen door samen te werken aan vertalingen en de beste strategieën om berichten aan te passen aan de nationale context.

Efficiënte werving en begeleiding van vrijwilligers gaat niet alleen over het invullen van vacatures, maar ook over het versterken van de motivatie en saamhorigheid. Hoe kunt u vrijwilligers op gang helpen?  

• Stel kleine maar betekenisvolle taken voor, zodat vrijwilligers een bijdrage kunnen leveren zonder overweldigd te raken.  

• Neem de tijd om hun interesses en sterke punten te leren kennen en geef iedereen een functie waarin ze zich nuttig voelen en waaruit ze voldoening kunnen halen.  

• Door duidelijke rollen, openlijke waardering en een gemeenschapsgevoel voelen vrijwilligers zich verantwoordelijk en blijven ze ook na verloop van tijd actief en toegewijd. 

Crises zijn onvermijdelijk – denk aan vertrekkende medewerkers, technische problemen of een daling van de betrokkenheid op sociale media. Wees voorbereid door deze scenario’s alvast eens te doorlopen. 

• Leid medewerkers op voor verschillende taken, zodat niets van één persoon afhangt.
• Als de communicatiecoördinator bijvoorbeeld onverwachts vertrekt, kan een socialemediamanager of contentcreator de persrelaties en de contentplanning tijdelijk op zich nemen. 

• Gebruik verschillende techplatforms en maak back-ups.
  • Als uw belangrijkste website bijvoorbeeld crasht op een cruciaal moment, kunt u sitebezoekers doorsturen naar een vooraf ingestelde landingspagina die op een andere server wordt gehost.

• Wijs woordvoerders aan en geef hen een gebruiksklaar “spiekbriefje” met gespreksonderwerpen.
  • Een campagnecoördinator of communicatieleider kan bijvoorbeeld een kort bericht met drie punten klaar hebben liggen om voorbereid te zijn op onverwachte media-interviews of publieke statements. Deze belangrijke berichten moeten vooraf door het pr-team worden opgesteld, in nauwe samenwerking met het deskundigenteam, zodat ze duidelijk en betrouwbaar zijn. 

• Deel vrijwilligers in op basis van hun vaardigheden en beschikbaarheid.
  • Op die manier kunnen vrijwilligers die ervaring hebben met design snel content creëren als dat nodig is, terwijl vrijwilligers met weinig tijd het verzamelen van handtekeningen op belangrijke actiedagen kunnen ondersteunen. 

U kunt de paraatheid van uw team vergroten door een bezoek aan het EBI-forum een vast onderdeel te maken van het opleidings- en inwerkproces. Nodig bijvoorbeeld elk EBI-team aan het begin van de campagne uit voor een videogesprek met deskundigen van het EBI-forum. Door alle teamleden vertrouwd te maken met de beste praktijken van het EBI, campagnestrategieën en beschikbare hulpmiddelen, begrijpt iedereen wat hen te wachten staat en wordt de campagne doeltreffender.  

Een EBI is meer dan alleen het verzamelen van handtekeningen – het gaat om het verenigen van mensen uit verschillende landen, het afstemmen van activiteiten en het tot stand brengen van een blijvende beweging, die ook na het verzamelen van handtekeningen blijft voortbestaan. Of u nu met vijf of vijftig mensen bent, een duidelijke structuur, specifieke taken, heldere interne communicatie en aanpassingsvermogen zijn uw grootste troeven. 

Voor een solide basis kunt u uw team aansporen om al vroeg gebruik te maken van hulpmiddelen zoals het EBI-forum.  

• Handige informatiebronnen zoals de blogpost met strategische tips uit de praktijk voor campagneorganisatoren en de webinaropname over EBI-campagnestructuren bieden waardevolle inzichten in beste praktijken, veelvoorkomende uitdagingen en lessen die ervaren campagnevoerders hebben geleerd. Door deze hulpmiddelen op te nemen in de training van uw teamleden, worden ze niet alleen gemotiveerd, maar beschikken ze ook over de nodige kennis om de uitdagingen van een EBI-campagne aan te kunnen.