Как да изградите своя екип за ЕГИ

Кампаниите за Европейската гражданска инициатива (ЕГИ) изискват транснационална координация, ясна комуникация и устойчива структура. Провеждането на кампания за ЕГИ означава координиране на множество национални кампании, чиито послания трябва да са съобразени с конкретния регион. Добре изграденият и гладко работещ екип дава възможност за разрастване на кампанията, за намиране на подходящ отговор на неочаквани събития, за извличане на максимална полза от възникващите възможности и за поддържане на инерцията.  

Можете да решите да децентрализирате кампанията си и това би могло да предопредели цялостната стратегия.  

• Помислете как да използвате транснационалните възможности, да насърчите координацията на равнището на ЕС и да гарантирате спазването на правните изисквания.  

• Междувременно националните екипи прилагат стратегия за кампанията на местно равнище, като я съобразяват с регионалния контекст чрез адаптиране на посланията и ръководене на събирането на подписи на място.  

• Ясните роли, отговорности и задачи както на европейско, така и на национално равнище, са от решаващо значение за ефективното трансгранично функциониране на ЕГИ и нейното трайно въздействие. 

Ако изграждате кампания отдолу нагоре, привлечете опитни активисти или участници. Експертните умения на опитните организатори за мобилизиране на гражданското общество са от изключително важно значение за транснационална кампания като ЕГИ, при която разбирането на трудностите, свързани с ангажирането на различни граждани и насочването на трансграничната динамика, могат да бъдат решаващи. Техните умения помагат за рационализиране на стратегията, свеждане до минимум на времето за обучение и гарантират, че вашият екип може ефективно да се справя с уникалните предизвикателства, свързани с дадена ЕГИ. 

Най-важното е да действате стратегически — определете ключовите роли в съответствие с целите на вашата кампания.  

Използването на опита на утвърдени организации на гражданското общество (ОГО) предлага предимства като съществуващи мрежи, административен капацитет, експертен опит и надеждност. Това може да улесни обхвата, набирането на средства и по-нататъшното развитие на партньорства и има потенциала да създаде коалиция на равнището на ЕС, която да се мобилизира за съответната ЕГИ. 

Координирането на екип на ЕГИ в няколко държави води до неизбежни езикови, културни и логистични предизвикателства.  

• Ясната комуникация и гъвкавостта са от ключово значение за координирането на международните екипи. 

• Уверете се, че всички материали за кампанията са разбираеми и достъпни, което позволява на членовете на екипа в различните държави да ги разберат и адаптират.  

• Бихте могли да назначите национални координатори по комуникацията в целевите държави на ЕГИ, които могат да ръководят работата, за да се гарантира, че цялото съдържание е адаптирано към местните аудитории. Координаторът по комуникацията следва да работи с надеждни инструменти за превод или с лица, които са носители на местния език, за да бъдат основните документи и посланията на кампанията в съответствие с общото послание, като се гарантира повсеместна съгласуваност и същевременно се зачитат регионалните различия. 

Бихте могли да предоставите материали като основна информация за кампанията, визуални материали, насоки и примерни послания, които да бъдат разпространени чрез съществуващите мрежи, за да се достигне до потенциални нови членове на екипа и доброволци.  

• Ясната и подкрепяща начална информация спомага за изграждането на доверие в работата на вашия екип и намалява пречките пред участието в кампанията.  

Така например един стандартен национален екип може да включва: 

• национален координатор, отговарящ за намирането на заинтересовани страни на местно равнище  

• създател на съдържание, който адаптира материалите за кампанията към националния контекст 

• координатор доброволец, натоварен със задачата да набира и ангажира допълнителни поддръжници  

Възпроизвеждането на сходни екипи и роли във всички национални екипи спомага за изграждането на съгласуваност в рамките на кампанията, като улеснява много управлението и разрастването. 

Ефективната координация в рамките на кампания за ЕГИ зависи в голяма степен от интелигентното използване на цифровите инструменти.  

• Комуникацията може да бъде улеснена чрез приложения за съобщения като WhatsApp или Signal, които позволяват лесното създаване на групи. 

• Инструментите за визуално сътрудничество като Miro или други онлайн бели дъски помагат на екипите да творят и работят чрез идеи. За управлението на задачите и работните процеси платформи като Trello, Notion или Slack са изключително ефективни при възлагането на отговорности, проследяването на напредъка и гарантирането на прозрачност.  

Въпреки че нищо не може да замени човека, инструментите с ИИ могат да действат като ценни роботизирани асистенти, които ефективно работят като специфичен за конкретната кампания член на екипа.  

• Например в ChatGPT можете да изградите свой собствен персонализиран модел GPT, съобразен с вашата кампания, обучен да следва зададените от вас насоки, тон и брандова последователност на кампанията, за да подкрепи стратегията на кампанията, да набележи потенциални партньори, да помогне за ангажираността на доброволците и да съдейства при изготвянето на графика и планирането. 

• Инструментите за редактиране на видеоматериали и генериране на изображения, като например Runway и MidJourney, могат да спомогнат за рационализиране на творческия процес и за създаване на висококачествени материали за социалните медии, материали за кампанията или визуално разказване на истории.

• Инструментите за превод като DeepL могат да помогнат за превода на материалите за кампанията на няколко езика. 

Когато се използват внимателно и когато липсва човешка намеса, усъвършенстваните инструменти с ИИ освобождават ресурси и време, за да се съсредоточите върху стратегията и изграждането на мрежи. 

Голяма част от успеха на една кампания за ЕГИ зависи от капацитета за развитие на всеобхватно сътрудничество, което включва експертен опит на европейско и национално равнище. Следват няколко препоръки как вашата кампания да изгражда ефективни екипи и да функционира координирано. 

По-долу са представени общи роли, чрез които се разясняват отговорностите и се насърчава безпроблемното сътрудничество в рамките на структурата на една транснационална кампания. 

Възможни роли в екипите и подекипите на европейско равнище: 

• Екип по политиките: развива политическото позициониране на кампанията, наблюдава законодателните промени в ЕС и поддържа връзка със създателите на политики.
• Водещ координатор: наблюдава кампанията, поема отговорността за синхронната работа на всички части на екипа и служи като основно звено за отчетност.
• Комуникации, връзки с обществеността и социални медии: оформя общественото послание на кампанията, отговаря за връзките с пресата и отразяването в медиите, следи стратегията по отношение на социалните медии и изгражда разпознаваемостта на кампанията.
• Създател на съдържание: създава интересно, съобразено с официалната позиция на кампанията цифрово съдържание за онлайн платформи, чиято цел е да достигне до все по-голям брой хора, да насърчава участието и да става все по-популярно. 

• Правен екип: предоставя съвети относно правните изисквания на равнището на ЕС и на национално равнище, подготвя договорни условия и отказ от отговорност, гарантира спазването на Общия регламент относно защитата на данните.
• Научен и експертен екип: прави проучвания, предоставя научен или технически експертен опит, изготвя основани на доказателства материали и подкрепя повишаването на осведомеността чрез точна и надеждна публична комуникация в тясно сътрудничество с екипа за връзки с обществеността.
• Екип за набиране на средства: набелязва възможности за финансиране, изготвя заявления за безвъзмездни средства, управлява отношенията с дарителите и бюджетирането на кампанията.
• Екип за изграждане на коалиции: установява контакт с НПО и потенциални партньори, поддържа връзки с партньорските организации.
• Технически/ИТ екип: управлява уебсайта, гарантира цифровата сигурност.
• Административен екип: планира и изпълнява логистиката на кампанията, включително управлението на събития, координирането на пътуванията и изпращането на материали.
• Управление на доброволци: набира нови доброволци, организира обучения, гарантира благосъстоянието и мотивацията на екипа. 

Възможни роли в екипите и подекипите на национално равнище: 

• Национален координатор: изпълнява ролята на лидер на местно равнище, координира усилията на национално равнище и докладва на европейския екип.
• Екип по организиране на събития и дейности: планира местни прояви, организира участието на кампанията в обществени събития.
• Екип по комуникацията и социалните медии: превежда и адаптира съобщенията за националната аудитория, създава адаптирано към местната аудитория съдържание, управлява местните платформи.
• Екип по набирането и управлението на доброволците: приветства новите членове и им обяснява техните задачи.
• Преводачески екип: отговаря за локализирането и точния превод на съдържанието на кампанията.
• Екип за изграждане на коалиции: работи с местни организации, инфлуенсъри и медии за осигуряване на подкрепа. 

Ролите могат да се припокриват, а отделните лица да поемат множество отговорности въз основа на своя експертен опит и възможности за участие. Например екипът по комуникацията и социалните медии може да работи с екипа по организиране на събития и дейности, като членовете им могат да се занимават както със създаването на съдържание, така и с организирането на събития. По същия начин екипите, отговорни за комуникациите и превода, могат да споделят отговорности, когато работят по преводите и най-добрите начини за адаптиране на посланията към националния контекст.

Ефективното набиране и управление на доброволците е нещо повече от запълване на ролите — става въпрос за насърчаване на мотивацията и принадлежността. За да насърчите участието:  

• Предлагайте малки, но значими задачи, които без претоварване да позволяват на доброволците да допринасят за каузата.  

• Отделяйте време, за да разберете техните интереси и силни страни, и им възлагайте задачи, с които да се чувстват полезни и изпълнили целта си.  

• Насърчавайте отговорността чрез ясно поемане на съответните роли, обществено признание и чувство за принадлежност към дадена общност, които с течение на времето помагат на доброволците да останат ангажирани и отдадени на каузата. 

Кризите са неизбежни — хората напускат, случват се технически сривове или спад на ангажираността в социалните медии. Подгответе се чрез разиграването на следните сценарии. 

• Подгответе хората си за изпълнението на различни задачи, така че нито една задача да не зависи само от един човек.
• Например ако неочаквано напусне координаторът по комуникациите, връзките с пресата и планирането на съдържанието временно да могат да бъдат поети от отговарящия за социалните медии или от създателя на съдържанието. 

• Заложете на повече от една технологична платформа и подгответе бекъп.
  • Например, ако основният ви уебсайт се срине по време на голямо събитие, можете да пренасочите поддръжниците към предварително изготвена начална страница, хоствана на друг сървър.

• Изберете си говорители с предварително готови послания.
  • Например координатор на кампанията или ръководител по комуникациите може да има подготвено кратко послания от три точки, ако се наложи да даде неочаквани медийни интервюта или публични изявления. Тези ключови послания следва да бъдат изготвени предварително от екипа за връзки с обществеността в тясно сътрудничество с експертния екип, за да се гарантират яснотата и надеждността им. 

• Разделяне на доброволците по умения и възможност за участие.
  • Например на доброволците, които притежават умения в областта на дизайна, може да бъдат възложени задачи за бързо създаване на съдържание, докато доброволците с ограничено време могат да подкрепят събирането на подписи в ключови дни за кампанията. 

Можете да подкрепите готовността на екипа си, като включите представяне на Форума на ЕГИ в процеса на обучение и въвеждане в работата. Например всеки екип на ЕГИ е поканен в началото на кампанията си на видеоконферентна връзка с експерти от Форума на ЕГИ. Запознаването на всички членове на екипа с най-добрите практики на ЕГИ, стратегиите за провеждане на кампании и наличните ресурси гарантира споделено разбиране на изискванията на инициативата и повишава цялостната ефективност на кампанията.  

ЕГИ е нещо повече от събиране на подписи — става въпрос за трансгранична организация, съгласуване на усилия и изграждане на устойчиво движение, което се простира отвъд етапа на събиране на подписи. Независимо дали сте петима или петдесет души, ясната структура, разпределението на специфичните роли, силната вътрешна комуникация и способността за адаптиране са вашите най-големи предимства. 

За да изградите стабилна основа, насърчете екипа си да се запознае на ранен етап с ресурси като Форума на ЕГИ.  

• Практически инструменти, като блог публикацията относно съвети за стратегии от реалния свят за организатори на кампании и записа на уебинара за структурите на кампаниите за ЕГИ, предлагат ценна информация за най-добрите практики, общите предизвикателства и поуките, извлечени от опитни участници в кампании. Включването на тези ресурси в работата и обучението на вашия екип гарантира, че те са не само мотивирани, но и разполагат със знания, за да се ориентират в сложността на една кампания за ЕГИ.