Sådan sammensætter du dit team

Kampagner i forbindelse med det europæiske borgerinitiativ kræver koordinering på tværs af landegrænser, klar kommunikation og en holdbar struktur. Når du gennemfører en kampagne, skal du koordinere flere kampagner på nationalt plan, hvis budskaber er skræddersyet til den pågældende region. Med et velstruktureret og velsammensat team kan du opskalere din kampagne, reagere hensigtsmæssigt på uventede begivenheder, maksimere de muligheder, der opstår, og opretholde momentum.  

Du kan beslutte at decentralisere din kampagne, og det kan have betydning for den overordnede strategi.  

• Tænk på at udnytte mulighederne på tværs af landegrænserne, koordinere på EU-plan og overholde lovgivningen.  

• Samtidig gennemfører de nationale teams en kampagnestrategi lokalt og tilpasser den til de regionale forhold ved at skræddersy budskaberne og stå i spidsen for indsatsen for at indsamle underskrifter på stedet.  

• Klare roller, ansvarsområder og opgaver på både europæisk og nationalt plan er afgørende for, at et europæisk borgerinitiativ kan fungere effektivt på tværs af grænserne og opnå varig virkning. 

Hvis du skal opbygge en kampagne fra bunden, bør du overveje at inddrage erfarne aktivister og kampagnemedarbejdere. Det er vigtigt for en tværnational kampagne som f.eks. et europæisk borgerinitiativ, at inddrage kampagnemedarbejdere, der har erfaring med at mobilisere civilsamfundet, da en forståelse af de vanskeligheder, der er forbundet med at engagere forskellige borgere og navigere i grænseoverskridende dynamikker, kan gøre hele forskellen. Deres erfaringer kan være med til at strømline strategien, minimere behovet for uddannelse og sikre, at dit team effektivt kan tackle de særlige udfordringer i forbindelse med et europæisk borgerinitiativ. 

Vigtigst af alt skal du begynde strategisk med at udpege centrale roller i overensstemmelse med dine kampagnemål.  

Det kan have fordele at tage afsæt i etablerede civilsamfundsorganisationer, f.eks. i form af eksisterende netværk, administrativ kapacitet, ekspertise og troværdighed. Det kan være med til at lette outreachaktiviteter, fundraising og yderligere partnerskabsdannelse, og det kan føre til en EU-dækkende koalition, der arbejder for det europæiske borgerinitiativ. 

Når du koordinerer et team på tværs af flere lande, giver det uundgåelige udfordringer af sproglig, kulturel og logistisk karakter.  

• Tydelig kommunikation og fleksibilitet er afgørende for at holde de internationale teams sammen. 

• Sørg for, at alt kampagnemateriale er enkelt og tilgængeligt, så teammedlemmerne har lettere ved at forstå og benytte det på tværs af landegrænserne.  

• Overvej at udpege nationale kommunikationskoordinatorer i dine mållande, som kan stå i spidsen for indsatsen og sikre, at alt indhold er skræddersyet til det lokale publikum. Denne person bør arbejde med pålidelige oversættelsesværktøjer eller indfødte sprogbrugere for at sikre, at de centrale dokumenter og kampagnebudskaber er i overensstemmelse med det overordnede budskab, så der er konsekvens over hele linjen, samtidig med at de regionale forskelle respekteres. 

Overvej at udarbejde materiale som kampagneoversigter, visuelt materiale, retningslinjer og kommunikationseksempler, der kan rundsendes gennem eksisterende netværk for at nå ud til potentielle nye teammedlemmer og frivillige.  

• Ved at have et enkelt kontaktpunkt kan du opbygge tillid til teamets arbejde og gøre det lettere for nye at finde støtte til at deltage i kampagnen.  

Et typisk nationalt team kan f.eks. omfatte: 

• en national koordinator med ansvar for at kortlægge lokale interessenter  

• en indholdsskaber, der tilpasser kampagnemateriale til den nationale kontekst 

• en frivillig koordinator, der skal rekruttere og motivere nye tilhængere  

Ved at kopiere sammensætningen af og rollerne i alle de nationale teams bidrager du til at skabe sammenhæng på tværs af kampagnen, hvilket gør det lettere at styre og opskalere de forskellige teams. 

Intelligent brug af digitale værktøjer er meget vigtigt for at kunne koordinere kampagnen effektivt.  

• Kommunikationen kan strømlines gennem meddelelsesapps som WhatsApp eller Signal, som gør det let at oprette grupper. 

• Visuelle samarbejdsværktøjer såsom Miro eller andre online whiteboards hjælper teams med at være kreative og arbejde med idéer. Med hensyn til forvaltning af opgaver og arbejdsgange er platforme som Trello, Notion eller Slack meget effektive til at tildele ansvarsområder, spore fremskridt og sikre gennemsigtighed.  

Selv om intet erstatter værdien af menneskelige ressourcer, kan AI-værktøjer være værdifulde robotassistenter ved at fungere som et kampagnespecifikt medlem af teamet.  

• På ChatGPT kan du f.eks. opbygge din egen GPT-model, der er skræddersyet til din kampagne, og som kan følge dine kampagneretningslinjer og din tone og mærkekonsistens for at støtte kampagnestrategien, kortlægge potentielle partnere, hjælpe med at finde frivillige og bistå med planlægning og planlægning. 

• Værktøjer til videoredigering og billedgenerering såsom Runway og MidJourney kan bidrage til at strømline den kreative proces og producere medier af høj kvalitet til at udvikle engagement på sociale medier, kampagnemateriale eller visuel historiefortælling.

• Oversættelsesværktøjer såsom DeepL kan hjælpe med at lokalisere kampagnematerialet på flere sprog. 

Når de anvendes omhyggeligt, og hvor der mangler menneskelig bistand, giver avancerede AI-værktøjer dig tid og plads til at fokusere på strategier og netværksopbygning. 

En vigtig del af en vellykket kampagne afhænger af kapaciteten til at udvikle et omfattende samarbejde, der integrerer ekspertise på europæisk og nationalt plan. Her er nogle anbefalinger til, hvordan din kampagne kan opbygge effektive teams og fungere på en koordineret måde. 

Nedenfor finder du nogle generelle roller, der bidrager til at præcisere ansvarsområder og fremme et gnidningsløst samarbejde inden for en tværnational kampagnestruktur. 

Mulige teamundergrupper på europæisk plan: 

• Politisk team: Udvikler kampagnens politiske positionering, overvåger EU's lovgivningsmæssige udvikling og samarbejder med de politiske beslutningstagere.
• Ledende koordinator: Fører tilsyn med kampagnen, sikrer, at alle dele fungerer synkront, og er hovedansvarlig for arbejdet.
• Kommunikation, PR & sociale medier: Skaber kampagnens offentlige fortælling, står for presserelationer og medieopsøgende arbejde, fører tilsyn med strategien for de sociale medier og opbygger kampagnens mærkesynlighed.
• Indholdsskaber: Skaber engagerende digitalt indhold til onlineplatforme for at øge rækkevidden, sikre engagement og skabe mulighed for at gå viralt. 

• Juridisk team: Rådgiver om EU's og medlemslandenes retlige krav, skriver udkast til regler og ansvarsfraskrivelser og sikrer overholdelse af GDPR.
• Forsker- og eksperthold: Udfører baggrundsforskning, yder videnskabelig eller teknisk ekspertise, udarbejder evidensbaseret materiale og støtter fortalervirksomhed med præcis og troværdig offentlig kommunikation i tæt samarbejde med PR-teamet.
• Fundraisingteam: Kortlægger finansieringsmuligheder, udarbejder ansøgninger om tilskud, forvalter donorrelationer og kampagnebudgettering.
• Koalitionsopbygningsteam: Varetager kontakten til ngo'er og potentielle partnere samt forbindelserne med partnerorganisationer.
• Teknisk/IT-team: Forvalter websitet og sørger for digital sikkerhed.
• Administrativt team: Planlægger og gennemfører kampagnelogistik, herunder styring af arrangementer, rejsekoordinering og forsendelse af materialer.
• Forvaltning af frivillige: Onboarder nye frivillige, tilrettelægger kurser, sikrer teamets trivsel og motivation. 

Mulige teamundergrupper på nationalt plan: 

• National koordinator: Fungerer som lokal leder, koordinerer indsatsen på nationalt plan og rapporterer til det europæiske team.
• Teamet for events og aktiviteter: Planlægger lokale arrangementer, tilrettelægger kampagnedeltagelse i offentlige arrangementer.
• Teamet for kommunikation og sociale medier: Oversætter og tilpasser budskaber til nationale målgrupper, skaber lokalt indhold og forvalter lokale platforme.
• Ledelsesteam for rekruttering og frivillige: Tager imod nye medlemmer og instruerer dem i deres opgaver.
• Oversættelsesteam: Sikrer, at kampagnens indhold lokaliseres og oversættes korrekt.
• Koalitionsopbygningsteam: Samarbejder med lokale organisationer, influencere og medieforetagender for at opbygge støtte. 

Rollerne kan overlappe hinanden, og enkeltpersoner kan påtage sig flere ansvarsområder alt efter deres ekspertise og tilgængelighed. For eksempel kan teamet for kommunikation og sociale medier kombineres med teamet for events og aktiviteter, så medlemmerne håndterer både skabelse af indhold og fremme af arrangementer. På samme måde kan kommunikations- og oversættelseshold arbejde tæt sammen om deres ansvarsområder ved at håndtere oversættelser og bedste strategier for tilpasning af budskaber til nationale forhold.

Effektiv rekruttering og forvaltning af frivillige handler ikke kun om at fordele rollerne – det handler om at fremme motivation og tilhørsforhold. Sådan kan du motivere de frivillige:  

• Tilbyd små, men meningsfulde opgaver, der gør det muligt for de frivillige at bidrage uden at blive overvældet.  

• Tag dig tid til at forstå deres interesser og styrker og giv dem roller, hvor de kan føle sig både nyttige og tilfredse.  

• Gennem klart ejerskab, offentlig anerkendelse og en følelse af fællesskab kan du fremme ansvarlighed og hjælpe de frivillige med at forblive engagerede og motiverede i længere tid. 

Kriser er uundgåelige – personaleafgange, teknologiske fejl eller et faldende engagement på de sociale medier. Forbered dig på disse scenarier. 

• Oplær medarbejderne til forskellige opgaver, så ingen opgave afhænger af én person.
• Hvis kommunikationskoordinatoren f.eks. uventet tager sin afsked, kan en chef for sociale medier eller indholdsskaber midlertidigt overtage presseforbindelser og indholdsplanlægning. 

• Brug forskellige teknologiplatforme og forbered backups.
  • Hvis dit website f.eks. går ned under en større lancering, kan du sende dine støtter til en på forhånd forberedt landingsside, der hostes på en anden server.

• Udpeg talspersoner med fastlagte talepunkter.
  • F.eks. kan du give en kampagnekoordinator eller kommunikationsleder en kort trepunktsmeddelelse til håndtering af uventede medieinterviews eller offentlige udtalelser. Disse nøglebudskaber bør udarbejdes på forhånd af PR-teamet i tæt samarbejde med ekspertholdet for at sikre både klarhed og troværdighed. 

• Del de frivillige op efter færdigheder og tilgængelighed.
  • Frivillige, der er dygtige til design, kan f.eks. få tildelt opgaver med hurtigt at skabe indhold, mens frivillige med begrænset tid kan være med til at indsamle underskrifter på vigtige kampagnedage. 

Du kan styrke dit team ved at besøge forummet for det europæiske borgerinitiativ som led i uddannelses- og onboardingprocessen. Inviter for eksempel hvert team i starten af deres kampagne til en videokonference med eksperter fra forummet for det europæiske borgerinitiativ. Ved at gøre alle teammedlemmer fortrolige med bedste praksis, kampagnestrategier og tilgængelige ressourcer kan du sikre en fælles forståelse af, hvad initiativet indebærer, og hvordan det bliver mere effektivt.  

Et europæisk borgerinitiativ handler ikke kun om at indsamle underskrifter – det handler om at organisere sig på tværs af grænserne, tilpasse indsatsen og opbygge en holdbar bevægelse, der rækker ud over fasen for indsamling af underskrifter. Uanset om I er 5 eller 50 personer, er en tydelig struktur, afgrænsede roller, stærk intern kommunikation og evnen til at tilpasse sig jeres største aktiver. 

For at sikre et solidt grundlag kan du opfordre dit team til tidligt at tage kontakt til hjælperessourcer som forummet for det europæiske borgerinitiativ.  

• Praktiske værktøjer som blogindlæg om gode råd til kampagnearrangører om strategier i praksis og webinaroptagelser om kampagnestrukturer giver værdifuld indsigt i bedste praksis, fælles udfordringer og erfaringer fra erfarne kampagnedeltagere. Ved at indarbejde disse ressourcer i din onboarding og uddannelse af teammedlemmerne sikrer du ikke kun, at de er motiverede, men også udstyret med viden til at kunne klare de udfordringer, der kan være forbundet med kampagnen.