Jak zorganizować zespół prowadzący kampanię EIO

Kampanie promujące europejskie inicjatywy obywatelskie (EIO) wymagają ponadnarodowej koordynacji, jasnej komunikacji i trwałej struktury. Do prowadzenia kampanii na rzecz EIO niezbędne jest skoordynowanie szeregu kampanii na poziomie krajowym, dostosowanych pod względem przekazu do specyfiki danego regionu. Dobrze zorganizowany i przygotowany zespół umożliwia zwiększanie skali kampanii, odpowiednie reagowanie na nieprzewidziane zdarzenia, maksymalne wykorzystanie pojawiających się możliwości i utrzymanie dynamiki działań.  

Możesz zdecydować się na decentralizację kampanii, co będzie miało wpływ na ogólną strategię:  

• rozważ wykorzystanie możliwości ponadnarodowych, przemyśl koordynację w całej UE i zadbaj o zgodność z przepisami  

• jednocześnie zespoły krajowe mogą wdrażać strategię kampanii na poziomie lokalnym, dostosowywać przekaz i komunikaty do kontekstu regionalnego i organizować zbieranie podpisów w terenie  

• jasno określone role, obowiązki i zadania na poziomie zarówno europejskim, jak i krajowym są warunkiem skutecznego prowadzenia kampanii EIO ponad granicami i osiągnięcia utrzymujących się rezultatów. 

Jeśli tworzysz kampanię od podstaw, pomyśl o zaangażowaniu doświadczonych aktywistów lub organizatorów kampanii. Wiedza i doświadczenie działaczy, którzy mieli już styczność z inicjatywami mobilizacji obywatelskiej, mają kluczowe znaczenie w przypadku kampanii o zasięgu ponadnarodowym – takich jak EIO – w których liczy się umiejętność dotarcia do zróżnicowanych grup odbiorców i poruszania się w realiach międzynarodowych. Doświadczenie takich osób pomaga usprawnić strategię, ograniczyć czas potrzebny na szkolenia i sprawić, że zespół będzie mógł skutecznie stawić czoła szczególnym wyzwaniom związanym z EIO. 

Najważniejsze to zacząć strategicznie – wyznacz kluczowe role zgodnie z celami swojej kampanii.  

Rozpoczęcie kampanii z pomocą aktywnych w danej dziedzinie organizacji społeczeństwa obywatelskiego przynosi korzyści takie jak możliwość korzystania z ich sieci kontaktów, zaplecza administracyjnego i wiedzy fachowej oraz czerpanie korzyści ze zbudowanej przez nie wiarygodności. Może to ułatwić działania informacyjne, pozyskiwanie funduszy i dalsze tworzenie partnerstw, a także pomóc w stworzeniu ogólnounijnej koalicji zaangażowanej w kampanię EIO. 

Koordynacja zespołu EIO działającego w wielu krajach nieuchronnie wiąże się z wyzwaniami językowymi, kulturowymi i logistycznymi:  

• jasna komunikacja i elastyczność mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia spójności działań zespołów międzynarodowych 

• zadbaj o to, by wszystkie materiały kampanii były proste i dostępne, co ułatwi członkom zespołu z różnych krajów ich zrozumienie i dostosowanie do lokalnych realiów  

• rozważ wyznaczenie krajowych koordynatorów odpowiedzialnych za komunikację w krajach docelowych, którzy będą czuwać nad przystosowaniem treści do potrzeb lokalnych odbiorców. Taki koordynator powinien korzystać z zaufanych narzędzi tłumaczeniowych lub współpracować z osobami, dla których język docelowy kampanii jest językiem ojczystym, aby uspójnić kluczowe dokumenty i komunikaty kampanii z ogólnym przekazem ponadnarodowym, a zarazem uwzględnić różnice regionalne. 

Rozważ zapewnienie materiałów takich jak opisy kampanii, materiały graficzne, wytyczne i przykładowe komunikaty, które można rozpowszechniać za pośrednictwem sieci kontaktów, aby dotrzeć do potencjalnych nowych członków zespołu i wolontariuszy.  

• Łatwy dostęp do punktu kontaktowego oferującego wsparcie pomaga budować zaufanie do pracy Twojego zespołu i ułatwia zaangażowanie się w kampanię.  

Typowy zespół krajowy może na przykład składać się z: 

• koordynatora krajowego odpowiedzialnego za identyfikację lokalnych zainteresowanych stron  

• twórcy treści dostosowującego materiały kampanii do kontekstu krajowego 

• koordynatora wolontariuszy, którego zadaniem jest rekrutacja i angażowanie dodatkowych osób wspierających kampanię.  

Tworzenie podobnych zespołów krajowych i wyznaczanie podobnych ról prowadzi do spójności całej kampanii i znacznie ułatwia zarządzanie i skalowanie działań. 

Skuteczna koordynacja w ramach kampanii EIO w dużym stopniu opiera się na umiejętnym wykorzystaniu narzędzi cyfrowych.  

• Komunikację można usprawnić za pomocą komunikatorów, takich jak WhatsApp lub Signal, które umożliwiają wygodne tworzenie rozmów grupowych. 

• Narzędzia do współpracy wizualnej, takie jak Miro lub inne tablice online, pomagają zespołom w tworzeniu i rozwijaniu pomysłów. Bardzo skutecznymi narzędziami do zarządzania zadaniami i organizacją pracy są platformy Trello, Notion i Slack, które umożliwiają przydzielanie obowiązków, śledzenie postępów i zapewnianie przejrzystości działań.  

Chociaż nic nie zastąpi zasobów ludzkich, narzędzia sztucznej inteligencji mogą być wartościowymi pomocnikami i skutecznie wspierać prowadzenie kampanii:  

• na przykład w ChatGPT możesz zbudować własny model GPT dostosowany do potrzeb kampanii, wytrenowany do przestrzegania wytycznych kampanii, spójności tonu i marki, który może wspierać strategię kampanii, wyszukiwać potencjalnych partnerów i pomagać w angażowaniu wolontariuszy oraz planowaniu działań 

• narzędzia do edycji wideo i generowania obrazów, takie jak Runway i Midjourney, mogą usprawnić proces kreatywnego tworzenia wysokiej jakości materiałów dla mediów społecznościowych, na potrzeby kampanii lub w formie artykułów multimedialnych

• narzędzia do tłumaczenia, takie jak DeepL, mogą służyć do przekładu materiałów kampanii na wiele języków. 

Zaawansowane narzędzia sztucznej inteligencji, stosowane w przemyślany sposób i tam, gdzie brakuje zasobów ludzkich, pozwalają uwolnić zasoby i czas na działania strategiczne i budowanie sieci kontaktów. 

Ważna część sukcesu kampanii EIO zależy od zdolności do rozwijania kompleksowej współpracy, która łączy europejską i krajową wiedzę fachową. Poniżej znajdziesz kilka zaleceń dotyczących sposobów organizowania skutecznych zespołów w ramach kampanii i prowadzenia działań w sposób skoordynowany. 

Poniżej opisano przykładowe role, które pomagają jasno zdefiniować obowiązki i sprzyjają sprawnej współpracy w ramach ponadnarodowej struktury kampanii. 

Możliwe role i podzespoły na poziomie europejskim: 

• zespół ds. polityki: opracowuje stanowisko polityczne kampanii, monitoruje zmiany legislacyjne w UE i współpracuje z decydentami politycznymi
• główny koordynator: nadzoruje całość kampanii, zapewnia synchronizację wszystkich działań i pełni rolę głównej osoby odpowiedzialnej za prowadzenie kampanii
• zespół ds. komunikacji, relacji z mediami i mediów społecznościowych: kształtuje przekaz publiczny kampanii, zarządza relacjami z prasą i zasięgiem medialnym, nadzoruje strategię mediów społecznościowych i buduje widoczność kampanii
• twórca treści: opracowuje angażujące, skoncentrowane na przekazie treści cyfrowe dla platform internetowych w celu zwiększenia zasięgu, pobudzania zaangażowania i stworzenia tzw. potencjału viralowego. 

• zespół ds. prawnych: doradza na temat unijnych i krajowych wymagań prawnych, przygotowuje projekty warunków i klauzul umownych, a także dopilnowuje zachowania zgodności z RODO
• zespół naukowy i ekspercki: prowadzi badania przygotowawcze, sporządza ekspertyzy naukowe lub techniczne, opracowuje materiały oparte na dowodach oraz wspiera rzecznictwo rzetelną i wiarygodną komunikacją publiczną w ścisłej współpracy z zespołem ds. komunikacji i relacji z mediami
• zespół ds. pozyskiwania funduszy: wyszukuje źródła wsparcia finansowego, sporządza wnioski o dotacje, zarządza relacjami z darczyńcami i budżetem kampanii
• zespół ds. budowania koalicji: nawiązuje kontakty z organizacjami pozarządowymi i potencjalnymi partnerami, utrzymuje relacje z organizacjami wspierającymi kampanię
• zespół techniczny ds. IT: zarządza stroną internetową, dba o bezpieczeństwo cyfrowe
• zespół administracyjny: planuje i realizuje działania logistyczne kampanii, w tym zarządza wydarzeniami, koordynuje podróże i wysyłkę materiałów
• zespół ds. zarządzania wolontariuszami: wdraża nowych wolontariuszy, organizuje szkolenia, dba o dobrostan i motywację zespołu. 

Możliwe role i podzespoły na poziomie krajowym: 

• koordynator krajowy: pełni rolę lokalnego lidera, koordynuje działania na poziomie krajowym i zdaje relację zespołowi europejskiemu
• zespół ds. wydarzeń i działań: planuje wydarzenia lokalne, wplata kampanię w program wydarzeń publicznych
• zespół ds. komunikacji i mediów społecznościowych: tłumaczy i dostosowuje przekaz do odbiorców krajowych, tworzy treści lokalne, zarządza lokalnymi kanałami komunikacji
• zespół ds. integracji i zarządzania wolontariuszami: przyjmuje nowych członków i wdraża ich do pełnienia przydzielonych ról
• zespół ds. tłumaczeń: zapewnia rzetelny przekład treści kampanii, z dostosowaniem do potrzeb w konkretnym kraju
• zespół ds. budowania koalicji: współpracuje z lokalnymi organizacjami, liderami opinii i mediami w celu budowania poparcia. 

Role mogą się pokrywać, a poszczególne osoby mogą podejmować się wielu zadań w zależności od wiedzy i dostępności. Na przykład zespół ds. komunikacji i mediów społecznościowych może połączyć siły z zespołem ds. wydarzeń i działań, wtedy członkowie będą zajmować się zarówno tworzeniem treści, jak i promowaniem wydarzeń. Podobnie zespół ds. komunikacji i zespół ds. tłumaczeń mogą ściśle współpracować i dzielić się obowiązkami związanymi z tłumaczeniami i opracowywaniem najlepszych strategii dostosowywania przekazów do kontekstu krajowego.

Skuteczna rekrutacja wolontariuszy i zarządzanie nimi to coś więcej niż tylko poszukiwanie kandydatów do konkretnych ról – chodzi o budowanie motywacji i poczucia przynależności. Aby zachęcić do uczestnictwa:  

• proponuj niewielkie, ale znaczące zadania, które umożliwiają wolontariuszom udzielanie wsparcia, a jednocześnie nie przytłaczają ich obowiązkami  

• poświęć czas na poznanie ich zainteresowań i mocnych stron, a następnie przypisz im role, w których mogą poczuć się potrzebni i spełnieni  

• zachęcaj ich do przyjęcia odpowiedzialności przez jasne określenie ról, publiczne docenianie oraz budowanie wspólnoty, co pomaga utrzymać zaangażowanie wolontariuszy w dłuższej perspektywie. 

Kryzysy są nieuniknione – odejścia członków zespołu, awarie techniczne czy spadek zaangażowania w mediach społecznościowych. Przygotuj się na nie przez symulowanie takich sytuacji: 

• zapewnij szkolenie członków zespołu do realizacji różnych zakresów zadań, tak aby żadne z nich nie zależało wyłącznie od jednej osoby
• na przykład jeżeli niespodziewanie odejdzie koordynator ds. komunikacji, kierownik ds. mediów społecznościowych lub twórca treści może tymczasowo przejąć zarządzanie relacjami z prasą i planowanie treści. 

• Dywersyfikuj wykorzystywane platformy technologiczne i przygotuj kopie zapasowe
  • na przykład w przypadku awarii głównej strony internetowej podczas ważnej premiery możesz przekierować odbiorców na wcześniej przygotowaną stronę docelową umieszczoną na innym serwerze.

• Wyznacz rzeczników, którzy będą mieć przygotowane wcześniej komunikaty:
  • na przykład koordynator kampanii lub lider ds. komunikacji mógłby mieć przygotowaną krótką, trzypunktową wypowiedź, by móc zareagować na niespodziewane pytania mediów lub wygłosić oświadczenie publiczne. Kluczowe komunikaty powinien przygotować z wyprzedzeniem zespół ds. komunikacji i relacji z mediami, w ścisłym porozumieniu z zespołem ekspertów, aby zapewnić jasność i wiarygodność. 

• Przydzielanie zadań wolontariuszom według ich umiejętności i dostępności:
  • na przykład wolontariuszom z umiejętnością projektowania można powierzyć zadania związane z szybkim tworzeniem treści, a wolontariusze dysponujący ograniczoną ilością czasu mogą wspierać zbieranie podpisów w dniach kluczowych działań. 

Możesz zwiększyć gotowość swojego zespołu przez włączenie do procesu szkoleniowego i wdrożeniowego wizyty na Forum europejskiej inicjatywy obywatelskiej. Na przykład na początku kampanii każdy zespół prowadzący kampanię promującą europejską inicjatywę obywatelską można zaprosić na wideokonferencję z ekspertami z forum europejskiej inicjatywy obywatelskiej. Zapoznanie wszystkich członków zespołu z najlepszymi praktykami dotyczącymi EIO, strategiami kampanii i dostępnymi zasobami zapewnia wspólne zrozumienie wymogów inicjatywy i zwiększa ogólną skuteczność kampanii.  

EIO to coś więcej niż tylko zbieranie podpisów – to organizowanie działań ponad granicami, koordynowanie wysiłków i budowanie trwałego ruchu, który wykracza poza etap zbierania podpisów. Niezależnie od tego, czy Twój zespół jest pięcio- czy pięćdziesięcioosobowy, jego największymi atutami jest jasna struktura, przypisane role, silna komunikacja wewnętrzna i zdolność przystosowania się. 

Aby zbudować solidne podstawy, zachęcaj swój zespół do korzystania z zasobów takich jak forum europejskiej inicjatywy obywatelskiej już na wczesnym etapie.  

• Praktyczne narzędzia, takie jak wpis na blogu z przydatnymi poradami strategicznymi dla organizatorów kampanii oraz nagranie z webinaru na temat struktur kampanii EIO, są źródłem wartościowych informacji o najlepszych praktykach, typowych wyzwaniach i wnioskach sformułowanych przez doświadczonych organizatorów kampanii. Włączenie tych zasobów do procesu wdrażania i szkolenia zespołu nie tylko podnosi motywację członków, ale też przygotowuje ich merytorycznie do poruszania się po zawiłościach kampanii EIO.