Organisera kampanjteamet

För att lyckas med kampanjen för ett europeiskt medborgarinitiativ krävs det samordning över landsgränserna, tydlig kommunikation och en stabil struktur. Det gäller att samordna olika nationella kampanjer med skräddarsydda budskap för respektive länder. Med ett väl sammansatt och strukturerat team kan ni utöka kampanjen, hantera oväntade händelser, maximera möjligheterna och hålla tempot uppe.  

Om ni väljer att decentralisera kampanjen i olika länder kan ni behöva anpassa er övergripande strategi.  

• Tänk på att utnyttja möjligheterna i olika länder, samordna kampanjen i hela EU och se till att ni följer reglerna.  

• Nationella team kan anpassa kampanjstrategin till regionala förhållanden genom att skräddarsy budskapen och samla in underskrifter på fältet.  

• Tydliga roller, ansvarsområden och uppgifter på både europeisk och nationell nivå är avgörande för att kampanjen ska kunna drivas över gränserna och få ett varaktigt genomslag. 

Om ni ska bygga en kampanj från gräsrotsnivå kan det vara bra att rekrytera erfarna aktivister eller kampanjarbetare. Det är särskilt viktigt i en kampanj i flera länder, som ett medborgarinitiativ, där det gäller att förstå hur man når ut till olika målgrupper och navigerar genom olika system och regelverk. Deras erfarenhet hjälper er att ta fram en effektiv strategi, minimera utbildningstiden och se till att teamet kan hantera de unika utmaningarna med ett medborgarinitiativ. 

Det viktigaste är att utse nyckelfunktioner i linje med kampanjens mål.  

Att bygga vidare på etablerade organisationer i civilsamhället innebär fördelar som befintliga nätverk, administrativ kapacitet, expertis och trovärdighet. Det kan göra det lättare att nå ut, samla in pengar och bilda partnerskap, och kan leda till en EU-omfattande koalition som engagerar sig för medborgarinitiativet. 

Att samordna ett team i flera länder innebär flera utmaningar när det gäller språk, kultur och logistik.  

• Tydlig kommunikation och flexibilitet är nödvändigt för att alla ska dra åt samma håll. 

• Se till att allt kampanjmaterial är enkelt och tillgängligt så att teammedlemmar i olika länder kan förstå och anpassa materialet.  

• Utse gärna nationella kommunikationssamordnare i de länder ni inriktar er på som kan se till att allt innehåll är anpassat till den lokala målgruppen. Samordnaren bör använda tillförlitliga översättningsverktyg eller samarbeta med infödda talare för att se till att viktiga dokument och kampanjbudskap är samstämmiga och i linje med det allmänna budskapet, samtidigt som man tar hänsyn till regionala skillnader. 

Ni kan ta fram kampanjöversikter, bilder och grafik, riktlinjer och exempel på budskap som kan spridas via era nätverk för att nå nya teammedlemmar och volontärer.  

• Med en enkel och stödjande kontaktpunkt bygger ni upp tilltron till teamets arbete och sänker tröskeln för att engagera sig i kampanjen.  

Ett nationellt team kan bestå av 

• en nationell samordnare som ansvarar för att kartlägga lokala aktörer  

• en innehållsansvarig som anpassar kampanjmaterialet till landets förhållanden 

• en volontärsamordnare som rekryterar och engagerar fler anhängare.  

Om alla nationella team är uppbyggda på liknande sätt bidrar det till en mer enhetlig kampanj och gör det lättare att driva och bredda kampanjen. 

För att effektivt samordna en kampanj krävs smart användning av digitala verktyg.  

• Kommunikationen kan effektiviseras genom meddelandeappar som Whatsapp eller Signal där man lätt kan skapa grupper. 

• Visuella samarbetsverktyg som Miro eller andra webbaserade whiteboardtavlor hjälper team att skapa och arbeta med idéer. Plattformar som Trello, Notion eller Slack kan användas för att hantera arbetsuppgifter, fördela ansvarsområden, följa framsteg och säkerställa öppenhet.  

AI-verktyg kan fungera som värdefulla robotassistenter i teamet, även om de aldrig kan ersätta riktiga människor, och kan ges specifika kampanjuppgifter.  

• På ChatGPT kan du till exempel ta fram en anpassad GPT-modell som är tränad att följa kampanjens riktlinjer, stilnivå och varumärke för att stödja kampanjstrategin, kartlägga potentiella partner och hjälpa till att engagera volontärer och planera och schemalägga arbetet. 

• Verktyg för videoredigering och bildgenerering, till exempel Runway eller Midjourney, kan hjälpa er att effektivisera den kreativa processen och ta fram högkvalitativa inlägg till sociala medier, kampanjmaterial eller visuellt berättande.

• Översättningsverktyg som DeepL kan hjälpa er att anpassa kampanjmaterialet på flera språk. 

Avancerade AI-verktyg kan frigöra resurser och tid för att fokusera på strategier och nätverksbygge, men de måste användas på ett genomtänkt sätt och på de områden där ni saknar medarbetare. 

En viktig del i en kampanjs framgång är förmågan att utveckla ett omfattande samarbete där man tar in expertis på europeisk och nationell nivå. Här är några rekommendationer om hur man strukturerar effektiva team och arbetar på ett samordnat sätt: 

Nedan beskriver vi några vanliga roller som hjälper er att klargöra ansvarsområden och främja ett smidigt samarbete inom en transnationell kampanjstruktur. 

Europeiska team – möjliga roller och ansvarsområden 

• Policyansvariga: Utvecklar kampanjens politiska hållning, följer utvecklingen av EU-lagstiftning och samarbetar med beslutsfattare.
• Huvudsamordnare: Övervakar kampanjen, ser till att alla drar åt samma håll och fungerar som huvudansvarig.
• Kommunikation, pr och sociala medier: Tar fram kampanjens budskap, hanterar presskontakter och medieverksamhet, övervakar strategin för sociala medier och synliggör kampanjens varumärke.
• Innehållsansvarig: Tar fram engagerande digitalt innehåll för digitala plattformar för att nå ut bredare, uppmuntra engagemang och skapa viral potential. 

• Juridikteam: Ger råd om rättsliga krav på EU-nivå och nationell nivå, formulerar villkor och ansvarsfriskrivningar och ser till att den allmänna dataskyddsförordningen följs.
• Forskare och experter: Tar fram forskningsunderlag, bidrar med vetenskaplig eller teknisk expertis, utarbetar evidensbaserat material och stöder opinionsbildning med korrekt och trovärdig offentlig kommunikation i nära samarbete med pr-teamet.
• Pengainsamling: Kartlägger finansieringsmöjligheter, skriver bidragsansökningar, håller kontakten med givarna och gör en kampanjbudget.
• Koalitionsbygge: Kontaktar icke-statliga organisationer och potentiella samarbetspartner och sköter kontakterna med allierade organisationer.
• Teknik och it: Sköter webbplatsen och ser till att it-systemen är säkra.
• Administration: Planerar och genomför kampanjlogistik med bland annat hantering av evenemang, resesamordning och transport av material.
• Volontäransvariga: Tar emot nya volontärer, håller kurser och ser till att alla mår bra och är motiverade. 

Nationella team – möjliga roller och ansvarsområden 

• Nationell samordnare: Fungerar som lokal ledare, samordnar insatser på nationell nivå och rapporterar till det europeiska teamet.
• Evenemang och aktiviteter: Planerar lokala evenemang och ser till att kampanjen deltar i offentliga evenemang.
• Kommunikation och sociala medier: Översätter och anpassar budskapen till målgrupper i olika länder, skapar lokalt innehåll och sköter lokala plattformar.
• Volontäransvariga: Välkomnar nya medlemmar och handleder dem i olika arbetsuppgifter.
• Översättning: Ser till att kampanjinnehållet är lokaliserat och korrekt översatt.
• Koalitionsbygge: Samarbetar med lokala organisationer, influerare och mediekanaler för att bygga upp stöd. 

Rollerna kan överlappa varandra, och en teammedlem kan ha flera ansvarsområden beroende på kompetens och tillgänglighet. Till exempel kan teamen för kommunikation/sociala medier och evenemang/aktiviteter slås ihop så att medlemmarna både skapar innehåll och marknadsför evenemang. På samma sätt kan kommunikations- och översättningsteamen samarbeta om att översätta och lokalanpassa kampanjmaterialet.

Effektiv rekrytering och ledning av volontärer handlar inte bara om att tillsätta roller. Det handlar också om att främja motivation och tillhörighet. Ni kan uppmuntra deltagandet på olika sätt:  

• Erbjud små men meningsfulla uppgifter så att volontärerna kan bidra utan att det blir för jobbigt för dem.  

• Ta reda på deras intressen och starka sidor och ge dem uppgifter där de känner att de både gör nytta och själva får ut något av det.  

• Uppmuntra ansvarstagande genom tydliga ansvarsområden, offentligt erkännande och en känsla av gemenskap för att hjälpa volontärerna att behålla sitt engagemang under hela kampanjen. 

Kriser är oundvikliga – medarbetare som slutar, tekniska problem eller minskat intresse i sociala medier. Förbered för olika scenarier. 

• Utbilda medarbetarna i olika ämnen så att det inte bara är en person som kan utföra en viss uppgift.
• Om kommunikationssamordnaren till exempel lämnar teamet kan den som ansvarar för innehåll eller sociala medier tillfälligt ta över presskontakter och planering av innehåll. 

• Använd olika teknikplattformar och ta säkerhetskopior.
  • Om till exempel er webbplats kraschar under en större lansering kan ni skicka intresserade vidare till en reservsida på en annan server.

• Utse talespersoner med färdiga talarpunkter.
  • En kampanjsamordnare eller kommunikationsansvarig kan till exempel få ett kort budskap med tre punkter som de kan använda i oväntade intervjuer i medierna eller offentliga uttalanden. Dessa huvudbudskap bör tas fram i förväg av pr-gruppen, i nära samarbete med expertgruppen, så att de blir både tydliga och trovärdiga. 

• Dela in volontärerna efter kompetens och tillgänglighet.
  • De som är duktiga på design kan få i uppgift att snabbt skapa innehåll, medan de som har begränsat med tid kan hjälpa till med namninsamlingen på viktiga kampanjdagar. 

Använd gärna forumet för medborgarinitiativet när ni introducerar och utbildar nya teammedlemmar. Alla som arbetar med ett medborgarinitiativ kan delta i en videokonferens med forumets experter tidigt i kampanjen. Att alla i teamet får lära sig om bra metoder, kampanjstrategier och resurser bidrar till en gemensam förståelse av vad som krävs och gör att kampanjen blir mer effektiv.  

Ett medborgarinitiativ handlar inte bara om att samla in namnunderskrifter. Det handlar om att organisera sig över gränserna, anpassa insatserna och bygga en varaktig rörelse som fortsätter efter namninsamlingen. Oavsett om ni är fem eller femtio personer är det viktigt med en tydlig struktur, specifika roller, stark intern kommunikation och anpassningsförmåga. 

För att bygga en stabil grund är det bra om teamet tidigt bekantar sig med olika resurser, till exempel forumet för medborgarinitiativet.  

• I forumet hittar ni blogginlägg med kampanjtips och inspelningar av webbseminarier där ni kan lära er bra metoder och lyssna på erfarna kampanjarbetare som berättar om lärdomar och gemensamma utmaningar. Använd materialet för att utbilda ditt team, så ser du till att de både är motiverade och har den kunskap som krävs för att driva ett medborgarinitiativ.