Gera EPI komandos struktūra

Europos piliečių iniciatyvos (EPI) kampanijoms vykdyti reikia tarpvalstybinio koordinavimo, aiškios komunikacijos ir tvarios struktūros. Vykdyti EPI kampaniją reiškia koordinuoti nacionalinio lygmens kampanijas, pritaikytas atsižvelgiant į konkrečių regionų ypatumus. Geros struktūros ir gerai pasirengusi komanda gali plėsti kampaniją, tinkamai reaguoti į nenumatytus įvykius, kuo geriau išnaudoti atsirandančias galimybes ir išlaikyti pagreitį.  

Galite nuspręsti decentralizuoti savo kampaniją ir tai gali nulemti bendrą strategiją.  

• Pamąstykite, kaip išnaudoti tarpvalstybines galimybes, skatinti koordinavimą ES mastu ir užtikrinti teisinę atitiktį.  

• Nacionalinės komandos įgyvendina kampanijos strategiją vietoje atsižvelgdamos į regioninį kontekstą. Jos pritaiko skleidžiamą žinią ir organizuoja parašų rinkimą vietoje.  

• Aiškūs vaidmenys, atsakomybė ir užduotys tiek Europos, tiek nacionaliniu lygmenimis yra labai svarbūs, kad EPI galėtų būti veiksmingai vykdoma tarpvalstybiniu mastu ir pasiektų ilgalaikį poveikį. 

Jei pradedate kampaniją nuo nulio, apsvarstykite galimybę įtraukti į komandą patyrusių aktyvistų ar kampanijų vykdytojų. Tokiai tarpvalstybinei kampanijai, kaip EPI, labai svarbi patyrusių kampanijos dalyvių patirtis sutelkiant piliečius, nes suprasti įvairiems visuomenės sluoksniams priklausančių žmonių įtraukimo ir tarpvalstybinės dinamikos vingrybes gali būti labai naudinga. Jų patirtis padeda racionalizuoti strategiją, sutrumpinti mokymo laiką ir užtikrinti, kad jūsų komanda galėtų veiksmingai spręsti išskirtinius Europos piliečių iniciatyvos iššūkius. 

Svarbiausia pradžioje veikti strategiškai – paskirstyti pagrindinius vaidmenis atsižvelgiant į kampanijos tikslus.  

Rėmimasis įsitvirtinusiomis pilietinės visuomenės organizacijomis (PVO) teikia privalumų, pavyzdžiui, galimybę naudotis esamais tinklais, administraciniais gebėjimais, ekspertinėmis žiniomis, užtikrina patikimumą. Tai gali palengvinti informavimo veiklą, lėšų rinkimą ir tolesnį partnerystės formavimą, be to, tai gali padėti sukurti ES masto koaliciją, kuri sutelktų piliečius paremti Europos piliečių iniciatyvą. 

Koordinuojant EPI komandos veiklą įvairiose šalyse neišvengiamai kyla lingvistinių, kultūrinių ir logistinių iššūkių.  

• Aiški komunikacija ir lankstumas yra labai svarbūs siekiant suderinti tarptautinių komandų veiklą. 

• Pasirūpinkite, kad visa kampanijos medžiaga būtų paprasta ir prieinama, kad grupės nariams iš visų šalių būtų lengviau suprasti ir prisitaikyti.  

• Pamąstykite, ar nevertėtų savo tikslinėse šalyse paskirti nacionalinių komunikacijos koordinatorių, kurie galėtų užtikrinti, kad visas turinys būtų pritaikytas vietos auditorijai ir nepaliktų jos abejingos. Šis asmuo turėtų naudotis patikimomis vertimo priemonėmis arba gimtakalbių padėjėjų paslaugomis ir taip užtikrinti, kad pagrindiniai dokumentai ir kampanijos pranešimai atitiktų bendrą žinią ir kad būtų užtikrintas nuoseklumas, kartu atsižvelgiant į regioninius skirtumus. 

Pateikite medžiagos, pavyzdžiui, kampanijos apžvalgų, vaizdinės medžiagos, gairių ir pavyzdinių pranešimų, kuri galėtų būti platinama naudojantis esamais tinklais ir pasiekti potencialius naujus komandos narius ir savanorius.  

• Jei naujokams žengti pirmuosius žingsnius padės lengvai pasiekiamas kontaktinis punktas, padidės pasitikėjimas jūsų komandos darbu ir įsitraukti į kampaniją bus lengviau.  

Tipišką nacionalinę komandą gali sudaryti, pavyzdžiui: 

• nacionalinis koordinatorius, atsakingas už vietos suinteresuotųjų subjektų nustatymą,  

• turinio kūrėjas, kampanijos medžiagą pritaikantis prie nacionalinių aplinkybių, 

• savanorių koordinatorius, kuriam pavesta rasti ir įtraukti į veiklą papildomų rėmėjų.  

Jei kampanijos komandos ir vaidmenys visose nacionalinėse grupėse bus panašūs, bus lengviau užtikrinti visos kampanijos nuoseklumą, todėl bus daug lengviau valdyti ir plėsti veiklą. 

Veiksmingas EPI kampanijos koordinavimas labai priklauso nuo išmanaus skaitmeninių priemonių naudojimo.  

• Komunikaciją galima supaprastinti naudojant pranešimų programėles, pvz., „WhatsApp“ arba „Signal“, kurias naudojant lengva sukurti grupes. 

• Vaizdinės bendradarbiavimo priemonės, pavyzdžiui, „Miro“ ar kitos interaktyviosios lentos, padeda grupėms rasti idėjų ir jas apsvarstyti. Tokios platformos kaip „Trello“, „Notion“ arba „Slack“ padeda valdyti užduotis ir darbo srautus – labai veiksmingai padeda paskirstyti atsakomybės sritis, stebėti pažangą ir užtikrinti skaidrumą.  

Nors žmogiškieji ištekliai nepakeičiami, laba padėti gali dirbtinio intelekto priemonės.  

• Pavyzdžiui, platformoje „ChatGPT“ galite sukurti savo kampanijai pritaikytą individualų GPT modelį, išmokytą laikytis kampanijos gairių, tono ir nuosekliai formuoti įvaizdį, kad paremtų kampanijos strategiją, nustatytų galimus partnerius, padėtų įtraukti į veiklą savanorius, sudaryti tvarkaraščius ir planuoti. 

• Vaizdo įrašų redagavimo ir vaizdų kūrimo priemonės, pavyzdžiui, „Runway“ ir „MidJourney“, gali padėti racionalizuoti kūrybinį procesą ir sukurti aukštos kokybės medijas, skirtas socialiniams tinklams, kampanijų medžiagai arba vaizdo siužetams.

• Tokios vertimo priemonės kaip „DeepL“ gali padėti išversti kampanijos medžiagą į įvairias kalbas. 

Tais atvejais, kai trūksta žmonių, apgalvotai naudojamos pažangios dirbtinio intelekto priemonės padeda sutaupyti išteklių ir laiko, kuriuos galima skirti strategijoms rengti ir tinklams kurti. 

EPI kampanijos sėkmė labai priklauso nuo gebėjimo plėtoti visapusišką bendradarbiavimą, naudojantis Europos ir nacionalinio lygmens ekspertinėmis žiniomis. Štai keletas rekomendacijų, kaip sudaryti veiksmingai dirbančias kampanijos komandas ir veikti koordinuotai. 

Toliau nurodytos įprastos komandų funkcijos, padedančios aiškiai nustatyti, kas už ką atsakingas, ir skatinti sklandų bendradarbiavimą vykdant tarpvalstybinę kampaniją. 

Galimi Europos lygmens komandų vaidmenys ir pogrupiai: 

• Politikos komanda rengia kampanijos politinę poziciją, stebi ES teisėkūros pokyčius ir palaiko ryšius su politikos formuotojais.
• Pagrindinis koordinatorius prižiūri kampaniją, užtikrina, kad visi elementai veiktų sinchroniškai, ir yra pagrindinis atskaitomybės taškas.
• Komunikacijos, viešųjų ryšių ir socialinių tinklų komanda padeda formuoti kampanijos viešą naratyvą, rūpinasi ryšiais su spauda ir informavimo veikla žiniasklaidoje, prižiūri socialinių tinklų strategiją ir didina kampanijos matomumą.
• Turinio kūrėjas kuria interneto platformoms skirtą patrauklų bendrą EPI poziciją atitinkantį skaitmeninį turinį, kuriuo siekiama skleisti informaciją, skatinti dalyvauti ir sudaryti sąlygas žiniai išplisti masiškai. 

• Teisės klausimų komanda konsultuoja ES ir nacionalinių teisinių reikalavimų, dokumentų projektų ir atsakomybės ribojimo klausimais, užtikrina atitiktį BDAR.
• Mokslo ir ekspertų komanda atlieka pagrindinius mokslinius tyrimus, teikia mokslines ar technines ekspertines žinias, rengia įrodymais pagrįstą medžiagą ir drauge su viešųjų ryšių komanda užtikrina tikslią ir patikimą viešąją komunikaciją.
• Lėšų rinkimo komanda nustato finansavimo galimybes, rengia dotacijų paraiškas, palaiko ryšius su paramos teikėjais ir sudaro kampanijos biudžetą.
• Koalicijos kūrimo komanda užmezga ryšius su NVO ir socialiniais partneriais, palaiko santykius su padedančiomis organizacijomis.
• Techninė / IT komanda tvarko svetainę, užtikrina skaitmeninį saugumą.
• Administracinė komanda planuoja ir tvarko kampanijų logistiką, įskaitant renginių valdymą, kelionių koordinavimą ir medžiagos siuntimą.
• Vadovavimo savanoriams komanda supažindina su veikla naujus savanorius, rengia mokymus, rūpinasi, kad komandos nariai gerai jaustųsi, užtikrina jų motyvaciją. 

Galimi nacionalinių komandų vaidmenys ir pogrupiai: 

• Nacionalinis koordinatorius yra vietos lyderis, koordinuoja nacionalinio lygmens veiklą ir atsiskaito Europos komandai.
• Renginių ir veiklos komanda planuoja vietos renginius, rūpinasi, kad apie kampaniją būtų kalbama per viešus renginius.
• Komunikacijos ir socialinių tinklų komanda verčia ir pritaiko pranešimus nacionalinei auditorijai, rengia pritaikytą turinį, tvarko vietos platformas.
• Naujų savanorių įtraukimo į veiklą ir vadovavimo savanoriams komanda priima naujus narius ir paaiškina, ką jie turi daryti.
• Vertimo komanda užtikrina, kad kampanijos turinys būtų tinkamai pritaikytas ir išverstas.
• Koalicijos kūrimo komanda bendrauja su vietos organizacijomis, nuomonės formuotojais ir žiniasklaidos priemonėmis, kad užsitikrintų jų paramą. 

Vaidmenys gali iš dalies sutapti, o tas pats asmuo gali atlikti kelias pareigas, priklausomai nuo kompetencijos ir nuo to, kiek jis gali skirti laiko. Pavyzdžiui, komunikacijos ir socialinių tinklų komanda gali derinti savo veiklą su renginių ir veiklos komanda, kai kuriamas turinys ir reklamuojami renginiai. Komunikacijos ir vertimo komandų atsakomybė gali dubliuotis, kai atliekami vertimai ir ieškoma geriausių strategijų, kaip pritaikyti pranešimus prie nacionalinių aplinkybių.

Veiksmingai įtraukiant savanorius į veiklą ir vadovaujant jiems ne tik užtikrinama, kad pakaktų žmonių pareigoms atlikti, bet ir puoselėjama motyvacija ir priklausymo komandai jausmas. Kad paskatintumėte dalyvauti:  

• pasiūlykite nedidelių, bet prasmingų užduočių, kurios savanoriams suteiktų galimybę prisidėti prie veiklos, tačiau nereikalautų per daug pastangų;  

• skirkite laiko išsiaiškinti, kodėl jie savanoriauja ir kokių turi privalumų, ir skirkite jiems tokias pareigas, kad jie jaustųsi naudingi ir jaustų pasitenkinimą.  

• Paskyrę aiškias pareigas, užtikrinę viešą pripažinimą ir puoselėdami bendruomenės jausmą skatinsite savanorius jausti atsakomybę ir padėsite jiems išlikti aktyviems laikui bėgant. 

Krizės yra neišvengiamos – jų gali kilti dėl narių pasitraukimo iš komandos, technologijų gedimo arba pasyvesnės informacijos sklaidos socialiniuose tinkluose. Pasirenkite šias situacijas imituodami. 

• Parenkite darbuotojus taip, kad jie būtų pajėgūs atlikti įvairias užduotis ir nebūtų nė vienos užduoties, kurią atlikti galėtų tik vienas žmogus.
• Pavyzdžiui, jei iš komandos netikėtai pasitrauktų ryšių koordinatorius, ryšių su spauda ir turinio planavimo užduotis galėtų laikinai perimti už socialinę žiniasklaidą atsakingas asmuo arba turinio kūrėjas. 

• Įvairinkite technologijų platformas ir parenkite atsargines kopijas.
  • Pavyzdžiui, jei pagrindinės jūsų interneto svetainės veikla sutriko svarbiu momentu, rėmėjus galite nukreipti į iš anksto paruoštą tinklalapį, esantį kitame serveryje.

• Paskirkite atstovą spaudai, kuris turėtų parengtus pagrindinius pranešimus.
  • Pavyzdžiui, kampanijos koordinatorius arba komunikacijos vadovas galėtų turėti trumpą trijų punktų pranešimą, kad galėtų atsakyti į netikėtus žurnalistų klausimus arba viešai pasisakyti atsiradus netikėtai progai. Šiuos pagrindinius pranešimus turėtų iš anksto parengti viešųjų ryšių grupė, glaudžiai bendradarbiaudama su ekspertų grupe, kad būtų užtikrintas aiškumas ir patikimumas. 

• Skirdami savanoriams užduotis atsižvelkite į jų įgūdžius ir tai, kiek jie gali skirti kampanijai laiko.
  • Pavyzdžiui, savanoriams, turintiems dizainerių įgūdžių, gali būti pavestos greitos turinio kūrimo užduotys, o nedaug laiko turintys savanoriai gali padėti rinkti parašus per svarbius renginius. 

Savo komandos pasirengimą galite padidinti į mokymo ir supažindinimo su veikla procesą įtraukdami apsilankymą EPI forume. Pavyzdžiui, kiekviena EPI komanda kampanijos pradžioje kviečiama į vaizdo konferenciją su EPI forumo ekspertais. Visus komandos narius supažindinant su geriausia EPI praktika, kampanijų strategijomis ir turimais ištekliais, užtikrinama, kad visi suprastų, ko reikia iniciatyvai vykdyti, ir padidėja bendras kampanijos veiksmingumas.  

EPI įgyvendinimas – tai ne tik parašų rinkimas, bet ir tarpvalstybinis organizavimas, pastangų derinimas ir postūmis tęstiniam judėjimui, neapsiribojančiam parašų rinkimu. Kiek jūsų bebūtų – penki žmonės ar penkiasdešimt – aiški struktūra, paskirstyti vaidmenys, tvirta vidaus komunikacija ir gebėjimas prisitaikyti yra didžiausias jūsų turtas. 

Kad būtų padėtas tvirtas pagrindas, paraginkite savo komandą anksti pradėti naudotis tokiais ištekliais kaip EPI forumas.  

• Praktinės priemonės, pavyzdžiui, tinklaraščio įrašas su patarimais kampanijų organizatoriams apie tai, kaip realiomis sąlygomis vykdyti strategijas, ir internetinis seminaras apie EPI kampanijos struktūrą, suteikia vertingų įžvalgų apie geriausią praktiką, bendrus iššūkius ir patirtį, kuria pasidalijo patyrę kampanijos dalyviai. Įtraukiant šiuos išteklius į jūsų komandos supažindinimo su veikla ir mokymo procesą, užtikrinama, kad jie būtų ne tik motyvuoti, bet ir turėtų žinių apie sudėtingus EPI kampanijos aspektus.