Centraal online verzamelsysteem

Waarom deze richtsnoeren voor u relevant zijn

Het is voor u als organisator van cruciaal belang dat u alle functies en mogelijkheden van dit systeem kent om uw initiatief tot een succes te maken. Hier wordt uitgelegd hoe u uw verzamelplatform opzet en aanpast, zodat het aansluit bij de visuele identiteit en doelen van uw campagne. Daarnaast wordt nader ingegaan op de manier waarop u dit systeem in uw campagnewebsite integreert, de communicatie met ondertekenaars beheert en de beveiligings- en toegankelijkheidsnormen naleeft.

Aan de hand van deze richtsnoeren leert u hoe u uw initiatief efficiënt kunt beheren, van de eerste opzet tot het einde van de termijn voor het verzamelen van handtekeningen, zodat u uiteindelijk de vereiste één miljoen handtekeningen in ten minste zeven lidstaten kunt halen.

Voor een Europees burgerinitiatief moeten binnen twaalf maanden ten minste één miljoen handtekeningen worden opgehaald. Voor elke lidstaat geldt een minimumaantal, dat in ten minste zeven lidstaten moet worden behaald. Als organisator moet u binnen zes maanden vanaf de datum van registratie van uw initiatief met het verzamelen van steunbetuigingen - op papier en online - beginnen. 

De ondertekenaars moeten EU-burgers zijn (onderdanen van EU-lidstaten) en oud genoeg zijn om te stemmen bij de verkiezingen voor het Europees Parlement in hun lidstaat, tenzij die lidstaat de minimumleeftijd voor het ondertekenen van een Europees burgerinitiatief op een lagere leeftijd heeft vastgesteld en de Commissie hiervan op de hoogte heeft gebracht. Zie minimumleeftijd per land.

Het centrale online verzamelsysteem bestaat uit twee delen: 

a) een openbare interface waar burgers initiatieven kunnen bekijken en ondersteunen; 

b) een interface voor de organisator: een managementdashboard waar organisatoren hun online verzamelsysteem kunnen aanpassen en met ondertekenaars kunnen communiceren. 

Belangrijkste kenmerken van het centrale online verzamelsysteem: 

• organisatoren hoeven weinig voor te bereiden (het systeem biedt een kant-en-klare oplossing) en het is gratis;
• er is geen speciale goedkeuring of certificering vereist, want het systeem voldoet al aan de technische en veiligheidsnormen
  • om het te gebruiken hoeft u alleen een overeenkomst met de Commissie te sluiten;
• het is snel op te zetten: u hoeft de Commissie pas tien werkdagen vóór u met verzamelen begint, op de hoogte te stellen via uw organisatoraccount;
• het is goed beveiligd en voldoet aan de eisen van het besluit [1] over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie;
• het systeem is geschikt voor mensen met een beperking:
• het wordt regelmatig getest op kwetsbaarheid, prestaties, bruikbaarheid en toegankelijkheid;
• het geeft organisatoren de mogelijkheid om e-mails te sturen naar ondertekenaars;
• het is volledig geïntegreerd met het EBI-organisatoraccount;
• het is volledig geïntegreerd met de bestandenuitwisselingsdienst (waarmee de steunbetuigingen worden doorgestuurd naar de lidstaten, die voor succesvolle initiatieven de steunbetuigingen moeten verifiëren);
• het wordt voortdurend geactualiseerd op basis van input van de gebruikers.

[1] Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie (PB L 6 van 11.1.2017, blz. 40).

Links op de website ziet u: 

• het logo van het initiatief;
• de belangrijkste doelstellingen van het voorgestelde initiatief;
• een link naar de website van het initiatief in het register van de Europese Commissie.

Verder vindt u informatie over de website van het initiatief, de contactgegevens van de organisatoren, het registratienummer, de begindatum van de verzamelperiode en links naar de socialemediakanalen van het initiatief.

Een voortgangsbalk links onderaan toont hoeveel steunbetuigingen er zijn ontvangen.

Onder de voortgangsbalk wordt uitgelegd dat een initiatief pas geldig is als er ten minste één miljoen geldige handtekeningen voor zijn verzameld en als in ten minste zeven landen de minimumdrempel is gehaald.

Rechts op de webpagina kunt u het Europees burgerinitiatief op twee manieren steunen: 

1. Onderteken met uw eID — als het land waarvan u de nationaliteit heeft, deze optie biedt.
2. Vul het onlineformulier in — dat voor alle EU-burgers beschikbaar is. 

Rechts staat de uiterste datum om een handtekening toe te voegen. Informatie over de vereiste persoonsgegevens om een initiatief te ondertekenen en de privacyverklaring worden vóór de volgende stap weergegeven.

Elk formulier is aangepast aan de door de gekozen lidstaat vereiste gegevens (inclusief de mogelijkheid om een eID te gebruiken).

De navigatie bovenaan de pagina leidt terug naar de pagina over initiatieven of de homepage van de EBI-website. 

Afhankelijk van hun nationaliteit kunnen burgers een initiatief steunen: 

• via het eID-systeem van hun land,
• of via een onlineformulier (zie de gegevensvereisten voor elke lidstaat). 

Als zij ervoor kiezen om via een eID te ondertekenen, worden zij doorverwezen naar hun nationale eID-portaal om het authenticatieproces te voltooien voordat hun steunbetuiging wordt geregistreerd.

Als het onlineformulier wordt gebruikt en het land is gekozen, verschijnt het desbetreffende formulier op dezelfde pagina. Elk formulier is aangepast aan de specifieke gegevens die in het geselecteerde land vereist zijn.

Een burger die het initiatief ondertekent, kan de taal van de pagina altijd wijzigen in het dropdownmenu rechts bovenaan de pagina. De informatie over het initiatief verschijnt dan ook in de gekozen taal. 

Na de steunbetuiging volgt een pagina om de steunbetuiging te bevestigen. Op deze pagina staat een identificatienummer van de steunbetuiging.

De burger krijgt informatie over het vervolg: wat als het initiatief ten minste één miljoen handtekeningen krijgt? Hoe verloopt het verificatieproces? En wat is het antwoord van de Commissie? Op de gelinkte EBI-website staat stap voor stap meer informatie. 

Burgers kunnen zich ook abonneren op updates door zich met hun e-mailadres aan te melden voor: 

1. updates over het ondertekende Europees burgerinitiatief (mailings over het door u ondertekende initiatief)
2. de maandelijkse nieuwsbrief van de Europese Commissie over Europese burgerinitiatieven 

Burgers kunnen er onderaan de pagina ook voor kiezen om het initiatief te delen op sociale media en feedback te geven. In dat geval moeten zij toestemming geven voor de desbetreffende privacyverklaring(en) en voor het verwerken van hun persoonsgegevens. 

De voettekst bevat links om het initiatief te delen op sociale media, en links naar de website van het Europees burgerinitiatief. Daar kunnen gebruikers andere initiatieven bekijken en ondersteunen. 

Als organisator kunt u bepaalde delen van de pagina voor het verzamelen van steunbetuigingen aanpassen. De volgende aanpassingen zijn mogelijk: 

1. het logo van uw initiatief uploaden
2. naar de website van het initiatief linken
3. links op sociale media weergeven onder “Sociale media”
4. informatie doorgeven aan ondertekenaars. 

Deze mogelijkheden staan in het organisatoraccount onder het menu “Online verzamelsysteem beheren” links op de pagina. Hier heeft u toegang tot het volgende: 

• Dashboard
• Instellingen
• Sociale media
• Hou uw ondertekenaars op de hoogte
• Gebruikersfeedback

Dashboard 

Naast deze aanpassingen kunt u ook aanvullende statistieken over het online verzamelen van handtekeningen raadplegen onder Dashboard in het menu Online verzamelsysteem beheren. 

Deze bevat: 

• het totaalaantal online steunbetuigingen

• het aantal handtekeningen voor de hele EU (in een kaart en een tabel) 

• de zeven landen met de meeste handtekeningen 

• een maandoverzicht met de verzameling steunbetuigingen online: het aantal handtekeningen per maand voor de hele EU

• het aantal handtekeningen per land per maand (in een grafiek en een tabel)

Instellingen

Onder Instellingen kunt u het logo van uw initiatief en de link naar de website van uw initiatief uploaden. 

Sociale media

Onder Sociale media kunt u uw sociale media koppelen aan uw online verzamelpagina. U kunt de tekst aanpassen om ondertekenaars aan te moedigen hun steunbetuiging te delen op sociale media, bijvoorbeeld via “Deel met vrienden”. 

Hou uw ondertekenaars op de hoogte

Bij de ondertekening van een initiatief kunnen burgers zich abonneren op updates over uw Europees burgerinitiatief door hun e-mailadres te geven. Als burgers zich abonneren op updates over het initiatief en een e-mailadres invoeren, kunt u contact met hen opnemen via hun EBI-organisatoraccount als u klikt op Hou uw ondertekenaars op de hoogte (te vinden onder het tabblad online verzamelsysteem beheren aan de linkerkant van het organisatoraccount). 

Om privacyredenen heeft u als EBI-organisator geen toegang tot de e-mailadressen van de ondertekenaars.

U kunt vanaf uw eigen campagnesite doorverwijzen naar de pagina van uw initiatief in het centrale online verzamelsysteem. Zie de gebruikershandleiding voor specifieke instructies. 

Op de einddatum van de verzamelperiode voor uw initiatief sluit het systeem het verzamelen van handtekeningen automatisch af om 24:00 uur Midden-Europese tijd.

Op de homepage van uw verzamelsysteem verschijnt de mededeling dat de verzameling van steunbetuigingen is afgesloten. Burgers kunnen het initiatief dan niet meer ondertekenen, maar de algemene informatie (doelstellingen enz.) en het aantal online verzamelde handtekeningen blijven zichtbaar. 

Heeft u nog vragen over het systeem voor het online verzamelen van steunbetuigingen? Ga dan naar de gebruikershandleiding (beschikbaar voor organisatoren van geregistreerde EBI’s) of neem contact op met het forum voor het Europees burgerinitiatief via de link naar Deskundig advies.