Centralny system zbierania deklaracji online

Dlaczego ten poradnik jest przydatny?

Aby zapewnić sukces inicjatywie, organizator powinien znać wszystkie tajniki systemu. Z poradnika dowiesz się, jak skonfigurować i dostosować platformę zbierania deklaracji poparcia, tak aby była zgodna z tożsamością wizualną i celami kampanii. Opisano w nim, jak połączyć system z własną stroną kampanii, jak zarządzać komunikacją ze zwolennikami inicjatywy i jak przestrzegać norm bezpieczeństwa i dostępności.

Z poradnika można dowiedzieć się, jak skutecznie zarządzać inicjatywą od samego początku aż do zakończenia zbierania podpisów. Pomoże Ci on w zgromadzeniu wymaganego miliona podpisów z co najmniej siedmiu krajów UE.

Celem europejskiej inicjatywy obywatelskiej jest uzyskanie co najmniej miliona podpisów, w tym określonej minimalnej liczby w przynajmniej siedmiu państwach członkowskich, w ciągu 12 miesięcy. Organizatorzy mają sześć miesięcy od daty zarejestrowania inicjatywy na rozpoczęcie rocznej zbiórki deklaracji poparcia – czy to w formie papierowej, czy elektronicznej. 

Podpisy pod inicjatywą mogą składać wyłącznie obywatele UE (czyli obywatele państw członkowskich) w wieku uprawniającym do głosowania w wyborach do Parlamentu Europejskiego w swoim państwie członkowskim, chyba że dane państwo członkowskie ustaliło niższy minimalny wiek uprawniający do podpisania europejskiej inicjatywy obywatelskiej i poinformowało o tym Komisję. Zob. lista wymogów dotyczących wieku.

Centralny system zbierania deklaracji online składa się z dwóch części. Są to: 

a) publiczny interfejs, w którym obywatele mogą zapoznawać się z inicjatywami i wyrazić dla nich poparcie 

b) interfejs organizatora, za pomocą którego organizator może dostosować swój system zbierania deklaracji online i komunikować się ze zwolennikami inicjatywy. 

Główne cechy systemu zbierania deklaracji online: 

• przygotowania są ograniczone do minimum (system jest gotowy do użycia), korzystanie z systemu jest bezpłatne
• nie są wymagane zatwierdzenia ani certyfikacje: system jest zgodny z normami technicznymi i normami bezpieczeństwa
  • aby używać systemu, wystarczy podpisać umowę z Komisją
• szybkie uruchomienie: aby korzystać z systemu, trzeba tylko poinformować o tym Komisję na 10 dni roboczych przed rozpoczęciem zbierania deklaracji za pośrednictwem konta organizatora
• gwarantowany wysoki poziom bezpieczeństwa zgodnie z przepisami decyzji[1] w sprawie bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych w Komisji Europejskiej
• pełna dostępność dla osób z niepełnosprawnościami
• system jest regularnie poddawany testom pod kątem luk w zabezpieczeniach oprogramowania, wydajności, użyteczności i dostępności
• organizatorzy mogą wysyłać e-maile do zwolenników inicjatyw
• pełna integracja z kontem organizatora europejskiej inicjatywy obywatelskiej
• pełna integracja z usługą wymiany plików (do celów przekazywania deklaracji poparcia państwom członkowskim w celu weryfikacji w przypadku udanych inicjatyw)
• system nieustannie się rozwija dzięki gromadzeniu informacji od zainteresowanych stron.

[1]Decyzja Komisji (UE, Euratom) 2017/46 z dnia 10 stycznia 2017 r. w sprawie bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych w Komisji Europejskiej, Dz.U. L 6 z 11.1.2017, s. 40.

Obszar po lewej stronie ekranu jest przeznaczony do wyświetlania: 

• logo inicjatywy
• głównych celów proponowanej inicjatywy obywatelskiej
• linku do strony inicjatywy w rejestrze Komisji.

Dodatkowe informacje zamieszczone po lewej stronie obejmują: adres strony internetowej inicjatywy, dane kontaktowe organizatorów, numer rejestracji, datę rozpoczęcia okresu zbierania deklaracji oraz linki do kanałów w mediach społecznościowych poświęconych inicjatywie.

Pasek postępu znajdujący się w lewej dolnej części strony internetowej pokazuje, ile spośród wymaganych podpisów pod inicjatywą zebrano do tej pory.

Poniżej paska postępu znajduje się wyjaśnienie, że aby europejska inicjatywa obywatelska była ważna, trzeba zebrać co najmniej milion ważnych podpisów i osiągnąć minimalne progi w co najmniej siedmiu krajach.

Po prawej stronie można wyrazić poparcie dla europejskiej inicjatywy obywatelskiej na jeden z dwóch sposobów: 

1. składając podpis przy użyciu identyfikacji elektronicznej, jeżeli dany kraj zapewnia taką możliwość
2. wypełniając formularz online, który jest dostępny dla wszystkich obywateli UE. 

Termin na złożenie podpisu wyświetla się u góry po prawej stronie. Pod spodem zamieszczone są informacje o danych osobowych wymaganych do podpisania inicjatywy wraz z oświadczeniem o ochronie prywatności.

Formularze są dostosowane do wymogów dotyczących danych określanych przez poszczególne państwa członkowskie (łącznie z możliwością skorzystania z identyfikacji elektronicznej).

U góry strony znajduje się menu, które prowadzi do strony z inicjatywami lub do strony głównej. 

W zależności od obywatelstwa inicjatywę można poprzeć: 

• za pośrednictwem krajowego systemu identyfikacji elektronicznej
• lub za pośrednictwem formularza online (zob. wymogi dotyczące danych w poszczególnych państwach członkowskich). 

W przypadku wybrania opcji złożenia podpisu za pomocą identyfikacji elektronicznej użytkownik zostanie najpierw przekierowany do krajowego portalu e-identyfikacji, aby tam dokończyć proces uwierzytelniania.

W przypadku korzystania z formularza online po wybraniu właściwego kraju na stronie wyświetli się odpowiedni formularz. Każdy formularz jest dostosowany do wymogów dotyczących danych, które obowiązują w wybranym kraju.

Osoba podpisująca się pod inicjatywą może w dowolnym momencie zmienić język interfejsu, korzystając z rozwijanej listy w prawym górnym rogu strony. Język informacji o inicjatywie zostanie odpowiednio zmieniony. 

Po wyrażeniu poparcia dla inicjatywy następuje automatyczne przekierowanie do strony z potwierdzeniem złożenia podpisu. Na tej stronie wyświetlony jest numer identyfikacyjny złożonego podpisu.

Wyświetlana jest informacja o dalszych krokach: o działaniach podejmowanych w przypadku zebrania co najmniej miliona podpisów, o procesie weryfikacji i odpowiedzi Komisji. Szczegółowe informacje można znaleźć na stronie internetowej poświęconej EIO. 

Można również zasubskrybować powiadomienia dotyczące inicjatywy, podając swój adres e-mail. Na adres ten wysyłane są wówczas: 

1. aktualne informacje na temat podpisanej europejskiej inicjatywy obywatelskiej wysyłane przez organizatorów
2. comiesięczny biuletyn Komisji Europejskiej na temat europejskich inicjatyw obywatelskich. 

Na dole strony umieszczono też link pozwalający na udostępnienie informacji o inicjatywie w mediach społecznościowych i przekazanie uwag organizatorom. Najpierw należy jednak zaakceptować oświadczenie o ochronie prywatności i wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych. 

W stopce umieszczono link umożliwiający udostępnienie inicjatywy w mediach społecznościowych oraz link do strony poświęconej europejskiej inicjatywie obywatelskiej. Można tam znaleźć informacje o innych inicjatywach i wyrazić dla nich poparcie. 

Organizatorzy mają możliwość dostosowania niektórych elementów strony służącej do zbierania podpisów pod konkretną inicjatywą. Mogą: 

1. umieścić logo inicjatywy
2. dodać link do własnej strony internetowej dotyczącej inicjatywy
3. umieścić linki do mediów społecznościowych w rubryce „Media społecznościowe”
4. przesyłać informacje zwolennikom inicjatywy. 

Zarządzanie tymi opcjami odbywa się za pośrednictwem konta organizatora, w zakładce „Zarządzanie zbieraniem deklaracji online” po lewej stronie. W sekcji tej udostępnione są: 

• Pulpit
• Dostosowanie systemu
• Widoczność w mediach społecznościowych
• Informowanie zwolenników
• Oceny użytkowników

Pulpit 

Oprócz tych możliwości personalizacji strony w sekcji Pulpit, znajdującej się w zakładce Zarządzanie zbieraniem deklaracji online, dostępne są dodatkowe statystyki dotyczące procesu zbierania podpisów online. 

Informacje te zawierają: 

• łączną liczbę podpisów zebranych online

• liczbę podpisów zebranych w poszczególnych państwach UE (dostępną w formie mapy i tabeli) 

• nazwy siedmiu krajów, w których zebrano najwięcej podpisów 

• liczbę podpisów zebranych w całej UE online w poszczególnych miesiącach

• liczbę zebranych podpisów w podziale na kraje i w ujęciu miesięcznym (dostępną w formie wykresu i tabeli)

Dostosowanie systemu

Aby załadować logo inicjatywy i link do poświęconej jej strony internetowej, wybierz sekcję Dostosowanie systemu. 

Widoczność w mediach społecznościowych

Przejdź do sekcji Widoczność w mediach społecznościowych, aby na stronie służącej do zbierania deklaracji online umieścić linki do mediów społecznościowych. Możesz dostosować wyświetlaną wiadomość, aby zachęcić zwolenników inicjatywy do opublikowania w mediach społecznościowych informacji o udzielonym poparciu (np. „Udostępnij znajomym”). 

Informowanie zwolenników

Po podpisaniu inicjatywy można zasubskrybować aktualne informacje na jej temat. Wymaga to podania adresu e-mail. Organizatorzy mogą wtedy kontaktować się ze zwolennikami inicjatywy za pośrednictwem konta organizatora EIO (sekcja Informowanie zwolenników w zakładce Zarządzanie zbieraniem deklaracji online po lewej stronie). 

Z uwagi na ochronę prywatności organizatorzy EIO nie mają dostępu do podanych adresów e-mail.

Na stronie kampanii inicjatywy można zamieścić przekierowanie do strony tej inicjatywy w centralnym systemie zbierania deklaracji online. Szczegółowe instrukcje znajdują się w podręczniku użytkownika. 

Po upływie okresu zbierania deklaracji poparcia dla inicjatywy system automatycznie zakończy zbieranie podpisów o godz. 24.00 czasu środkowoeuropejskiego.

Na stronie głównej systemu zbierania deklaracji wyświetli się informacja, że zakończono zbieranie podpisów. Dalsze podpisywanie inicjatywy nie będzie już możliwe, ale nadal będzie można zapoznać się z ogólnymi informacjami na jej temat (np. jej celami) oraz zobaczyć liczbę podpisów zebranych online. 

Masz pytania dotyczące systemu zbierania deklaracji online? Zapoznaj się z podręcznikiem użytkownika (dostępnym dla organizatorów zarejestrowanych EIO) lub skontaktuj się z użytkownikami forum europejskiej inicjatywy obywatelskiej za pośrednictwem sekcji „Zapytaj eksperta”.