Real-world strategietips van campagneorganisatoren

Hoe verdeel je de rollen effectief als je een team van 20 campagnevoerders hebt voor een transnationale, meertalige campagne van een jaar? Of, hoe ontwerp je rollen voor maximale impact met slechts een paar campagnevoerders? Het samenstellen en organiseren van een campagneteam voor het Europees burgerinitiatief is een uitdagende taak waar veel initiatieven mee worstelen. In een recent webinar van het EBI-forum deelden de organisatoren van My Voice My Choice en PsychedeliCare hun succesvolle strategieën en toonden zij de vitale rol die nationale teams, communicatiemiddelen, feedbackloops en belangenbehartigingsleads spelen bij het realiseren van organisatiedoelen. 

Bekijk het webinar over het succes van de EBI-campagne: Structuren, Strategieën & Tips 

EBI-teamdynamiek: nationaal, regionaal en EU-niveau 

EBI-campagnes verdelen hun personeel vaak in nationale teams en verdere subteams. Deze groepen/subteams kunnen verschillende functies hebben. Nationale teams stemmen de campagne af op een bepaald land. Zij volgen de politieke ontwikkelingen in dat land en passen de campagne aan de nationale of regionale context aan. In de praktijk betekent dit het identificeren van lokale potentiële supporters, financiers of social media influencers die de moeite waard zijn om mee samen te werken. Nationale teams kunnen ook bijdragen aan meer technische en leidinggevende taken, waaronder vertaalwerk en het afstemmen van campagneboodschappen op nationaal, regionaal of lokaal niveau.

Een vaak over het hoofd geziene taak op zowel nationaal als EU-niveau is het gebruik van een deskundigengroep om wetenschappelijke of juridische argumenten aan te dragen om het initiatief te rechtvaardigen. Als alternatief kan een groep vrijwilligers internationaal organiseren door vrijwilligers uit verschillende landen in dezelfde groep te plaatsen, waardoor een gevoel van grensoverschrijdende solidariteit ontstaat.

Hoe worden de teams georganiseerd: gecentraliseerde, genetwerkte of hybride benaderingen 

Hoe worden EBI-teams gewoonlijk georganiseerd? Sommige teams werken met een centraal kantoor in één land, terwijl anderen leiderschap en coördinatie over meerdere locaties verdelen, waardoor meer flexibiliteit mogelijk is. Teamstructuren kunnen sterk afhankelijk zijn van de schaal en strategie van de campagne. Sommige EBI’s vertrouwen op een kernteam dat toezicht houdt op strategie en communicatie, terwijl nationale teams semi-onafhankelijk opereren en de campagne-inspanningen aanpassen aan hun specifieke context. Anderen fungeren als coalities en brengen meerdere organisaties samen onder een gedeelde visie, waarbij elk bijdraagt aan middelen en netwerken met behoud van enige autonomie. Ongeacht de structuur vereisen alle EBI-campagnes een sterke coördinatie tussen de teams op nationaal en EU-niveau om te zorgen voor strategische afstemming en efficiëntie.

Hoe messaging tools teams op het goede spoor houden

Het hebben van online vergaderingen is niet genoeg om een team te leiden, omdat niet iedereen ze altijd kan bijwonen, vooral in een internationaal project dat zich over meer dan één tijdzone uitstrekt. Om dit probleem aan te pakken, gebruiken EBI-teams vaak een berichtentool, zoals WhatsApp, om digitale ruimtes en gemeenschappen te creëren voor specifieke discussies die leden en vrijwilligers flexibel kunnen volgen. Deze gemeenschappen weerspiegelen uiteraard de interne structuur van de campagne, waardoor rollen, verantwoordelijkheden en taken duidelijker worden voor teamleden. Zelfs leden uit verschillende landen kunnen de taakverdeling begrijpen en snel communiceren met verre partners. Misschien nuttiger is de mogelijkheid om taken van nationale teams binnen gemeenschappen op te splitsen, bijvoorbeeld een groep voor actiedagcoördinatie in België en een andere voor inspanningen in Spanje. Degenen met leidinggevende taken kunnen het realtime functioneren van teams volgen en tijdige begeleiding bieden.

De structuur van een WhatsApp-community (of een andere messaging-tool) wordt gevormd op basis van specifieke communicatiebehoeften. PsychedeliCare heeft één nationale coördinator per nationaal team, allemaal in één berichtengroep voor coördinatie op Europees niveau. My Voice My Choice vertrouwt op grote schaal op digitale vrijwilligers die zijn georganiseerd in berichtengroepen. Deze groepen zijn onmisbaar gebleken voor snelle communicatie, waardoor vrijwilligers in realtime kunnen samenwerken, een gevoel van grensoverschrijdende solidariteit kunnen bevorderen, actiedagen kunnen coördineren, inhoud kunnen aanpassen aan veranderende politieke situaties en op korte termijn kunnen mobiliseren voor het verzamelen van handtekeningen ter plaatse.

My Voice My Choice heeft al een miljoen handtekeningen verzameld; zij blijven echter handtekeningen verzamelen om de aanbevolen extra 20% te bereiken. Dit communiceren met het publiek, dat zich bewust was van het doel van een miljoen, is een uitdaging gebleken. Dit onderstreept het belang van het zorgvuldig inlijsten van berichten vanaf het begin om zo nodig latere aanpassingen mogelijk te maken. Coördinatie in dergelijke situaties is van cruciaal belang en vereist doeltreffende communicatiemiddelen. My Voice My Choice gebruikt daarom zijn WhatsApp-community om nationale teams te bereiken. Via deze nationale teams willen ze de definitieve handtekeningen veiligstellen door verder te kijken naar het basisniveau, waarbij kleinere en meer lokale ngo's, activisten, evenementen en locaties voor het verzamelen van handtekeningen worden betrokken.

Maar ook aan het begin van de campagne kunnen outreach-inspanningen moeilijk zijn. Succesvolle handtekeningenverzameling is in het begin niet gegarandeerd, dus betrokkenheid van de basis kan in plaats daarvan het uitgangspunt zijn. PsychedeliCare, een vrij nieuwe campagne, ontwikkelt een op festivals gebaseerde strategie om deelname te stimuleren door supporters te bereiken op grote openbare evenementen. In latere stadia kan het momentum de campagne over drempels brengen, waardoor outreach op hogere niveaus waarschijnlijker de gewenste resultaten zal opleveren. Al met al kunnen outreach-inspanningen evolueren naarmate campagnes vorderen.

Het publiek betrekken: EBI-outreachstrategieën die resultaten opleveren 

Hoewel interne coördinatie van cruciaal belang is, hangt het succes van een campagne ook af van het bereiken van het publiek. Diversificerende aanwezigheid op sociale media zorgt voor zichtbaarheid die verder gaat dan campagneleden en vergroot het bereik naar nieuwe doelgroepen. Na de Amerikaanse verkiezingen van 2024 werd My Voice My Choice geconfronteerd met schaduwbanning op X / Twitter, waardoor de campagne werd gedwongen uit te breiden naar alternatieve platforms zoals Bluesky, Tumblr en Pinterest. De les is duidelijk: geen enkele campagne mag afhankelijk zijn van één enkel platform voor sociale media, aangezien algoritmen ongunstig kunnen veranderen, zelfs als gevolg van politieke verschuivingen. Kortom: Wees overal!

Het vroegtijdig inhuren van ervaren communicatoren bespaart tijd en verbetert de efficiëntie. PsychedeliCare ontdekte dat onboarding van ongetrainde campagnevoerders de vooruitgang vaak vertraagde en middelen afleidde van berichten en outreach. Ervaren communicatieprofessionals kunnen helpen bij het vormgeven van een communicatiestrategie, die moet worden vastgesteld voordat de handtekeningenverzameling begint. PsychedeliCare benadrukte ook de waarde van het hebben van wetenschappelijke experts binnen het team of zelfs een toegewijd wetenschappelijk team, wat bijzonder nuttig kan zijn bij het aanpakken van sterk besproken onderwerpen.

My Voice My Choice vond het effectief om een bericht op te stellen voor het ene platform en het vervolgens aan te passen voor anderen. PsychedeliCare gaf prioriteit aan toegankelijkheid door campagnemateriaal in 15 talen te vertalen en ervoor te zorgen dat nationale teams socialemedia-accounts in hun respectieve talen hadden. Nationale teams profiteren ook van “communicatiepakketten”, waaronder kant-en-klare folders, pamfletten en berichten (of hun ontwerpen) die een lokale partnerorganisatie gemakkelijk kan gebruiken. Deze pakketten vereenvoudigen het onboardingproces voor nieuwe partners.

Partners zijn belangrijk voor sociale media, omdat ze campagne-inhoud kunnen delen. Partnerorganisaties zijn echter soms minder effectief in verspreiding dan individuele influencers op sociale media. Hoewel de sociale media van gevestigde organisaties geloofwaardigheid bieden, betrekken individuele influencers het publiek vaak op een meer persoonlijke, herkenbare manier. Zowel My Voice My Choice als PsychedeliCare hielden actief toezicht op de betrokkenheid bij hun berichten en identificeerden influencers met een aanzienlijk aantal volgers. WhatsApp-groepen voor nationale teams bleken bijzonder waardevol bij het identificeren van nationaal relevante influencers. Voor beide campagnes creëerden gelijkgestemde influencers hun eigen inhoud, zoals het delen van persoonlijke verhalen en het uitleggen van hun steun voor de EBI’s. Hierdoor konden campagneboodschappen organisch worden verspreid buiten de directe controle van het campagneteam.

Van webinar-inzichten naar actie

Het uitvoeren van een succesvol EBI vereist een goede planning en doeltreffende communicatie. Het is van cruciaal belang om te anticiperen op potentiële uitdagingen en tegelijkertijd voor te bereiden om kansen te grijpen wanneer de omstandigheden gunstig zijn. Het team moet effectief worden verdeeld en online communities bieden een geweldige manier om dit te bereiken. Er moet een solide strategie zijn en de plannen moeten worden aangepast op basis van de inbreng van nationale en deskundigenteams. Communicatie is de sleutel tot het veiligstellen van partners, financiers en uiteindelijk handtekeningen. 

• Aarzel niet om een deskundige te vragen
• Krijg advies over fondsenwerving
• Leren van mensen die het hebben gemaakt 
• Lees dit eens: Succes met het Europees burgerinitiatief: strategische planning, grensoverschrijdende samenwerking en gerichte campagnes
• Vind meer nuttige webinars
• Volg onze online cursus